Simplificando decides mejor sobre tu proyecto

En el 50% de los casos un directivo emplea menos de 9 minutos en tomar una decisión.

Hace poco vi en video la ponencia de Sheena Iyengar, experta en la toma de decisiones.

Esto me hizo pensar: ¿Cuántas decisiones crees que tomas al día? En realidad, todo hay que decidirlo. No llevas casi una hora despierto/a, sin embargo, ya surge la primera duda (y decisión):

¿Me como ese croissant que tanto me apetece con el café o sigo con la dieta que justo empecé ayer? Pensándolo bien, esta puede que no sea la primera, seguramente antes habrás ya resuelto la de “si me quedo 5 minutos más en la cama”.

¿Cuántas decisiones debe tomar un/a project manager en un día de trabajo normal?

No sé si podemos cuantificarlas en un standard, pero seguramente, centenares. La mayoría las podrá solventar de manera casi automática. Por tanto, de sus propias funciones se infiere que una de las competencias clave que deberá tener un/a Project Manager deberá ser la capacidad para la toma de decisiones (TD).

Cierto es que para poder desarrollar de manera óptima dicha competencia, el/la Project Manager deberá haber asumido otras competencias necesarias para este proceso, como puede ser, la capacidad de análisis o pensamiento analítico. Decidir es elegir. Si debo elegir, debo analizar. La elección siempre será más fácil cuantas menos variables influyan en ella y viceversa. En este video podréis ver como Sheena Iyengar, experta en el tema y autora del libro “The art of choosing”, explica que, además, en el comercio de productos cuanta menos es la variedad a elegir, más exitosas serán las ventas.

Para facilitar el proceso en la TD cuando hay que elegir ante una sobrecarga de opciones, la autora nos propone 4 efectivas técnicas:

  • CORTAR: Deshacerse de opciones (por ejemplo, de las redundantes).
  • CONCRETAR: Conocer las consecuencias de cada opción, hacerlas reales.
  • CLASIFICAR: Clasificar las opciones en categorias más amplias.
  • CONDICIONAR LA COMPLEJIDAD: Podremos manejar más información si la simplificamos.

En muchas ocasiones, ante muchas variables, la persona decide NO DECIDIR. La propia TD conlleva consigo misma el miedo a la equivocación, riesgo que un/a Project Manager siempre debe asumir.

Podéis verlo subtitulado en español en el siguiente link: Cómo elegir más facilmente

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8 Comments

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    Jaume Riera
    29 octubre, 2013

    Me parecen muy correctas las 4 técnicas para tomar decisiones planteadas, aunque yo las dividiría en 2 bloques, cortar y el resto. A diferencia de las tres restantes en que se nos plantea como tomar decisiones la primera nos plantea como evitarlas, creo que es uno de los pasos mas importantes para poder centrarte en decidir aquello que hay que decidir y no caer en ningún caso en el ‘NO DECIDIR’ del final. Como PM no debemos decidir todo lo relativo al proyecto sino eso va a ahogarnos. Centrándome en este primer punto yo ampliaría y hablaría de eliminar (a veces no hay que decidirlo todo y creemos que si), automatizar (quizás haya decisiones banales que se no haga falta tomar a diario) y delegar, dejemos que los demás nos ayuden a decidir y demos peso al resto de equipo para que sepan tomar decisiones de forma independiente. Todo esto repito, no encaminado a no decidir, sino a tener más tiempo para dedicar a las tres opciones restantes y analizar que decisión tomar en situaciones realmente imporantes para el proyecto.

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    Carlos Hoyos
    28 octubre, 2013

    Sin duda la TD es una constante en el rol del PM y como lo han ya comentado en el post, lo hacemos de forma casi intuitiva, también creo que dependiendo del nivel de experiencia en el desarrollo profesional se facilita la TD sobre todo si son aspectos técnicos. Es interesante ver cómo se puede tomar partida de las recomendaciones que nos hacen en el video para entender la condiciones que hacen más fácil la toma de decisiones.

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    Carina
    28 octubre, 2013

    omo comenta Angels en su Post, hasta el momento nunca me había planteado qué cantidad de decisiones tomamos seres humanos durante el día y pienso que esta cantidad seguramente sea mucho más elevada durante un día laboral de un PM. Creo que ni en la vida privada ni en la profesional debería ser una opción el NO DECIDIR y como quien dice, dejar que las cosas tomen su curso. Creo que lo importante es decantarse por una opción y afrontar las consecuencias de ella. Además en el mundo de los proyectos muchas veces las decisiones deben ser tomadas con tanta rapidez que no hay mucho tiempo para analizar los pro y los contras. Por lo cual es muy importante y necesario que un PM posea esta habilidad muy desarrollada.

