Pasos para la identificación de riesgos en un proyecto

 ¿Qué es un riesgo?

Antes de pasar a identificar un riesgo es básico sabpeligro-300x264er qué es. Un riesgo es una situación conocida, que puede ocurrir o no, y que si ocurre puede afectar a la capacidad de para cumplir los objetivos de un proyecto. El hecho de que esta situación sea conocida es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa.

La identificación de riesgos se lleva a cabo en la fase de planificación empresarial. Después de establecer las personas que participaran en el proyecto, las tareas a realizar y el cronograma, ya se puede empezar a pensar en los riesgos que pueden existir,  ya que este tipo de situaciones suelen ir relacionadas con las tareas y pueden surgir de aspectos relativos al equipo o tiempo.

Por ejemplo: Si empezamos la construcción de paredes en Octubre y no la finalizamos antes de que llegue el invierno tendremos que poner un sistema de calefacción para trabajar que aumentará el coste final considerablemente.

 

Técnicas para identificar riesgos

Para poder apreciar este tipo de situaciones antes que ocurran se ha de hacer un trabajo de investigación, control y revisión a partir de diferentes técnicas:

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1. Revisar documentes existentes:

Estos documentos son propios de la empresa y pueden ser tanto sobre información interna como externa.

-          Project Charter: El Project Charter es una herramienta crucial en la que se detallan los aspectos de un proyecto y se delimitan el alcance de este. Por lo que una definición poco precisa del alcance en estos documentos puede suponer un riesgo de no cumplir con las expectativas de los stakeholders.

-          Los planes de proyecto: El hecho de estar usando planes basados en experiencias anteriores o planes totalmente nuevos puede variar el riesgo de productos.

-          Cronograma PERT: En el cronograma PERT se muestran las diferentes tareas que se van a llevar a cabo en el proyecto y la relación que hay entre ellas. El hecho que podamos apreciar los efectos que hay entre las diferentes tareas puede ayudar a identificar situaciones de riesgo.

-          Lista de riesgos: Esta técnica se basa en redactar una lista de posibles situaciones de riesgo que se pueden dar, basada en parte, en la experiencia de proyectos anteriores. De esta manera nos aseguramos de haber considerado, sino todas, muchas posibles fuentes de riesgo.

-       Lista de suposiciones: Los proyectos se realizan a partir de un plan de negocio basado en una serie de suposiciones. Si estas suposiciones no se cumplen pueden llegar implicar un riesgo real para el proyecto.

 

2. Conseguir Información de terceras personas:

Estas técnicas consisten en conseguir información a través de grupos de personas que tienen cierto conocimiento o experiencia sobre el proyecto aunque no trabajen en él.

-          Brainstorming: Miembros del proyecto o expertos externos al proyecto generen una lista de posibles riesgos bajo la supervisión de un moderador.

-          Método Delph: Se trata de un método para conseguir el consenso de diferentes expertos sobrdescargae situaciones de riesgo, en el que el moderador recoge la información de los diferentes expertos, y después de ordenarla la distribuye al grupo de expertos.

-          DAFO: Un buen análisis de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de nuestro proyecto nos permitirá identificar riesgos potenciales que pueden afectar a nuestro proyecto.

-          Entrevistas: El director de proyecto se entrevista con los usuarios o con personas con experiencia y conocimientos relevantes para el proyecto, para conseguir información sobre posibles situaciones de riesgos.

-          Juicio de expertos: Esta técnica consiste en encontrar a directores de proyectos que han dirigido un proyecto similar al nuestro. Hablar con ellos y aprovechar su experiencia será de gran ayuda  para identificar riesgos potenciales.

 

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LOS 7 ERRORES MÁS COMUNES EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

 

7 errores

1). No tener claro el objetivo del proyecto. 

¿Cuántas veces nos vemos los Project Managers dirigiendo proyectos sin tener realmente claro los objetivos del proyecto? Tener unos objetivos claros significa tener una hoja de ruta que guiará nuestro proyecto de una manera más precisa.De esta manera podemos conocer la mejor manera de gestionarlo y de comprometer a los interesados para determinar los criterios de éxito.

2). No involucrar a los responsables de los equipos en la fase de planificación.

Si no se  tiene en cuenta la participación de quienes van a intervenir más directamente en el proyecto se puede ver afectada la precisión del planning y podrán aparecer dificultades a la hora de conseguir que las personas comprendan lo que se espera de ellas y cuáles son las metas fijadas.

3). Errores de comunicación en los proyectos.

La Dirección de proyecto debe encargarse de mantener unos buenos niveles de comunicación si quiere evitar el fracaso en el proyecto. Algunos medios utilizados para explotar las diferentes líneas de comunicación son: Reuniones, reporting y softwares de gestión de proyecto que permitan compartir la información.

4). No se realiza un seguimiento y control del proyecto. 

Cuando el project manager desconoce el estado real del proyecto y no es consciente de la evolución del proyecto, difícilmente podrá realizar acciones correctivas para llevarlo de nuevo a las líneas base previstas.

