La comunicación dentro de un proyecto

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Uno de los aspectos más importantes de las funciones que desarrolla un director de proyectos es la de promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, como por ejemplo definir el plan de comunicación y facilitar y promover la comunicación entre los integrantes del proyecto. De esto depende en gran medida la consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto.

Objetivos de la comunicación en Project Management:

- Integrar el equipo: Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas, por eso es importante que los diferentes integrantes del proyecto se sientan partícipes.

- Ser informado: Dentro de las causas de fracaso de un proyecto están los cambios o imprevistos, riesgos no identificados, etc. Por tanto, la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.

- Evitar o solucionar conflictos mediante la comunicación: El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica que existirán conflictos, tanto de carácter técnico como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director de proyecto.

Es aconsejable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al objeto e intereses de cada persona, es decir, evitar caer en el exceso de información. Con ello, se consigue una mejor comprensión de la información y, como consecuencia, una mayor capacidad para aportar y desarrollar el trabajo y un mayor sentido de vinculación del interlocutor. Para esto, también es aconsejable transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe.

La información debe adaptarse al interlocutor, ya que no es lo mismo comunicarse con un miembro del equipo del proyecto que pertenezca a nuestra organización (proveedor, cliente, etc), que a una persona que no está directamente vinculada con el proyecto. A parte de los aspectos formales, también se tiene que tener en cuenta el tipo de soporte de comunicación que utilizaremos, es responsabilidad del director del proyecto conocer cada interlocutor y adaptar las comunicaciones.

El director de proyectos también debe fomentar que la comunicación sea bidireccional, e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y puntos de vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto. Esto es especialmente importante en la fase de planificación y el inicio de la ejecución, donde hay un especial interés en descubrir requerimientos y riesgos ocultos.

Por regla general, como jefe de un proyecto, es siempre mejor ser abierto, aun con los puntos negativos, que intentar esconder información. En este sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que tenemos para solucionarlo, que no decirlo.

En definitiva, tenemos que tener siempre presente que “Una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.

La importancia de una buena comunicación se ha convertido en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.

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Mejores libros de Project Management

En este post te proponemos una selección recomendada por el CDP School con los mejores libros de dirección de proyectos para el perfeccionamiento profesional, ampliación de conocimiento y certificación.

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1) Manual para Project Managers (2ª edición): Cómo gestionar proyectos  con éxito
Autor: Daniel Echeverria Jadraque
Idioma: Español
Guía para profesionales en la gestión de proyectos con contenidos teóricos y prácticos.  Explica de una manera didáctica los conceptos, las herramientas, las fases de un  proyecto, las áreas de conocimiento y los procesos implicados.

 

 

 

 

llibre22) Managing through a mirror: successful business communication where cultures meet

Autor: Frank Garten
Idioma: Inglés
Libro ideal para conocer las claves de la comunicación y la gestión intercultural de equipos y negocios. Primero, se explica la comunicación interpersonal, verbal y no verbal, tu personalidad y el impacto que todo esto tiene en la gente que trabaja contigo. Seguidamente, cuenta todo lo que deberías saber cuando trabajas con gente de otra cultura. Finalmente, el libro se centra en la aplicación de todos estos conceptos en los negocios: gestionar el rendimiento, el trabajo en equipo y las negociaciones interculturales efectivas.

 

 

 

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3) Good to Great: Why Some Companies Make the Leap… and Others Don’t
Autor: Jim Collins
Idioma: Inglés
Este libro aborda los 7 puntos en común que tienen empresas que han conseguido pasar  de ser buenas a ser sobresalientes. Basado en claves obtenidas de un estudio estructurado  y científico realizado a empresas durante largos períodos de tiempo.

 

 

 

 

llibre44) El código del dinero: conquista tu libertad financiera
Autor: Raimón Samsó Queraltó
Idioma: Español
Un libro que contiene todo lo que necesitas saber para conquistar tu libertad financiera: como duplicar tus ingresos en un año, los secretos de los emprendedores de éxito, etc.

