Mejores herramientas para project management

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Gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día existen una gran diversidad de herramientas que permiten hacer más eficientes la gestión de los proyectos. Con ellas es posible asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de una empresa y hacer un seguimiento efectivo a los trabajos sin perder ningún detalle. También ayudan a constituir espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos.

Como cada vez la complejidad de los proyectos y la presión por conseguir resultados en plazos apretados es mayor, es necesario que el director de proyectos, el Project Management, disponga de software de gestión de proyectos adecuados. Las herramientas que os mostracmos a continuación os pueden ayudar a planificar y controlar los recursos, costes y plazos para cumplir con los objetivos de un proyecto o de una empresa.

1)      Zoho Projects

Herramienta ideal para planear proyectos, asignar tareas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen y hacer seguimiento del progreso de los proyectos a través de reportes detallados. Su versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Entre otras opciones, incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos y foros entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

2)      BamBam! 

La principal ventaja de BamBam! Es que no limita el número de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de espacio que los usuarios pueden usar con su versión gratuita. Por contra, restringe esta versión a 10 usuarios. Su principal ventaja es que permite hacer seguimiento a los tiempos y también a errores e inconsistencias. Ofrece la posibilidad de crear permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso en sus proyectos.

3)      Mind View

Permite gestionar de forma bastante completa el alcance de tu proyecto. Incluye diferentes apartados como la recogida de requisitos, la creación de la WBS y la creación del diccionario de la WBS. A parte es compatible con Office, lo que permite exportar los documentos creados a los formatos de trabajo más habituales.

4)      Bitrix24

Un sistema de manejo de proyectos totalmente gratis hasta para 12 usuarios. Estos pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de él en el propio servidor de la empresa. Ofrece la posibilidad de crear diferentes opciones para la realización de tareas, hacer seguimiento a los tiempos asignados a tareas y proyectos así como planificar la carga de trabajo de los empleados. A través de sus opciones de chat, mensajería instantánea y videoconferencias, esta herramienta facilita la comunicación con cada uno de los usuarios.

5)      Trello

Se trata de una herramienta que usa un sistema de manejo de proyectos el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de en qué fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB.

6)      Kanban Tool

Esta herramienta permite que tus clientes y los miembros de   tu equipo colaboren con facilidad y en tiempo real      compartiendo tareas, información y comentarios, en  cualquier momento y desde cualquier lugar. Su ventaja es  que identifica y elimina los problemas inmediatamente con    los análisis y medidas Kanban. Planea, monitoriza y mejora  el rendimiento del proyecto con diagramas de flujo  acumulativo e informes de duración del tiempo.

7)      Teamwork Projects

Ideal para trabajar en equipo ya que permite mantener todos  tus proyectos, tareas y archivos en un solo lugar y fácilmente colaborar en grupo. También da la posibilidad de visualizar los proyectos enteramente a través de calendarios, diagramas de Gantt y reportes que pueden ser configurados de distintas formas. Permite manejar archivos con Google Drive, Dropbox y otras herramientas similares.

8)      GanttProject

Lo que más destaca de esta herramienta es la versatilidad para programación y manejo de tiempos. La plataforma permite a los usuarios crear de forma rápida una programación estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignación de tareas y eventos importantes. También permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo de modo que las compañías puedan establecer metas para mejoramiento.

9)      2-Plan Project Management Software 

Esta herramienta dispone de dos programas similares gratuitos. En primer lugar se encuentra el 2-Plan Desktop, un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador. Y en segundo lugar está el 2-Plan Team, una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.

En la versión de escritorio, los encargados de administrar los proyectos pueden generar gráficas animadas que permiten tener una completa visión de estos, crear eventos importantes y también sistemas de control.

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¿Se ha estancado tu creatividad? Te damos algún consejo para que la reactives

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No pasa nada. A todo el mundo se le han acabado las ideas alguna vez, pero no todos sabemos cómo agilizar el proceso para que la creatividad vuelva a manifestarse.

Por eso os damos una serie de propuestas que os podrán ayudar a despejar la mente y volver a llenarla de brillantes ideas.  Algunas de las propuestas que os vamos a hacer pueden parecer sencillas, pero funcionan.

Sal de donde sea que estés

Si te has estancado en tu casa, despacho u oficina, ¡sal de ahí! Cambiar físicamente de sitio hace, por defecto, modificar la forma de pensar. Al poner un pie fuera de la habitación se amplía tu entorno tanto físico como mental: aprovéchalo y muévete.

Escribe sin pensar

Un ejercicio ideal para hacer borrón y cuenta nueva con nuestro cerebro es coger un bolígrafo y escribir lo primero que se nos pase por la cabeza. Y no me refiero a un par de líneas. Llena una página de frases sin sentido que aparte de liberarte del estrés, te ayudaran a desprenderte de todas las ideas que sin querer tenías como asociadas e inamovibles a tu proyecto.