5). No tener un sistema o plan de gestión de cambios. 

El éxito o fracaso del proyecto muchas veces depende de los cambios que surgen en la ejecución del proyecto y de como los gestionamos. Tener claro la gestión de cambios en los proyectos ayudará sobremanera a alcanzar los objetivos.

 6). Saltarse el análisis de riesgos:

Un riesgo no concebido es un riesgo doble. Esto no quiere decir que desarrolles artes de adivino, pero sí que al menos efectúes un análisis exhaustivo de las amenazas que pueden materializarse en etapas posteriores. Recuerda que la gestión de riesgos también se traduce en menores costes.

7). Las lecciones aprendidas no existen.

Muchas veces nos olvidamos de aprender de los errores, por los que volvemos a cometerlos una y otra vez. No podíamos finalizar esta colección de errores sin mencionar las lecciones aprendidas.

 

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10 consejos para rendir mejor en el trabajo

10 consejos para rendir mejor

1. SER PROACTIVOS: Ser responsables de nuestras vidas. Según el diccionario de la Real Academia Española: Proactivo es aquella persona que toma el control y decide qué hacer en cada momento, anticipándose a los acontecimientos. No podemos justificarnos basándonos en el las circunstancias, hemos de adelantarnos a los posibles acontecimientos para poder tomar la dirección más adecuada para nosotros mismos.

2. TRABAJAR EN NUESTRO MEJOR MOMENTO DE CONCENTRACIÓN: A veces nos encontramos en momentos de estrés o agobio que nos impide dar el máximo de nosotros. Por ello en estos momentos lo mejor es descansar la mente y realizar otras actividades para expulsar este estrés y posteriormente rendir mejor.

3. ESPECIFICAR OBJETIVOS Y NO TIEMPOS: Actualmente la mayoría de los empleados cuentan las horas que trabajan sin tener en cuenta los objetivos conseguidos. Deberíamos fijarnos en aquellas metas que hemos cumplido y dejar más de lado la presencia física en el ámbito laboral, ya que a veces lo que pasa es que estamos presentes físicamente pero no psicológicamente.

4. APROVECHAR NUESTROS MOMENTOS DE MÁS ENERGÍA: No siempre disponemos de la misma energía. Por ejemplo, hay alumnos que en exámenes prefieren estudiar durante la noche y otros durante el día. En el trabajo es lo mismo, quizá somos más productivos en una hora determinada del día, entonces debemos aprovechar al máximo ese momento para sacar el mayor provecho de nosotros mismos.

5. ORGANIZAR LAS TAREAS: Debemos utilizar algún tipo de calendario o blog de notas para planificar todo aquello que debemos hacer.

6. EVADIRNOS DE AQUELLO QUE NOS ENTRETIENE: Aquellas tareas en las que has de dedicar mucho tiempo, requiere desconectar de todos aquellos elementos que pueden entretenernos. Por ello Internet, las redes sociales, el teléfono móvil y la comida, son aspectos que pueden llegar a entretener muchísimo.

7. TRABAJO EN EQUIPO: Con el fin de aglutinar esfuerzos para conseguir un resultado común. Debemos tener en cuenta y valorar aquellas opiniones que son diferentes a las nuestras y darnos cuenta si podemos encontrar soluciones lo más eficientes posible.

8. TENER PASIÓN POR LO QUE HACESDebemos intentar tener una gran motivación en nuestro trabajo ya que le dedicamos la mayoría de horas de nuestro día a día. Un trabajador motivado está más predispuesto y es más productivo a la hora de realizar sus tareas laborales.

9. DIETA SALUDABLE Y EJERCICIO: Somos lo que comemos. Comer bien es fundamental para rendir mejor en el trabajo. La energía y bienestar que te pueden dar algunos alimentos es básico para que en el trabajo podamos sentirnos mejor. A veces acumulamos un gran nivel de estrés que provoca que cada trabajo que hacemos se nos haga una montaña. Por ello es básico realizar ejercicio para descargar el estrés y las endorfinas.

10. HAZ DESCANSOS: Todos y cada uno de nosotros necesitamos realizar un “break” cada 2/2:30h. Nuestro cerebro no está preparado para trabajar tantas horas seguidas con la misma energía, por ello es muy importante darnos un respiro para que cuando volvamos a ponernos manos a la obra seamos más productivos.

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Un buen análisis de los stakeholders es clave para la estrategia de negocio

Los stakeholders o grupos de interés son imprescindibles a la hora de elaborar la estrategia de negocio de una empresa, y asimismo en las acciones de una organización. Mantener una buena relación con las personas interesadas supone orientar los proyectos hacia un camino más duradero y seguro, y además se consigue posicionar positivamente la imagen exterior de una empresa. Teniéndolos en cuenta conseguimos, por una parte, la disminución de posibles crisis, y por otra parte, aumentar la capacidad competitiva como puede ser la reputación de la empresa y la innovación de la misma. Para implementarlos dentro de la estrategia de negocios primeramente debemos identificar sus preocupaciones para posteriormente realizar las acciones comerciales y económicas que más se adecuen según dichas inquietudes. De esta manera, conseguimos llegar a un posicionamiento socialmente más responsable. Actualmente ya se usa la teoría de stakeholders, la cual establece un buen engagement con determinados grupos de interés introduciendo los valores más importantes.

stakeholders

El primer paso es identificar cuáles son los grupos interesados:

  • Primarios: Consideramos que son aquellos que mantienen una relación económica directa con la empresa (accionistas, clientes o trabajadores).
  • Secundarios: No participan directamente en la organización pero tienen una gran influencia sobre ella (competidores, comunidad…).