 

 

 

 

 

 

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5) Inteligencia social: la nueva ciencia de las relaciones humanas
Autor: Daniel Goleman
Idioma: Español
Sinopsis: Un libro ideal para aquellos Project Managers que deseen mejorar las  comunicaciones dentro de su equipo de proyecto. Se trata del nuevo éxito mundial del  autor que revolucionó el concepto de inteligencia emocional.

 

 

 

 

 

llibre66) Peopleware, productive projects and teams

Autor: Tom DeMarco, Timothy Lister
Idioma: Inglés
Sinopsis: Libro de lectura obligatoria para aprender las buenas prácticas en la gestión de personas en los proyectos. Ya lo dicen: un proyecto tiene más probabilidades de fracasar por factores humanos que por factores técnicos.

 

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Consejos para mejorar profesionalmente

Actualmente vivimos en un mundo muy competitivo y, algunas veces, nos resulta un poco difícil alcanzar aquellos objetivos que nos hemos marcado. El objetivo de este artículo es facilitarte algunos consejos para que puedas mejorar profesionalmente y alcanzar tus objetivos:

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 Define tu objetivo por escrito:

La definición de objetivos es el primer paso a la hora de llevar una  empresa, un negocio o, incluso, una idea a buen puerto. Es  muy importante tener muy claro cuál es el objetivo a conseguir, así como saber hacia donde vamos y que es lo que vamos a necesitar para  llegar ahí. Una buena manera de enfocar bien el objetivo principal es  dejarlo por escrito. Plasmar en una hoja de papel o en un documento  online las ideas, pensamientos y propósitos ayuda a ver la meta principal  con más claridad.

 

Identifica cuales son tus puntos fuertes y cualidades, analiza el entorno y detecta op2ortunidades:

Una vez tenemos claro el objetivo es muy importante identificar cuáles son los puntos fuertes de nuestro proyecto. Una manera de detectarlos es observar nuestro entorno y detectar las oportunidades que tenemos. Esto lo podemos hacer realizando un análisis externo que tiene como objetivo detectar oportunidades que podrían beneficiar a la empresa, y amenazas que podrían perjudicarla, y así formular estrategias que le permitan aprovechar las oportunidades, y estrategias que le permitan eludir las amenazas o, en todo caso, reducir sus efectos.

 

 Estab3lecer un    plan de acción:

Un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un  marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. El plan  establece quiénes serán los responsables que se encargarán de su  cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún  mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos  responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino  correcto.  Sin un plan de  acción se perderá tiempo ya que se necesitará examinar  cada paso para  descubrir si marcha en la dirección correcta.

 

Adquiere o mejora las competencias necesarias para obtener tu objetivo:

Este punto va estrechamente relacionado con el anterior. Una vez tenemos listo el plan de acción, deberemos priorizar estas acciones por su importancia y/o impacto a la vez que nos marcamos un calendario de ejecución. 

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Visibilidad:5

Si tenemos un buen producto y nadie lo ve, de nada sirve tenerlo. Por lo tanto, hay que conectar estas dos características: calidad y visibilidad. Calidad en el producto o empresa que vayamos a crear y visibilidad. Si aunamos estos puntos el resultado es de éxito. Ahora sí, mantenerlo también es un trabajo de muchas horas de esfuerzo. Las redes sociales juegan un papel importante a la hora de conseguir visibilidad y reputación en el gran universo virtual. Estas herramientas se han bautizado en poco tiempo como un medio de comunicación potente para las empresas y para las personas. Miles de millones de usuarios acceden diariamente a sus perfiles, interactuando, informándose o sencillamente mirando lo que hace el otro, dejándose llevar por las tendencias, convirtiéndose la redes sociales de esta manera, en un gran y potente canal de comunicación para las empresas.

