About the author  ⁄ jibaez

En un post anterior, comentábamos la gran cantidad de aplicaciones para móviles que podíamos encontrar.

Particularmente interesante me parecen las aplicaciones para la preparación del examen PMP®, donde una de las claves del éxito es haber practicado concienzudamente la realización de este.

Hacer esto requiere un cierto tiempo, del que muchos de nosotros no disponemos. Las aplicaciones móviles nos permiten aprovechar esos momentos que podemos tener a lo largo del día (mientras nos dirigimos al trabajo en transporte público, esperando en el médico, a que nuestros hijos hagan sus actividades extraescolares, después de comer, en la cama ….). Todos ellos lugares donde poder disponer de momentos para nosotros, pero en los que tener a mano todo el material puede ser engorroso y complicado.

Mediante las Apps de preparación del examen PMP®, dispondremos de un simulador permanente con el que ir ejercitándonos.

Dentro de dichas aplicaciones específicas, podremos encontrar algunas que son una mera apps de consulta, App que proporcionan preguntas tipo, y auténticos simuladores de examen PMP®. La mayoría de ellas tienen su versión demo gratuita, además de la versión Premium de pago. Me permito haceros algunas sugerencias al respecto,

Consulta y Referencia

Preguntas Ejemplo

Simuladores

Es importante que tengáis presente que puede que no todas las Apps estén actualizadas con las preguntas referidas a la última versión del PMBOK, así que aseguraos bien por la publicidad de la App, o entrando en la página web del desarrollador de que realmente son los referentes que estáis buscando.

Un saludo

Joaquín Ibáñez, PMP

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Ya hace algún tiempo que las aplicaciones móviles irrumpieron en nuestro dia a dia y en todos los ámbitos profesionales, y la gestión de proyectos no iba a ser menos

Mi primer pensamiento fue hacer una relación de cuáles son las mejores y todo eso, pero los resultados obtenidos muestran que en este momento hay infinidad de aplicaciones,…y solo contando las que son gratuitas.

Haciendo un repaso, se puede observar que se distinguen tres grandes categorías, cada una con sus particularidades. Os hago una pequeña reseña de cada una, con las principales aplicaciones de cada apartado.

apps1

Aplicaciones de gestión integral

Serian las más parecidas a lo que tradicionalmente conocemos como herramientas de gestión de proyectos, parecidas a ProjectLibre o MsProject.

Sorprendentemente son las menos numerosas, y solo he podido encontrar una que pudiese mostrar el diagrama de Gantt el proyecto:

Project Schedule Free:

Es gratuita, aunque también tiene su versión premium

Otro tema son las aplicaciones que aunque permiten gestionar, no es menos cierto que se comportan como agendas especializadas, donde además de hacer un seguimiento de hitos y recursos, tenemos una limitada capacidad de hacerlo también con los costos.

Si obviamos la capacidad de representar el GANNT, las opciones son innumerables. Algunas referencias  son:apps2

Libros y referencia

Es sorprendente la cantidad de recursos que si bien son Apps, podrían verse como manuales de referencia. Hay dos que me ha sorprendido, ya que actúan como guía rápida y glosario, lo que encuentro francamente muy útil cuando en una situación determinada, necesitamos estar seguros de la definición de un término de gestión de proyectos. Son:

Hay también multitud de manuales, incluso algunos para determinados sectores o áreas de conocimiento. Algunos destacados son:

Comente al principio que había tres categorías fundamentales. Nos quedaría mostrar el estado del arte en Apps para la preparación del examen PMP, pero creo que el tema merece tratarse en detalle. Lo veremos en el siguiente post

Un saludo

Joaquín Ibañez, PMP

 

 

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En todo proyecto, se considera que una de las primeras actividades de planificación es el desarrollo de la WBS, lo que nos permitirá organizar y exponer nuestra visión del proyecto. Una vez tenemos clara la estructura de entregables y las actividades que los conforman, ya podemos proceder a desarrollar el cronograma.

El hecho de que tengamos que emplear nuestro tiempo haciendo ambos, junto con las capacidades actuales de la mayoría herramientas de software, hace que muchas veces tengamos la tentación de empezar nuestro proyecto directamente por el cronograma. Craso error, puesto que estaremos desarrollando el alcance con técnicas y herramientas de gestión del tiempo, con los inconvenientes y limitaciones que ello supone. En algunos foros se propone incluso hacer la WBS después de desarrollar el cronograma!!!

