La Fábula de los 3 Project Managers

Érase una vez tres Project Managers que gestionaban la construcción de tres casas en un bosque cercano a Oklahoma.
casa bosque2A pesar de que las parcelas eran contiguas y que las obras empezaron al mismo tiempo, los propietarios tenían diferentes expectativas y decidieron que cada uno utilizaría el diseño y los materiales que considerasen oportunos. En la reunión de Kick off, alguien recordó que era tierra de lobos.

Los escenarios finalmente seleccionados fueron los siguientes:

  •  La primera casa se construyó de paja. El Project Manager quería entregarla con rapidez y a un coste ajustado, por lo que escogió un material sin problemas de suministro y que se pudiera manipular con facilidad.
  • El segundo Project Manager decidió construir la casa de madera, según la tipología propia de la zona. Aunque sabía que los plazos y costes serían mayores, confiaba recuperar  la inversión con rapidez.
  • La tercera casa se construyó de ladrillos, porque el Project Manager priorizó la solidez y la estabilidad por encima de otros criterios.

Con las obras ya finalizadas, un tornado tan fiero y malvado como el lobo apareció sin avisar y arrasó las casas de paja y de madera en un instante. La casa de ladrillos, por el contrario, aguantó y pudo dar cobijo a los habitantes de las otras casas mientras se activaba el Plan de Emergencia.

Evaluando los daños ocasionados y desarrollando las lecciones aprendidas, se vio que los Project Managers habían tenido una actitud muy distinta respecto a los riesgos, tanto a nivel de identificación y análisis, como del Plan de Respuesta:

  • El Negligente: el primer Project Manager había llegado accidentalmente a la Dirección de Proyectos y, por desconocimiento o por omisión, no realizó ninguna gestión de riesgos. Igual que el avestruz, escondió la cabeza para no ver los peligros, como si realmente no existiesen.
  • El Temerario: la formación y experiencia en gestión del segundo Project Manager le permitieron reconocer el riesgo, pero decidió dedicarse a cosas más urgentes o simplemente ignorarlo, confiando en que nunca aparecería. Curiosamente, el error más frecuente que un equipo de proyecto comete en relación a la gestión de riesgos es que después de identificarlos, no hace nada al respecto.
  • El Responsable: el tercer Project Manager, mucho más experimentado, entendió desde el principio el impacto que podría ocasionar el riesgo por lo que, a pesar de que la probabilidad de que sucediera era incierta, decidió condicionar todo el proyecto, tanto en el diseño como en los objetivos de coste, plazo y calidad.

Viendo el final de la historia y que únicamente fueron felices y comieron perdices en uno de los escenarios, la moraleja de esta fábula podría ser: “asegúrate de que el lobo no te coja desprevenido”, que trasladado al lenguaje de los Proyectos quiere decir: “¿podemos asumir el coste de no realizar una gestión eficaz de los riesgos?”

Y vosotros, ¿qué moraleja le pondríais a esta historia?

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19 Comments

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    JOSE FERNANDO
    22 diciembre, 2017

    Ahí el problema no era el material de fabricación de las casas, no todas la casas de paja y madera se caen al primer tornado al igual que muchas casas de ladrillo han sido derrumbadas por un tornado no tan feroz como el de la fabula. Las fallas de diseño fueron evidentes. Tampoco significa que las casas de paja y madera tengan que ser necesariamente mas economicas que las de ladrillo. Eso me recuerda un poco a la teoría de Avedis Dinabedian respecto a ESTRUCTURA-PROCESO-RESULTADO. El fracaso en alguna parte del proceso que no se identificó en su momento, llevo al resultado final y esto se ve con frecuencia en muchos proyectos fallidos. El que no aprende de la historia, esta condenado a repetirla.

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    24 julio, 2015

    Excelente fábula adaptada a un caso profesional, gracias!

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    Gabriel Bau
    17 noviembre, 2013

    A mi me gusta el hecho que los cerditos se ayuden o vivan en comunidad. Cada uno vive la vida a su manera pero ante un suceso se ayudan.
    Es decir, de alguna manera comparten los riesgos. Si hay un terremoto, pueden cobijarse en la casa de paja. Si vienen los lobos, en la de ladrillos. Y si sube el euribor o hay un diluvio, en la de madera.
    ¿No es esta una buena estrategia ante los riesgos?
    Moraleja: “asegurate de tener el riesgo compartido”

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    Mònica Delgado Jiménez
    23 octubre, 2013

    Hola!
    A la pregunta que plantea Luis Balló, mi respuesta es clara y contundente, no solo podemos asumir el coste de no realizar una gestión eficaz de los riesgos, sino que forma parte de la responsabilidad adquirida con el proyecto. Debería ser una obligación. Pues se supone que el PM tiene capacidad suficiente para saber delegar a quien sea conveniente una correcta gestión que tenga en cuenta todos los inconvenientes previsibles.
    Pero esta situación también puede ser un cuento de hadas, y la realidad puede no ajustarse o ser tan tajante, pues como ya se ha apuntado en otros comentarios, el poder del cliente, los stakeholders puede ser superior en ciertos aspectos a lo que la ciencia y la técnica permiten. Y en estos casos, deberia ser el cliente quien asumiera los riesgos.
    De todos modos, la gestión de riesgos si es responsabilidad del PM y su equipo, y por tanto está en su mano el poder sentar las bases de actuación y/o responsabilidad en caso que los riesgos se conviertan en realidad.
    Como apunta Bea, las cosas no son blanco o negro, y en cada caso se nos puede presentar una gama de colores inimaginable con la que el PM debe lidiar.
    Saludos!

