La gestión del tiempo en entornos inestables

time-managementLos seres humanos organizamos nuestras vidas en base a distintos patrones y entre ellos uno de los más utilizados es el relativo al tiempo. Así, muchos gestionamos nuestro día a día condicionados por la rigidez de las cuadrículas de nuestras agendas sin pararnos a pensar en lo irrecuperable e irreemplazable de cada momento vivido. Pero ¿Debemos gestionar el tiempo siempre bajo los mismos parámetros o debemos adecuar dicha gestión a la realidad que nos rodea?

La respuesta la podemos hallar en la actualidad política del país. Durante estos últimos meses el panorama político autonómico y estatal, con sus idas y venidas de reuniones para intentar formar gobierno, nos ha revelado de forma significativa la importancia de una buena administración de los tiempos en entornos cambiantes e inestables. Hay momentos en los que los gestores de proyectos, bien sean proyectos políticos, bien sean de cualquier otra índole, deben dar un paso adelante y tratar de dar respuesta de forma rápida y diligente a los requerimientos de los distintos agentes interesados en dichos proyectos, conocidos en el argot de los Project Managers como Stakeholders.

Hoy en día se deben gestionar las expectativas de los distintos actores con premura porque, en un mundo tan globalizado, interconectado y cambiante como el actual, uno de los análisis más estilados es el de los tempos utilizados. En dicho entorno, estos actores estudian y analizan quién hace qué pero, sobre todo, cuándo hace qué para inferir sus propias teorías y establecer sus propias conclusiones. El gestor debe tener esto en mente y activar con presteza toda su maquinaria intelectual para gestionar comunicaciones y expectativas eficazmente, tanto en el fondo como en la forma. Se requiere de más diálogo e interacción a la vez que se dispone de menos tiempo para hacerlo, por lo que es un buen ejercicio centrarse en lo valioso y abandonar lo superfluo, acelerar la toma de decisiones, adelantar el impacto de las mismas e informar de manera eficiente a los interesados.

Sea como fuere no hay recetas mágicas más allá de aprender a amar nuestro tiempo y a gestionarlo eficientemente como el preciado bien que es. Como dijo Jean Paul Sartre “No perdamos nada de nuestro tiempo; quizá los hubo más bellos, pero este es el nuestro”.

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Hacia dónde avanza el Project Management

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La gestión de proyectos va evolucionando a la vez que lo hace la sociedad, los mercados y los avances tecnológicos. La clave para mantenerse al día está en saber adaptarse a los cambios. Por eso, la actualización y estar atento a las últimas tendencias del Project Management es imprescindible.

Las empresas van evolucionando y van surgiendo nuevas necesidades. En Project Management van apareciendo exigencias novedosas que afectan a la figura del Director de Proyecto, que debe ser un profesional mucho más completo, preparado y, por supuesto, estar al día de las principales tendencias que marcan la gestión de proyectos:

  • La metodología ágil se expande en el continente asiático: pese a la resistencia al cambio inicial, los profesionales de Project Management de países como China o Japón comienzan a interesarse en mayor profundidad por esta metodología y sus modos de implementación. La característica más relevante de esta metodología es la posibilidad de dar una respuesta rápida y coherente ante los desafíos de cada proyecto, algo que antes, con los métodos tradicionales, quedaba reservado para el momento de la entrega final de los resultados.
  •  Aprendizaje online: las cualificaciones cuentan, son el mejor complemento a la experiencia y la formación es un valor en alza. Los competidores cada vez están mejor preparados y el aprendizaje virtual es una gran opción a tener en cuenta. Evita desplazamientos, supone un ahorro en costes y da la posibilidad de acceder a estudios de los centros más prestigiosos y reconocidos sin moverse de casa.
  • La certificación PMP (Project Management Professional) seguirá en alza: de acuerdo con el “Project Management Talent Gap Report”, un estudio de 2013 realizado por el Project Management Institute y el Anderson Economic Group, 15.7 millones de nuevos puestos en Project Management se crearán en todo el mundo hasta el 2020. La carrera de Project Manager demandará más que nunca habilidades de trabajo intenso, liderazgo, motivación, “soft skills” o habilidades interpersonales. En este contexto la certificación PMP del Project Management Institute seguirá siendo la referencia para empleadores y empleados.
  • Implementación de soluciones de gestión: ¿por qué correr riesgos cuando se puede controlar el progreso de un proyecto de forma automatizada, gracias a una herramienta tecnológica de última generación? La inversión suele compensar con creces los resultados, y es que no existe otra forma de beneficiarse del valor que aportan los análisis avanzados, con sus funcionalidades predictivas y prescriptivas.
  • Benchmarking: el estudio de la competencia asegura la sostenibilidad del negocio, sobre todo cuando se lleva a cabo con fines de innovación. El servicio que se ofrece al cliente mejora notablemente y con él la imagen de la empresa.
  •  La importancia del liderazgo: más que un gestor se busca un líder. Cada vez existen más medios, técnicas y herramientas que simplifican la gestión de los proyectos y por eso hace falta una figura que cumpla funciones algo distintas. Debe aportar más, debe saber motivar, debe inspirar y conseguir llevar a los equipos hacia la meta. El nuevo Project Management necesita de profesionales con habilidades de liderazgo y no basta con un administrador de proyecto.
  • Proyectos más globales, más colaboración, equipos distribuidos: Cada vez nos encontramos con equipos más dispersos en distintos países, trabajando en el mismo proyecto, con los desafíos que esto conlleva. Hay que construir un equipo multicultural, llevar a cabo un proceso de transformación a nivel de departamentos, y se deben habilitar herramientas de apoyo efectivas. Para ello, también veremos una evolución en las herramientas software de colaboración.
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El Diagrama de Gantt y Pert para la gestión de proyectos complejos

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La gestión de proyectos complejos requiere de una actitud abierta que, sin dejar de lado la racionalidad ni la lógica, permita adaptarse a las circunstancias a través de la toma de acciones o reorientando las que ya habíamos decidido antes de empezar el proyecto. El tiempo de reacción es fundamental y marca la diferencia entre un resultado óptimo y uno precario. Por eso, apoyarse en metodologías de eficacia como el Diagrama de Gantt o el Diagrama de Pert, entre otras, es un buen punto de partida para, desde la etapa de planificación, comenzar a tomar el control del proyecto minimizando el riesgo.

