4 errores que debes evitar como Project Manager

1. Falta de comunicación

Uno de los errores más graves que puede cometer un Project Manager es no gestionar bien la comunicación. Cualquier persona que trabaje en este ámbito debe tener unas habilidades comunicativas excelentes que le sirvan para relacionarse con el resto del equipo de manera óptima. Se recomienda que cada proyecto empiece con una reunión en la que todo el equipo pueda discutir los objetivos. Esto es una oportunidad para conocer al Project Manager y para repasar las expectativas de todos los compañeros.

En este sentido,el Project Manager debería dividir el proyecto en tareas más pequeñas, asignándolas individualmente y asegurando que cada miembro entiende su rol y sus prioridades.

La comunicación tendría que ser continua y directa durante todo el proyecto para que, tanto el equipo como el cliente, puedan tener un feedback constante. Escoger unos canales de comunicación concretos y unos tiempos adecuados son clave para evitar uno de los errores más comunes: la falta de comunicación.

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2. Usar un software inadecuado

¿Todavía usas hojas de cálculo para administrar proyectos? El Software de administración de proyectos debería ser adecuado a los proyectos de cada PM y tendría que ayudarle a organizar y asignar trabajo, así como a mostrar el progreso de este. Para ello, debe asegurarse de que las herramientas utilizadas están adaptadas a las respectivas necesidades y de que todo el equipo esté cómodo con esta herramienta.

Hay miles de opciones en lo que se refiere a herramientas y Softwares para utilizar en Project Management y, aunque parezca que elegir una opción u otra es una decisión sin importancia, en muchas ocasiones puede marcar la diferencia. A diferencia de lo que podríamos pensar, la mejor opción no es siempre la más novedosa o la que disponga de una tecnología más avanzada, ya que puede que el proyecto no requiera tales herramientas o que el equipo no esté preparado para usarlas. En resumidas cuentas, el Software que ofrezca más posibilidades no tiene por qué ser el mejor.

Así pues, antes de elegir un Software, el Project Manager tiene que estudiar y evaluar qué necesidades tiene y en qué medida el equipo está adaptado al uso las diferentes herramientas.

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3. No hacer Benchmarking ni medición de lasfinanzas

Una cosa tan sencilla como hacer mediciones puede marcar la diferencia entre conseguir que un proyecto sea exitoso o que no lo sea. Por ello, es importante establecer un estándar para medir el progreso en todo el proyecto desde el principio. Idealmente, se deben programar revisiones semanales para asegurar que se encuentra en el camino correcto y tener un marco que poder seguir para permita hacer ajustes si algo se retrasa.

Las soluciones de gestión de proyectos pueden volverse complejas y proporcionar más KPI de los que se necesitan. Si el software de gestión de proyectos cuenta con paneles e informes personalizables y fáciles de utilizar, suponen una gran ventaja. De esta forma, el Project Manager puede decidir qué finanzas del proyecto y otros KPI se van a enfocar, y más tarde obtener la información necesaria de manera directa. No debemos olvidar, aun así,el aspecto humano del seguimiento de proyectos. Lo mejor en este caso es utilizar un software de gestión de proyectos con seguimiento de tiempo para poder hacerse una idea de la cantidad de trabajo que se está realizando y para evaluar la eficiencia de los diferentes miembros del equipo.

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4. No controlar el Scopecreep

El Scope creep, también conocido como “síndrome de lavadero” o “corrupción del alcance”,se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un proyecto que suceden cuando ese no está definido, documentado o controlado correctamente. El miedodetodoProjectManageresnocumplirlosobjetivosyexcederseenpresupuesto y tiempo.

Este problema suele ser un resultado de un mal control de cambios o de una carencia en la identificación inicial de qué se requiere para lograr los objetivos del proyecto. Aun así,también puede haber casos externos en los que el motivo sea, por ejemplo, clientes que fomenten la ambigüedad a fin de evitar compromisos.

Cuando un proyecto está en curso, el Project Manager puede encontrarse ante la necesidad de cambiar algunas cosas o que el cliente solicite algunas modificaciones. Lo mejor es comunicarse con el cliente por adelantado sobre las solicitudes de cambio y saber cómo se manejarán. Establecer un marco definido que poder seguir para tomar decisiones con respecto a los cambios y cómo priorizarlos es clave para presupuestar el tiempo y anticiparse a los cambios para manejarlos con éxito.

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