Introduciendo la gestión de proyectos en la empresa

Uno de los temas recurrentes, cuando comenzamos a conocer el mundo de las metodologías y mejores prácticas en gestión de proyectos, es cómo introducirlos en nuestras empresas y en nuestro día a día.

Imaginemos que presentamos y proponemos hacer la gestión de proyectos tal como nos muestra el PMBOK en organizaciones donde no se conocen las metodologías de gestión. Presentamos nuestro método, hacemos ver lo maravilloso que es, los enormes beneficios que le reportará a la empresa y hacemos nuestra propuesta de ejecutar nuestros proyectos según un plan que debemos redactar previamente. En éste, un sponsor deberá redactarnos el project charter, a partir del cual desarrollaremos un plan de gestión de proyecto que deberá incluir un análisis de stakeholders, schedules… y, por supuesto, una WBS y su correspondiente diccionario.

Probablemente nuestro entusiasmo sea respondido como tantas otras veces en la empresa, esto es, con escepticismo, resistencia a cambiar maneras arraigadas, críticas que catalogarán la metodología como rígida y sin capacidad de adaptación al cambio… ¡todo ello suponiendo que nos hayan entendido!

Podemos ayudar al cambio cuidando cómo utilizamos el lenguaje de la gestión de proyectos. Quizá primero debamos empezar por olvidar la metodología y su terminología y adaptar nuestra forma de trabajar.

• No necesitamos un project charter, pero asegurémonos de que aquello que tenemos encomendado es exactamente lo que nuestro cliente nos ha propuesto.
• No desarrollemos una WBS, pero descompongamos el proyecto que debemos realizar en las tareas necesarias para llevarlo a cabo.
• No hagamos un análisis de stakeholders, pero visualicemos nuestra preocupación por responder a las expectativas que todos nuestros interlocutores tienen en el proyecto.
• No desarrollemos un plan de calidad, pero necesitamos saber previamente con qué debe cumplir nuestro proyecto, ¿y acaso no estamos obligados a medir y verificar nuestros resultados?

Así podríamos seguir indefinidamente…

Se me ocurre, sin embargo, una razón para utilizar los estándares de gestión de proyectos en toda su extensión, haciendo que las organizaciones los adopten por encima de sus criterios de organización. Vivimos en un mundo donde día a día es más evidente que nuestras decisiones y resultados sobrepasan cada vez más el ámbito que teníamos hasta ahora como referencia, no solamente en la distancia, sino también en lo sectorial y lingüístico.

¿Acaso no necesitamos un lenguaje y usos comunes? La respuesta es obvia.