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    Juan Manuel Pavón
    28 octubre, 2013

    Está claro que si analizamos el proyecto, nos deshacemos de las ideas redundadas o poco relevantes, las analizamos para poder clasificarlas y por último condicionamos su complejidad tenemos muchas garantías de llevar a buen puerto dicho proyecto. En mi opinión más que aplicar un standard de buenas practicas y demás es utilizar la lógica y el sentido común.

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    Fiorella Rodriguez
    28 octubre, 2013

    Me parece una excelente forma de disminuir la cantidad de opciones para decidir. También podríamos añadir una forma de analizar las decisiones mediante preguntas como: qué? Cómo? Cuándo? Por qué? Por ejemplo: ¿Qué queremos lograr después de tomar esta decisión? Esta pregunta nos responde cuál es el objetivo principal por lo cual tomamos esta decisión. Por ejemplo: Si tenemos tres opciones de viaje ya sea Cuba, Méjico o Miami. Nos responderíamos por ejemplo queremos principalmente disfrutar de la playa en una formula todo incluido a un buen precio. Si sabemos por ejemplo que a Cuba y Mejico tienen paquetes ya formados y especializados en playas estos tendrían más peso en la decisión.
    El cómo sería: ¿Cómo queremos llegar al objetivo tomando ésta decisión? Esto nos indica una medida de valoración sobre los medios para llegar al objetivo que viene luego de tomar la decisión. En el caso del viaje, sería preferimos formula todo incluido principalmente playa o queremos también hacer compras.
    El Cuándo sería: ¿Cuándo necesitamos implementar el resultado de la decisión? Esto implicaría revisar los tiempos y las fechas. En el caso del viaje sería revisar los tiempos y disponibilidades de las personas que van a ir de viaje.
    El Por Qué sería: ¿Por qué necesitamos tomar esta decisión? Esto nos haría pensar sobre la visión que tenemos al tomar esta decisión y si ésta conlleva al correcto camino. En el caso del viaje, sería la validación de la decisión por ejemplo de ir a Cuba, si decidimos esto contestaríamos que nuestro principal motivo es pasar vacaciones en la playa con una formula todo incluido y con el mejor precio.

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    juan carlos ortiz
    28 octubre, 2013

    En cada una de la toma de decisiones es importante conocer tanto los retos, beneficios y riesgos que conllevan. Para el líder de Proyecto la necesidad de la decisión que se tome sea en función que genere un mayor éxito o beneficio al proyecto debe priorizar frente a cualquier otra necesidad planteada. O en muchos casos la TD va enfocada en decidir si realizar o no un proyecto, no siempre dar un sí sea la mejor opción o al contrarío demorar o adelantar un proyecto determinado genera descontento y malestar por diferentes grupos de personas afectadas. Pero parte de la labor se basa en afrontar estas decisiones conociendo que al ser evaluadas cada una de las posibilidades se escoja siempre las más favorable sea a un proyecto o a nivel estratégico y crecimiento de la compañía.

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    Angels Amenós
    24 octubre, 2013

    Nunca había sido consciente de ello pero es curioso, porque en mi vida cotidiana suelo llevar a cabo de manera autómatica, las técnicas mencionadas de CORTAR y CONCRETAR ante cualquier decisión. Es decir, tiendo a eliminar las opciones que a mi parecer son menos significativas y analizo los pros y los contras de las restantes, e incluso algunas veces, dependiendo de la complejidad, hasta trato de simplificarlas…
    Esto me lleva a pensar que si en el día a día de un persona ya se ultilizan estas medidas, en el caso de un Project Manager, las elecciones del cual implican tanta responsabilidad, estas directrices sobre la toma de decisiones deberán de seguirse al pié de la letra para poder llegar a la elección mas adecuada y tratar de minimizar los errores.
    Por lo que respecta a la decisión de NO DECIDIR, creo que debe de ser la última de las opciones, porque en el momento en que se abren dos caminos o mas, debes de decidir hacia donde ir para no correr el riesgo de perder el rumbo.

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