Encuentra tu peor idea

Esto no significa que pienses en una mala idea y ya está. Esfuérzate por encontrar la peor de todas, la que te daría vergüenza hasta de escribir. Esto solo puede aportarte cosas positivas. La primera: puedes darte cuenta que las ideas que habías tenido no eran tan malas y simplemente lo parecían por la predisposición o el enfoque que les habías dado. La segunda: ¿acaso no te habías estancado porque buscabas una buena idea y sólo te salían malas? A lo mejor te sucede al revés con ésta técnica. Cuando nuestro cerebro se centra mucho en un objetivo a veces sólo consigue el contrario por la presión que ponemos sobre nosotros mismos.

Pide opinión y sé abierto

Es un movimiento inteligente explicar tus ideas a los demás y ver la opinión que tienen sobre ella. Pero del mismo modo que es importante estar abierto a críticas también hay que saber cuándo –respetándolas- hay que rechazarlas. A veces sólo tú eres el que va creer en tu proyecto y, si tus motivos no son sólo emocionales, si realmente están fundamentados, no hay que adoptar la postura de cualquier persona con la que compartas tus ideas. En el caso de la falta de creatividad es importante comentar tus esbozos mentales para ver si alguien te puede ayudar a dibujar un poco mejor lo que no tenías muy claro.

La creatividad es algo que se puede cultivar pero no forzar, hay que aprender a tratarla con delicadeza y dedicándole tiempo. Por eso, hay que saber cómo desatascarla sin agrandar el problema con estrés y frustración innecesarios que sólo van a generar un conflicto mayor. 

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¿En qué países cobran mejor los Project Managers?

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El Project Manager Institute (PMI) ha publicado su estudio anual sobre los salarios de los Project Managers en distintos países del mundo. El documento tiene algunos datos de relevancia que pueden ayudar a dibujar un poco mejor el mapa de las remuneraciones de esta profesión.

El salario medio de los PM es una variable que fluctúa muchísimo dependiendo del país de trabajo. En primer lugar, el que tiene una media más alta es Suiza, dónde los Project Managers tienen un sueldo medio de 119.000 euros al año, lo que equivale a unos 9.900 euros al mes. Una cifra mucho mayor que el país que cierra la lista, Egipto, donde el número desciende en picado hasta los 17.400 euros al año.

Os preguntaréis, dentro de tanta polaridad, dónde se sitúa España. Pues bien, nuestro país está en la media de salarios y la cifra es de unos 45.000 euros al año, que equivale a 3.750 euros al mes.

Aun así, las medianas tienen muchas variables que hacen que los salarios más comunes no concuerden con la media, y se concentren en los extremos. Un ejemplo que hace variar los números es los años de experiencia en la profesión. Esta característica, dependiendo del país, es determinante para definir los sueldos mientras que en otros no supone una diferencia importante.

El país donde se incrementa más el sueldo según la experiencia es Singapur. Los Project Managers con menos de tres años de experiencia cobran de media 43.500 euros al año, mientras que los que tienen más de 20 años de experiencia tienen un sueldo de 120.000 euros. Esto supone un incremento del salario del 177%! Casi el triple que con poca experiencia.

El país donde la experiencia importa menos es China: con menos de tres años de experiencia se cobran 19.191 euros y la cifra incrementa un 28% cuando el Project Manager cuenta con más de 20 años en la profesión, subiendo el número hasta 26.500 euros.

En España, el cambio no es tan desorbitado como en Singapur pero el aumento es del 88%. Con menos de tres años de experiencia un PM cobra 32.700 euros al año y con más de 20 años, 61.348.

ESPAÑA

 

Sólo con los datos obtenidos mediante las encuestas a Project Managers de nuestro país, cabe destacar que:

· Aunque la media sea de 45.000 euros al año, más del 75% de encuestados tienen un sueldo de unos 55.000 euros sin compensaciones, que aumentaría a 65.000 si contáramos las dietas y otros bienes.

· Sólo el 25% de los Project Managers españoles tiene un salario de 37.000 euros sin compensaciones.

España se sitúa en una posición con un buen salario medio y sobretodo recompensa la experiencia en la profesión. Los sueldos más bajos también repercuten en la media pero la gran mayoría de los Project Managers que trabajan en España gana unos 5.400 euros al mes a pesar de la crisis. Una cifra que anima a todos los profesionales de sector, aunque también invita a revalorar la importancia de este trabajo para llegar a conseguir la notoriedad que tiene en otros países.

Cabe destacar que muchos de los países con sueldos más altos, también los tienen en las demás profesiones, porque a veces su nivel de vida también es más elevado. De este modo, se pueden observar los resultados del estudio con optimismo y ver España como un lugar que brinda oportunidades y convierte el Project Management en una profesión con una muy buena remuneración.

 

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Aprende a dar un buen discurso

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Algunos discursos han pasado a la historia, no tanto por quién los ha dado –que también- sino por la historia que han contado.