Para realizar un buen análisis de los skateholders para consecutivamente implementarlo en nuestra estrategia de negocio debemos, primeramente, poner cara a este tipo de público y lo podemos hacer a través de la creación de un STAKEHOLDERS MAPPING.
A continuación debemos priorizar cada uno de los personajes en función de su nivel de PODER E INFLUENCIA sobre nosotros. En este sentido diferenciamos distintos tipos de influencias:

  1. Con interés y mucho poder –> Nuestro objetivo principal es convencer a este tipo de público porque es el más influente y por lo tanto hemos de tenerlo muy en cuenta. Además, hemos de intentar mantenerlo el máximo tiempo posible.
  2. Menos interés pero con poder –> En este caso debemos conseguir aumentar su interés hacia nuestro proyecto por su poder de influencia, ya que dispone de ciertos contactos importantes que son de nuestro interés. Mantenerlos informados es básico.
  3. Interés pero poco poder –> Nos ofrecen un feedback que los otros dos públicos no pueden ofrecernos por la falta de interés. Pueden enriquecer nuestros objetivos gracias a las opiniones que nos brindan.
  4. Sin interés y con poco poder –> Intentar controlar las relaciones que establecemos con este tipo de público para poder entender el poco interés que tienen hacia nosotros.

Finalmente y para terminar con el análisis de los stakeholders puntuaremos la MOTIVACIÓN de cada uno de ellos para decidir qué tipo de relación estratégica establecer con cada uno de ellos. Las relaciones pueden estar establecidas según intereses económicos, de contactos, de asesoramiento, de poder e influencia, reputación, información, productos, servicios, entre otros.

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La evolución del Project Manager

PM

Actualmente la figura del Project Manager es muy importante en todas las empresas, pero, ¿siempre ha desempeñado el mismo cargo? Lo cierto es que fue a partir del siglo XIX y a principios del XX que nació la necesidad en algunas profesiones de empezar a pensar cómo organizar, según una manera disciplinada y ordenada, la ejecución de proyectos en los diferentes ámbitos de trabajo. Se empiezan a dar cuenta de las ventajas que supone este nuevo planteamiento en el que los empleados colaboran unos con otros, y a su vez van incorporando su compromiso profesional en los distintos departamentos.

 

El primer lugar donde se planteó el desarrollo de metodologías para planificar proyectos fue en Polonia en 1896 por Karol Adamiecki (1866-1933). El teórico creó la Teoría de la Armonización muy parecido al diagrama que Henry Gant realizó en 1917 que fue un planteamiento que se usó como una herramienta analítica. Lo desarrolló como un instrumento capaz de programar las actividades en el tiempo del Arsenal de Frankford de los Estados Unidos.

 

Aunque estas ideas fueron las que empezaron a modelar el papel del Project Management, a quién realmente se le otorga el privilegio de la creación de esta figura es a Frederick Winslow Taylor (1856 -1915) con la Estructura de Desglose del Trabajo. A través de esta percepción científica se sustentan las herramientas de gestión de proyectos las cuales sirven para escoger las actividades o tareas necesarias para realizar un proyecto ordenado. Evidenció la importancia de focalizar los esfuerzos en estas bases fundamentales para obtener mejores resultados. A partir de ese momento ya no se requiere exigir a los trabajadores más horas y más esfuerzo, sino que lo importante es trabajar con más eficiencia.

 

Llegamos a la segunda guerra mundial y el tipo de diagramas explicados se quedan cortos frente a las nuevas estrategias de trabajo empleadas en los proyectos militares.  Se empiezan a desplegar diagramas (denominados PERT) que ofrecían más control de los proyectos. Pero esta nueva manera de trabajar no sólo se quedó en este ámbito, sino que se difundió. A partir de los años sesenta las empresas implantaron este nuevo sistema en las interacciones de los trabajadores. Trabajar en una empresa moderna es entender cómo funciona el organismo del ser humano, ya que es lo mismo según Fremont Kast y James Rosenzweig, así lo explica en su libro The Theory and Management of Systems.

 

¿En qué punto nos encontramos actualmente? Las empresas optan por que sus empleados trabajen en equipo hacia unos objetivos y proyectos concretos. Ha habido diferentes puntos de vista por lo que se refiere a la figura que ha de desempeñar el Project Manager, pero todas las épocas comparten una misma idea: un administrador del proyecto dirige el proyecto. Esta figura está y ha estado siempre pero se ha llevado a cabo de manera diferente en función de la época.

 

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