Post realizado por Julio Iglesias, profesor de Herramientas informáticas en el MPM de la Salle

Una de las dudas habituales al trabajar con Microsoft Project es cómo gestionar los calendarios. Es muy habitual crear/modificar un calendario que queremos (re)aprovechar en futuros proyectos. También la posibilidad de borrar aquellos que ya no necesitemos. Esto lo podemos hacer a partir de la gestión de la plantilla de Project.

Veamos a partir de un pequeño ejemplo y con Project 2010, cómo podemos gestionar los calendarios.

En primer lugar, crearemos un calendario desde la opción “Cambiar tiempo de trabajo” en el menú “Proyecto” de la cinta:

Nos aparecerá entonces el formulario desde donde se crean/modifican los calendarios. Desde allí, podemos crear un nuevo calendario pulsando sobre el botón “Crear Calendario”.

Para el ejemplo, crearemos un calendario llamado “Calendario de Ejemplo” basado en el calendario Estándar. Este nuevo calendario lo podemos asignar como Calendario del proyecto, para un recurso de tipo trabajo o bien como calendario específico de una tarea.

Ahora podríamos realizar cualquier modificación/excepción sobre este calendario.

El problema suele aparecer cuando queremos aprovechar y disponer de este calendario en cada nuevo proyecto que realicemos desde nuestro ordenador.

Para poder tenerlo disponible, debemos ir a la opción “Organizador” que se encuentra en el menú “Archivo” en la cinta en la parte superior.

Allí nos aparecerá la siguiente pantalla, desde donde podemos gestionar no sólo los calendarios, sino multitud de opciones que hayamos creado en nuestro proyecto y que bien queramos eliminar o tener disponibles cada vez que hagamos un nuevo proyecto.

En la parte de la derecha, nos aparecen los elementos que hay en la plantilla “Global.MPT” – no sólo calendarios, sino también tablas, filtros, informes, vistas…-, y en la parte de la izquierda, los elementos que tenemos en el proyecto actual. Si queremos incluir el nuevo calendario en la plantilla y así tenerlo siempre disponible en nuestros proyectos, bastará con pulsar sobre el botón “Copiar”. Si no queremos utilizarlo más, basta con pulsar sobre el botón  “Eliminar”.

Post de Julio Iglesias, profesor de Herramientas informáticas en el MPM de la Salle

No te van a sacar las castañas del fuego (pero si ayudarte a cocinarlas)

Hablando con un Project Manager, me comentaba que perdía mucho tiempo replanificando y poniendo de nuevo todos los inputs en su fantástico software para gestionar proyectos.  Noté en sus palabras cierta desazón y malestar que, me dio la impresión, reprochaba al programa que utilizaba. Lo reconozco, no me pude resistir. Haciendo de abogado del diablo, quise indagar en qué medida la culpa era del programa.

Uno de los foros a los que invito a los alumnos del MPM en la asignatura “Herramientas Informáticas para la gestión de proyectos” es acerca de su opinión sobre en qué medida las herramientas actuales pueden ayudar a los Project Managers.

Personalmente, creo que depende de la situación, el momento y el objetivo que persigas. No os engañéis, ninguna herramientas por muy famosa o cara que sea, os va a sacar las castañas del fuego. Es más, cada herramienta está orientada a un fin concreto dentro de la gestión de proyectos. Por lo tanto, es fundamental saber qué necesitamos de una herramienta antes de ponernos con ella. Por ejemplo, si necesitamos una buena gestión documental del proyecto, mejor no utilizar Microsoft Project, pues no es fuerte…

Una primera clasificación puede ser en base a si están orientadas a la gestión, los costes, los riesgos, si prima la colaboración, otras… hay herramientas que son fuertes en varios puntos o en alguno en concreto.

Figura 1. Es importante conocer qué esperamos de una herramienta antes de seleccionarla.

Actualmente, hay decenas de herramientas que trufan el mercado de funcionalidades para hacernos la vida más llevadera a los que gestionamos proyectos. Sirvan como ejemplo las dos imágenes siguientes en las que Gartner posiciona las principales. Fijaros como en dos años aparecen casi un 50% más de herramientas.

Figura 2. Cuadro comparativo Gartner en Junio 2008

Figura 3. Cuadro comparativo Gartner en Junio 2010

Aquí os adjunto una de las listas más densas que he encontrado en relación a herramientas.

http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software

Es interesante desde el punto de vista que están organizadas por características y funcionalidades.

Volviendo a mi amigo, resulta que no se había definido bien el alcance y el cliente deseaba incluir todo lo que se iba ocurriendo…

¿Conocéis alguna herramienta que haga esto por si sólo?

En el 50% de los casos un directivo emplea menos de 9 minutos en tomar una decisión.

Hace poco vi en video la ponencia de Sheena Iyengar, experta en la toma de decisiones.