Un buen discurso evita los power points, los agradecimientos y las largas explicaciones. Lo que realmente importa es empatizar con el público y explicar alguna experiencia personal para ilustrar lo que queremos decir. El tiempo de atención de la audiencia es muy limitado y la concentración muy volátil, así que tenemos que crear un vínculo con aquellos que nos escuchan para mantenerlos expectantes.

Si segmentásemos e intentáramos objetivar las características de un gran discurso -siempre hay un componente un tanto mágico que le da el toque especial, y eso no se puede catalogar- pero si pudiéramos, éstas serían las recomendaciones más útiles:

Piensa para qué ha venido tu público y contesta a sus preguntas mediante tu experiencia. En definitiva, sé relevante. La atención se pierde desde el momento en que el asistente se plantea qué está haciendo exactamente sentado en una silla esperando 45 minutos a que un desconocido termine de hablar sobre algo que no le interesa. Tienes que pensar: ¿qué quieren qué les solucione? ¿Sobre qué quieren que les aconseje?

Entra directamente con una historia. Eso no significa que tengas que copiar el célebre discurso de Steve Jobs en 2005 en el que decía ‘Voy a contarles tres historias’. Simplemente con tu experiencia construye un relato único y particular, y ve directo a eso. Si tienes que dar un discurso sobre algo significa que tienes conocimiento que aportar: pues ve directo a ésa experiencia y déjate de rodeos. Los agradecimientos sólo sirven para distraer, las personas a las que estés agradecido o ya lo sabrán o ya tendrás la oportunidad de decírselo.

O te emocionas o aprendes a fingir la emoción como para ganar un Óscar. La gran clave es sentir lo que estás diciendo. Una de las emociones que más se contagian es el entusiasmo, y es lo que tú tienes que desprender. Precisamente la capacidad de transmitir la pasión por tu profesión es lo que va a hacer que todo el mundo desee que sigas hablando.

Vo-ca-li-za. Está muy bien que tu eslogan personal sea ‘soy como soy’ pero cuando llega el momento de dirigirse al público, podrías intentar mejorar algunas cosas que ayudaran a perfeccionar tu charla. Uno de los graves problemas de personas con un buen discurso en la manga es, sencillamente, que no se les entiende nada. Cálmate y habla despacio, puedes practicar con un bolígrafo en la boca y un poco de paciencia. Te ayudará.

Lenguaje corporal. Es importante no sólo lo que hablas sino lo que dices con tu cuerpo. Hay que estar confiado y seguro de ti mismo, el entusiasmo también se transmite con los gestos y movimientos.

Practica! Por mucho que el discurso deba parecer –y en cierto modo ser- espontáneo, tienes que practicar. Un buen discurso no sale de la manga ni al mismísimo Nelson Mandela, todo es fruto de una buena idea, un buen esquema mental y una mejor preparación. No dejes al azar el destino de tu discurso y juega bien tus cartas, saldrás ganando.

Estos tips no son una regla de oro para dar un discurso de diez, pero son consejos indispensables a parte de la creatividad y las ganas que tú le pongas.

Un buen discurso es esencial para ser jefe de proyectos, motivar a los compañeros y en definitiva, tener la habilidad comunicativa para hablar en público y no morir en el intento.

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El programa de gestión de proyectos de La Salle-URL renueva la acreditación GAC del PMI hasta 2022

IMG_8323XLa Salle Campus Barcelona-URL ha renovado la acreditación de su Master Universitario en Gestión de Proyectos por el Global Accreditation Center (GAC) del Project Management Institute (PMI) hasta 2022. La Salle-URL es la primera y única Universidad de España que ha recibido esta acreditación, desde 2007, y sólo hay 7 programas acreditados en toda Europa.

Este curso 2015-2016 La Salle celebra los 15 años de la creación de este programa de gestión de proyectos con más de 3.000 alumnos y siendo pionero desde sus inicios por la excelencia de su programa que avalan estas acreditaciones internacionales, como la certificación de campus de excelencia internacional del Ministerio de Educación y posicionarse entre los 35 mejores masters de este ámbito en Europa Occidental según el Ranking Eduniversal. El máster en gestión de proyectos de La Salle-URL forma a jefes de proyecto con la capacidad de pensar de forma transversal e integradora, resolviendo situaciones en entornos de incertidumbre.

La variedad de procedencias de los alumnos, así́ como las diferentes titulaciones, industrias y posiciones dentro de la empresa, confieren al programa un carácter pluridisciplinar que enriquece y complementa la formación recibida. Además, está totalmente personalizado y se adapta a los diferentes perfiles en función de sus modalidades (presencial, semipresencial, on line, en inglés, o junior para personas con menos experiencia profesional) y las asignaturas optativas específicas que permiten definir el perfil personal: proyectos de innovación internacional, tecnología, construcción, salud, etc.

A nivel de metodología pedagógica, se potencia y trabaja desde un enfoque situacional, poniendo a los alumnos en situaciones reales del día a día en un ámbito profesional, aplicando la teoría aplicada a casos reales.

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