¿Qué es una PMO?

Cuando hablamos de gestión de proyectos, nos referimos generalmente al proceso de desarrollarlos de manera singular, pero no hay que perder de vista que su ejecución se lleva a cabo dentro de organizaciones estructuradas.

La velocidad de los cambios que hoy en día se producen en mercados y tecnologías provoca que empresas o sectores que hasta el momento eran claramente funcionales deban introducir la gestión de proyectos como parte de su actividad cotidiana. En dichas organizaciones parece difícil encajar esta disciplina en una de las áreas tradicionales.

Generalmente se empieza por crear un pequeño grupo de trabajo dentro de un departamento técnico, pero el incremento en la complejidad y variedad de los proyectos hace que pronto tenga que aparecer una nueva división: la Oficina de Gestión de Proyectos o PMO (sus siglas en inglés).

Cada organización puede adaptar el funcionamiento y características de su PMO a sus necesidades, y ésta puede adoptar distintos roles y niveles de involucración en la planificación y control de los proyectos, que por lo general se inscriben en alguna de las siguientes categorías:

• Administrativa: La PMO ejerce sobre todo una función administrativa. Los departamentos funcionales siguen siendo en última instancia responsables del éxito del proyecto.
• Asesoramiento: En este caso la PMO es una fuente de referencia acerca de las mejores prácticas y de las herramientas de gestión de proyectos. Los departamentos funcionales siguen siendo en última instancia responsables del éxito del proyecto.
• Centro de capacitación y referencia: La PMO es reconocida como la máxima autoridad de la organización en todas las áreas relacionadas con la gerencia del proyecto y es responsable de la entrega exitosa de proyectos específicos, a la vez que proporciona asesoramiento a los gestores de proyectos.
• Centro de excelencia: En este modelo, la PMO es un centro de excelencia que incorpora las mejores prácticas de organización y gestión de proyectos. Es responsabilidad suya arrastrar a la organización al mundo de la excelencia en gestión de proyectos. Todos los Project managers informan directamente a PMO, ya que esta es responsable del éxito de todos los proyectos.