Esto me hizo pensar: ¿Cuántas decisiones crees que tomas al día? En realidad, todo hay que decidirlo. No llevas casi una hora despierto/a, sin embargo, ya surge la primera duda (y decisión):

¿Me como ese croissant que tanto me apetece con el café o sigo con la dieta que justo empecé ayer? Pensándolo bien, esta puede que no sea la primera, seguramente antes habrás ya resuelto la de “si me quedo 5 minutos más en la cama”.

¿Cuántas decisiones debe tomar un/a project manager en un día de trabajo normal?

No sé si podemos cuantificarlas en un standard, pero seguramente, centenares. La mayoría las podrá solventar de manera casi automática. Por tanto, de sus propias funciones se infiere que una de las competencias clave que deberá tener un/a Project Manager deberá ser la capacidad para la toma de decisiones (TD).

Cierto es que para poder desarrollar de manera óptima dicha competencia, el/la Project Manager deberá haber asumido otras competencias necesarias para este proceso, como puede ser, la capacidad de análisis o pensamiento analítico. Decidir es elegir. Si debo elegir, debo analizar. La elección siempre será más fácil cuantas menos variables influyan en ella y viceversa. En este video podréis ver como Sheena Iyengar, experta en el tema y autora del libro “The art of choosing”, explica que, además, en el comercio de productos cuanta menos es la variedad a elegir, más exitosas serán las ventas.

Para facilitar el proceso en la TD cuando hay que elegir ante una sobrecarga de opciones, la autora nos propone 4 efectivas técnicas:

• CORTAR: Deshacerse de opciones (por ejemplo, de las redundantes).
• CONCRETAR: Conocer las consecuencias de cada opción, hacerlas reales.
• CLASIFICAR: Clasificar las opciones en categorias más amplias.
• CONDICIONAR LA COMPLEJIDAD: Podremos manejar más información si la simplificamos.

En muchas ocasiones, ante muchas variables, la persona decide NO DECIDIR. La propia TD conlleva consigo misma el miedo a la equivocación, riesgo que un/a Project Manager siempre debe asumir.

Podéis verlo subtitulado en español en el siguiente link: Cómo elegir más facilmente

Tal como dice Scott Berkun, cuando te enfrentas a un proyectos solo te puedes encontrar tres tipos de tareas:

1. Las tareas que son importantes.
2. Las tareas que no son importantes.
3. Las tareas que distraen la atención de las tareas importantes.

Los proyectos sufren por las tareas tipo #3.

Los Project Managers separan con cierta facilidad lo que es importante en el proyecto de lo que no lo es. La caja de herramientas dispone de recursos para hacerlo, iniciando por la WBS o el Product Backlog y terminando con el cronograma o la lista de tareas.

Sin embargo, las tareas que distraen van apareciendo durante el proyecto fruto de nuestra rutina, de nuestros antojos, nuestras debilidades o nuestro ego.

Solo existen dos antidotos para mantener el flujo de trabajo : priorización y foco.

Imagen: ell brown

En el 2.011, el 64% de los proyectos consiguieron  sus objetivos y cumplieron con las necesidades de negocio que los originaron.

Esto supone que uno de cada tres proyectos no lo consiguieron, preocupante para todos aquellos que estamos trabajando en el mundo de los proyectos.

Estos son algunos datos que aparecen en del estudio del PMI Pulse of the profession comentada en un post anterior.

Profundizando en estos datos se puede ver que hay empresas que gestionan sus proyectos de forma más exitosa que otras.

Consciente de este hecho y compartiendo la preocupación por los proyectos que fracasan, el PMI va más allá en su estudio y se pregunta:

¿Qué diferencias existen entre las empresas con altos ratios de éxito y las que tienen bajos ratios?

La respuesta a esta pregunta (ver imagen superior) me ha parecido de lo más interesante. Así que he hecho el ejercicio de clasificarlas en tres grupos, factores que afectan a la organización, factores que afectan al Project Manager y factores que afectan a los métodos (en genérico).

Organización

1. Tener sponsors activos en el 80% de los proyectos

11. Tener una PMO

Project Manager

2. Tener más del 35% de Project Managers certificados PMP

6. Tener una carrera profesional para los Project Managers

8. Tener un proceso formal para el desarrollo de competencias del Project Manager

Métodos

3. Uso de Risk Management

4. Uso de Portafolio Management

5. Uso de prácticas estándar de Project Management

7. Uso de Gestión de cambios

9. Tener un proceso formal de madurez de las prácticas existentes

10. Uso de agile Project Management

Las conclusionesn que saco después de esta clasificación es que las empresas que tienen mejores resultados en la gestión de proyecto:

• Cuidan la metodología de gestión de proyectos
• Le dan importancia al Project Manager
• Adaptan la organización a las características de los proyectos

¿Qué conclusiones sacáis vosotros?

Imagenes y datos: PMI

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