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    Francesc Xavier Garcia Navas
    10 octubre, 2013

    Hola a todos,

    Coincido con Beatriz en que las variables con las que trabaja el PM en la gestión de riesgos, son fácilmente cambiantes si un stakeholder con capacidad de decisión e impacto sobre el proyecto incorpora o disipa elementos con los que el PM no contaba en su plan de riesgos inicial.
    Al final, es absolutamente necesario haber realizado el ejercicio de evaluar los riesgos entre los cuales, a menudo no se contempla el de la presión del cliente por que se incorporen los cambios que él quiera. Prestando atención a la gestión de cambios en el proyecto, se puede ir modificando el plan de riesgos.
    Para acabar, intentaré explicar la fábula a mis hijos desde esa perspectiva, a ver qué les parece… Saludos. Francesc X.

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    Ricardo Iván pelcastre
    2 septiembre, 2013

    Una pregunta capciosa: los project managers decidieron el diseño de las casas? Porque si ejecutaron correctamente el plan de comunicación y la tolerancia al riesgo de los stakeholders permitió dichos diseños, creo que entonces los 3 fueron acertados. El project manager es responsable de dirigir el esfuerzo del proyecto para entregar resultados, sin embargo no es responsable directamente de que la solución soporte los objetivos de negocio. Creo que ppodría aplicarse este cuento a un business analyst.

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  • Responder
    Fernando Leal
    13 agosto, 2013

    Menos mal que el propietario del tercer escenario puede cobrar una renta a los otros dos ya que, si no se llega a producir el tornado se hubiera pasado toda la vida pagando su casa.
    Hay que buscar el equilibrio entre seguridad y economía.
    Un saludo.

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    Miguel
    28 junio, 2013

    Ya nunca el cuento de los tres cerditos va a ser igual, ya para siempre se verá envuelto en la falta de gestión de los riesgos. Y yo que siempre había pensado que era por pura procrastinación, la pereza en la dirección de proyectos.

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    Fausto León
    27 junio, 2013

    “no permitas que lo urgente sea mas importante que lo estratégico”

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  • Responder
    Gerardo Olmos
    27 junio, 2013

    Habría que ver porqué tomaron la decisión los 2 primeros de hacer la casa con menor presupuesto, pareciera ser un factor común, lo que podría tener escondido un riesgo de inviabilidad financiera, que no se ha manifestado y que no fue revisado por el tercer PM, que talvez estuviera dentro de sus UNKNOWNS-UNKNOWNS. claro esto es puro supuesto, como el caso.

    En resumen… considero adecuado lo que hizo el tercer PM, sin embargo, no olvidar que estamos en un mundo dinámico, en cuanto a los riesgos y vale la pena hacer un buen ejercicio de identificación al inicio del proyecto para tener tu matriz que irás midiendo todo el proyecto…

    saludos

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  • Responder
    27 junio, 2013

    ¿Y si lo que ocurre es un terremoto en vez de un tornado y el resultado es que el que vive en la casa de paja no muere aplastado?

    Coincido con Luis que las fabulas pecan de excesiva simplificación.

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    Beatriz Noya
    27 junio, 2013

    Bienvenido sea cualquier cuento/ fábula/ historia que nos haga reflexionar sobre cómo y por qué hacemos o no las cosas.
    Yo quiero romper una lanza sin embargo, a favor del 2º PM (el que decidió construír la casa de madera), ya que no comparto la interpretación de que “identificó los riesgos PERO decidió…”. En mi opinión, nada es blanco o negro y no debemos obviar las presiones de la organización en la que uno trabaja, la propia prisa del cliente por tener “un techo sobre su cabeza”,…entre otros factores que se me ocurren y que, por su brevedad, no se desarrollan en la fábula.
    Estar orientados al logro, alineados con los objetivos de la organización y para satisfacer al cliente, la triple restricción,…es un “summun de flexibilidad” no siempre recompensado con el éxito…pero de los errores se aprende, no es así?. El aprendizaje y experiencia adquiridos, serían la lección post- fábula para el 2º PM.
    Un saludo,
    Beatriz

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    • Responder
      luisballo Author
      27 junio, 2013

      Hola Beatriz, la actitud del segundo PM es una licencia que me he tomado, pero el caso es que construir la casa de madera era un riesgo en sí mismo que afectaba a la totalidad del proyecto. Impacto 10 sobre 10. Probabilidad indeterminada (pendiente consultar expertos).

      Sí que es verdad que las circunstancias y el día a día hacen que no podamos ocuparnos de todos los riesgos identificados, pero saber cual priorizar es lo que puede marcar la diferencia.

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    Victor
    26 junio, 2013

    Sencillamente magnifico, no era acaso la fabula de los tres cochinitos, jejeje,

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  • Responder
    26 junio, 2013

    Creo que como en todas estas fábulas se peca de simplificar excesivamente el problema.
    Por ejemplo, considerando variables como el tiempo medio que hay entre tornados, el coste de construcción de cada alternativa y el coste de vivir a la intemperie mientras se está en construccíón, si el tiempo entre tornados es muy largo, los costes de construcción de la alternativa de paja son bajos y los costes de vivir a la intemperie son altos, podría darse el caso de que la alternativa de paja es la mejor, ¿no?

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    • Responder
      luisballo Author
      27 junio, 2013

      Ciertamente. En este caso la estrategia frente al riesgo sería ACEPTARLO: ninguna medida preventiva pero con un Plan de Contingencia que se activaría en caso que el riesgo sucediese. De todas maneras habría que evaluar si los posibles daños colaterales serían asumibles. Gracias por tu aportación, Luis.

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  • Responder
    Martin3
    25 junio, 2013

    Habría que ver si el cliente estaba dispuesto a pagar lo que costó la casa de ladrillos.

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