Networking:

Llegados a este punto del proyecto es importante trabajar las relaciones, pero no solo dentro de la empresa, sino fuera también, una buena manera de entrar en contacto con otros profesionales del sector es participando activamente en las comunidades, redes sociales, grupos profesionales, etc. Esto nos aportará más visibilidad, conocimiento y muy probablemente contactos profesionales de gran valor para el futuro. La esencia del networking consiste en dar y recibir. La forma más efectiva de fortalecer los vínculos consiste en ser proactivos y estar dispuestos a acudir allí donde se nos necesite. No olvidéis que en un mundo tan interrelacionado como el actual es casi tan importante conocer a las personas adecuadas como contar con un buen currículum o idea de negocio.

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 ¡Dif7erénciate!:

Por último, lo mejor para destacar en un entorno competitivo es la   diferenciación. No es un pecado capital parecerse a otro negocio. La  competencia es necesaria. Lo que sí puede ser una pérdida de tiempo y  de dinero es si haces ‘más de lo mismo’, ya que tus competidores te  pueden ganar porque lleven más tiempo en el mercado, tengan marca o  cuenten con un pulmón financiero más fuerte que el tuyo. Piensa que  te gustaría que a ti te ofrecieran y dáselo a tus clientes.

 

 

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Mejores herramientas para project management

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Gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día existen una gran diversidad de herramientas que permiten hacer más eficientes la gestión de los proyectos. Con ellas es posible asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de una empresa y hacer un seguimiento efectivo a los trabajos sin perder ningún detalle. También ayudan a constituir espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos.

Como cada vez la complejidad de los proyectos y la presión por conseguir resultados en plazos apretados es mayor, es necesario que el director de proyectos, el Project Management, disponga de software de gestión de proyectos adecuados. Las herramientas que os mostracmos a continuación os pueden ayudar a planificar y controlar los recursos, costes y plazos para cumplir con los objetivos de un proyecto o de una empresa.

1)      Zoho Projects

Herramienta ideal para planear proyectos, asignar tareas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen y hacer seguimiento del progreso de los proyectos a través de reportes detallados. Su versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Entre otras opciones, incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos y foros entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

2)      BamBam! 

La principal ventaja de BamBam! Es que no limita el número de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de espacio que los usuarios pueden usar con su versión gratuita. Por contra, restringe esta versión a 10 usuarios. Su principal ventaja es que permite hacer seguimiento a los tiempos y también a errores e inconsistencias. Ofrece la posibilidad de crear permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso en sus proyectos.

3)      Mind View

Permite gestionar de forma bastante completa el alcance de tu proyecto. Incluye diferentes apartados como la recogida de requisitos, la creación de la WBS y la creación del diccionario de la WBS. A parte es compatible con Office, lo que permite exportar los documentos creados a los formatos de trabajo más habituales.

4)      Bitrix24

Un sistema de manejo de proyectos totalmente gratis hasta para 12 usuarios. Estos pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de él en el propio servidor de la empresa. Ofrece la posibilidad de crear diferentes opciones para la realización de tareas, hacer seguimiento a los tiempos asignados a tareas y proyectos así como planificar la carga de trabajo de los empleados. A través de sus opciones de chat, mensajería instantánea y videoconferencias, esta herramienta facilita la comunicación con cada uno de los usuarios.

5)      Trello

Se trata de una herramienta que usa un sistema de manejo de proyectos el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de en qué fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB.

6)      Kanban Tool

Esta herramienta permite que tus clientes y los miembros de   tu equipo colaboren con facilidad y en tiempo real      compartiendo tareas, información y comentarios, en  cualquier momento y desde cualquier lugar. Su ventaja es  que identifica y elimina los problemas inmediatamente con    los análisis y medidas Kanban. Planea, monitoriza y mejora  el rendimiento del proyecto con diagramas de flujo  acumulativo e informes de duración del tiempo.