Entre dichas capacidades de las herramientas, figura el poder trasladar la WBS directamente al cronograma, lo que nos evitara esfuerzo y errores. Hay que tener muy en cuenta que determinadas herramientas de desarrollo de la WBS se sincronizan con las de desarrollo del cronograma, como por ejemplo WBS Chart Pro® con MsProject®.

Esto que a priori puede suponer una ventaja, es un serio inconveniente, puesto que todos los cambios que hagamos en el cronograma, se reflejaran en la WBS y viceversa, con lo que ésta perderá su enfoque a entregables, siendo una representación más de la temporalidad del proyecto. Dejara de tener sentido como exposición del alcance.

Mi consejo es que se utilicen las capacidades de vinculación para un primer volcado de la WBS, pero que una vez hecho, se rompa dicho vínculo para permitir que alcance y tiempo no se vean interferidos, manteniéndose la máxima de que la WBS debe estar orientada a entregables, nunca reflejar la temporalidad en detalle del proyecto.

No debería suponer un inconveniente mantener dos documentos, puesto que si bien deben estar alineados, ambos reflejan aspectos bien distintos del proyecto. Como prueba de ello, esta que cualquier cambio que hagamos en ambos, deberá reflejarse en el presupuesto, y no por ello gestionaremos este último con las herramientas para elaborar WBS o cronogramas, apaños aparte….

Para terminar, insistir en que nunca debe obviarse la WBS pensando en que con un cronograma tendremos la misma información. Si partimos de esta visión, estaremos renunciando a estructurar el alcance de nuestro proyecto, centrando nuestros esfuerzos en el aspecto temporal de la triple restricción, que aunque importante, no deja de ser uno más.

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Hay pero, un área que aunque igual de importante, no acostumbra a tenerse presente al hablar de herramientas., me refiero a la WBS.

Antes permitidme que os presente dos de las herramientas que pueden encontrarse libremente en INTERNET:

También me gustaría señalar dos herramientas de software para instalar:

Si os he mostrado estas herramientas en concreto, es por el hecho de que todas ellas pueden ser exportadas a MsProject, el programa más utilizado para la gestión del tiempo. Las dos herramientas instalables, incluso pueden ser vinculadas, lo que significa que los cambios en un entorno serán reflejados en el otro.

Es algo muy útil para un primer volcado de datos, aunque no conviene hacerlo al ir madurando el proyecto. Como planteemos el alcance (WBS), no tiene porque seguir la misma estructura que el planteamiento temporal (Cronograma), aunque esto merece una discusión más rigurosa que abordaremos en futuras entradas.

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En posts anteriores ya os hemos podido ir explicando algunas de los software más utilizados para la gestión de proyectos: herramientas para PM, 20 software gratuitos o 4 aplicaciones de Google.

 Hasta el momento, uno de las herramientas de gestión de proyectos de software libre más exitosos ha sido OpenProject. Fue desarrollado en 2007 por Projity, empresa adquirida por Serena Software en 2008. OpenProject se ejecuta en la plataforma Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistema operativos.

 Desde su lanzamiento, ha sido una de las herramientas básica en entornos educativos y entre todos aquellos que deseaban iniciarse en el conocimiento de las herramientas de gestión de proyectos, siendo la mejor alternativa al software propietario de referencia: MsProject

 OpeProject dejo de estar mantenido a principios de 2009, pero desde entonces, podía seguir descargándose y ejecutándose con normalidad en las diferentes versiones de JAVA que iban apareciendo.

 El panorama cambió cuando apareció la versión 7 de JAVA en Octubre de 2012 En muchos equipos donde se ha actualizado a dicha versión, OpenProject ha dejado de funcionar correctamente. Si bien puede ejecutarse el programa, no pueden leerse determinados ficheros que incorporan algunas de las funciones más complejas.

 Afortunadamente, los mismos desarrolladores de OpenProject, desarrollaron el Agosto de 2012 ProjectLibre, que es compatible tanto con el formato de los ficheros OpenProject (.pod), como con los ficheros de MsProject (.mpp).

 Si bien MsProject tiene sus detractores, continua siendo el software propietario más extendido, y todas las herramientas gratuitas que aparecen tratan de emular su entorno y prestaciones, ProjectLibre no es una excepción, y lo hace con bastante acierto, sin llegar a incorporar todas sus funcionalidades, especialmente en lo que a la elaboración de informes se refiere.

Os recomiendo que probéis dicha herramienta, incorpora la mayoría de funciones, tanto de gestión de tiempo como de recursos, que pueden ser necesarias para gestionar proyectos de tipo medio.

 A todos aquellos que habéis dejado de poder leer los cronogramas que teníais previamente desarrollados con OpenProject: estáis de enhorabuena, podréis seguir utilizándolos.

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