El inicio de la etapa de planning de un proyecto queda señalado por cuatro características:

– Definición de tareas.

– Establecimiento de los plazos para llevarlas a cabo.

– Asignación de recursos.

– Previsión de resultados, en función de tiempo de ejecución y presupuesto.

Diagrama de Gantt

Es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista.

El primer paso para construir un diagrama de Gantt es hacer una lista sobre todas las actividades que puede requerir un proyecto y definir los tiempos realistas para la realización de cada tarea, así como sus prioridades y orden de consecución. El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. 

El Diagrama de Gantt permite a las personas implicadas de un proyecto a quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso y, a la vez, tomar conciencia de las necesidades y límites desde una visión global integrada de todas y cada una de las partes en que puede descomponerse el proyecto. Así, es posible realizar los ajustes precisos, controlando las desviaciones y administrando de forma óptima los recursos disponibles.

Diagrama de Pert

Hace posible crear una representación visual de las tareas y los proyectos que facilita una visión global. Esta perspectiva simplifica y agiliza la gestión, optimizando la labor del Project Manager. Esta técnica de gestión del tiempo permite descubrir todas las formas posibles de lograr ejecutar una tarea en términos de máxima eficiencia.

El uso del método Pert expone gráficamente todos los pasos que se deben tomar, mostrando las fechas de inicio y fin de cada uno, para poder lograr el objetivo final. Su aplicación a la gestión de proyectos ayuda a maximizar la eficacia y aumentar el rendimiento, porque está comprobado que cada minuto que se dedica a la planificación y la creación de listas de comprobación consigue ahorrar hasta diez en la ejecución.

Una vez conocemos para qué sirven y qué son estos diagramas, la pregunta es… ¿Cuál es la diferencia entre ellos?

La principal diferencia la encontramos en la estética, los diagramas de Gantt presentan la información en el formato de un gráfico de barras, así ayuda a mostrar el porcentaje de trabajo completado para cada tarea. En cambio, los diagramas de Pert muestran la información como un modelo de red, es decir, presenta un nodo inicial del cual se ramifican las tareas.

Como sabemos, una de las principales responsabilidades de un buen director de proyecto es eliminar la carga de trabajo en algunas tareas para garantizar que este estará terminado a tiempo. Los dos diagramas mostrarán las tareas que deben completarse, pero los gráficos enfatizan las diferentes partes. En los gráficos de Gantt, la atención se centra en el porcentaje de finalización de cada tarea. Mientras que Pert  emplea un modelo de red que permite ver porqué las tareas dependen unas de otras. Así pues, los diagramas de Gantt son ideales para proyectos sencillos con pocas tareas interrelacionadas. Mientras que esto es una limitación cuando hay tareas de interconexión que dependen unas de otras.

 

 

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La comunicación dentro de un proyecto

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Uno de los aspectos más importantes de las funciones que desarrolla un director de proyectos es la de promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, como por ejemplo definir el plan de comunicación y facilitar y promover la comunicación entre los integrantes del proyecto. De esto depende en gran medida la consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto.

Objetivos de la comunicación en Project Management:

- Integrar el equipo: Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas, por eso es importante que los diferentes integrantes del proyecto se sientan partícipes.

- Ser informado: Dentro de las causas de fracaso de un proyecto están los cambios o imprevistos, riesgos no identificados, etc. Por tanto, la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.

- Evitar o solucionar conflictos mediante la comunicación: El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica que existirán conflictos, tanto de carácter técnico como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director de proyecto.

Es aconsejable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al objeto e intereses de cada persona, es decir, evitar caer en el exceso de información. Con ello, se consigue una mejor comprensión de la información y, como consecuencia, una mayor capacidad para aportar y desarrollar el trabajo y un mayor sentido de vinculación del interlocutor. Para esto, también es aconsejable transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe.

La información debe adaptarse al interlocutor, ya que no es lo mismo comunicarse con un miembro del equipo del proyecto que pertenezca a nuestra organización (proveedor, cliente, etc), que a una persona que no está directamente vinculada con el proyecto. A parte de los aspectos formales, también se tiene que tener en cuenta el tipo de soporte de comunicación que utilizaremos, es responsabilidad del director del proyecto conocer cada interlocutor y adaptar las comunicaciones.

El director de proyectos también debe fomentar que la comunicación sea bidireccional, e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y puntos de vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto. Esto es especialmente importante en la fase de planificación y el inicio de la ejecución, donde hay un especial interés en descubrir requerimientos y riesgos ocultos.

Por regla general, como jefe de un proyecto, es siempre mejor ser abierto, aun con los puntos negativos, que intentar esconder información. En este sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que tenemos para solucionarlo, que no decirlo.

En definitiva, tenemos que tener siempre presente que “Una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.

La importancia de una buena comunicación se ha convertido en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.

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