7)      Teamwork Projects

Ideal para trabajar en equipo ya que permite mantener todos  tus proyectos, tareas y archivos en un solo lugar y fácilmente colaborar en grupo. También da la posibilidad de visualizar los proyectos enteramente a través de calendarios, diagramas de Gantt y reportes que pueden ser configurados de distintas formas. Permite manejar archivos con Google Drive, Dropbox y otras herramientas similares.

8)      GanttProject

Lo que más destaca de esta herramienta es la versatilidad para programación y manejo de tiempos. La plataforma permite a los usuarios crear de forma rápida una programación estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignación de tareas y eventos importantes. También permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo de modo que las compañías puedan establecer metas para mejoramiento.

9)      2-Plan Project Management Software 

Esta herramienta dispone de dos programas similares gratuitos. En primer lugar se encuentra el 2-Plan Desktop, un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador. Y en segundo lugar está el 2-Plan Team, una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.

En la versión de escritorio, los encargados de administrar los proyectos pueden generar gráficas animadas que permiten tener una completa visión de estos, crear eventos importantes y también sistemas de control.

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¿Se ha estancado tu creatividad? Te damos algún consejo para que la reactives

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No pasa nada. A todo el mundo se le han acabado las ideas alguna vez, pero no todos sabemos cómo agilizar el proceso para que la creatividad vuelva a manifestarse.

Por eso os damos una serie de propuestas que os podrán ayudar a despejar la mente y volver a llenarla de brillantes ideas.  Algunas de las propuestas que os vamos a hacer pueden parecer sencillas, pero funcionan.

Sal de donde sea que estés

Si te has estancado en tu casa, despacho u oficina, ¡sal de ahí! Cambiar físicamente de sitio hace, por defecto, modificar la forma de pensar. Al poner un pie fuera de la habitación se amplía tu entorno tanto físico como mental: aprovéchalo y muévete.

Escribe sin pensar

Un ejercicio ideal para hacer borrón y cuenta nueva con nuestro cerebro es coger un bolígrafo y escribir lo primero que se nos pase por la cabeza. Y no me refiero a un par de líneas. Llena una página de frases sin sentido que aparte de liberarte del estrés, te ayudaran a desprenderte de todas las ideas que sin querer tenías como asociadas e inamovibles a tu proyecto.

Encuentra tu peor idea

Esto no significa que pienses en una mala idea y ya está. Esfuérzate por encontrar la peor de todas, la que te daría vergüenza hasta de escribir. Esto solo puede aportarte cosas positivas. La primera: puedes darte cuenta que las ideas que habías tenido no eran tan malas y simplemente lo parecían por la predisposición o el enfoque que les habías dado. La segunda: ¿acaso no te habías estancado porque buscabas una buena idea y sólo te salían malas? A lo mejor te sucede al revés con ésta técnica. Cuando nuestro cerebro se centra mucho en un objetivo a veces sólo consigue el contrario por la presión que ponemos sobre nosotros mismos.

Pide opinión y sé abierto

Es un movimiento inteligente explicar tus ideas a los demás y ver la opinión que tienen sobre ella. Pero del mismo modo que es importante estar abierto a críticas también hay que saber cuándo –respetándolas- hay que rechazarlas. A veces sólo tú eres el que va creer en tu proyecto y, si tus motivos no son sólo emocionales, si realmente están fundamentados, no hay que adoptar la postura de cualquier persona con la que compartas tus ideas. En el caso de la falta de creatividad es importante comentar tus esbozos mentales para ver si alguien te puede ayudar a dibujar un poco mejor lo que no tenías muy claro.

La creatividad es algo que se puede cultivar pero no forzar, hay que aprender a tratarla con delicadeza y dedicándole tiempo. Por eso, hay que saber cómo desatascarla sin agrandar el problema con estrés y frustración innecesarios que sólo van a generar un conflicto mayor. 

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