Hacía tiempo que no daba una clase de Ejecución y Seguimientos de Proyectos en el MPM de La Salle. Como sólo daba una de las sesiones y tenía que romper con el tópico de que “la planificación es lo más importante del proyecto” la trabajé a conciencia.

Preparé una presentación adicional a las transparencias de clase con consejos sobre ejecución y seguimiento extraídos de las páginas de Consejos al Project Manager y Frases de Project Management éste blog.

Mientras preparaba la clase se me ocurrió utilizar el concepto de zombie inspirándome en una conferencia de Alfonso Alcantara (@Yoriento). Él utilizaba el concepto con los emprendedores y hablaba del Emprendedor Walking Dead.

En el caso de la gestión de proyectos, un Walking Dead Project Manager es aquel que deambula por la reuniones y por los despachos alimentándose sólo de papel, documentos, informes, report… sin ser consciente de la finalidad y sin aportar valor al proyecto.

Elaborando un poco más el concepto, un Walking Dead Project Manager es aquel que:

• Cree que un plan de proyecto es bueno si tiene muchas páginas.
• Rellena formularios y plantillas para todo lo que hace.
• Realiza todas las comunicaciones del proyecto de manera formal y escrita.
• Anexa documentos de word de menos de una página en los correos electrónicos.
• Cree que el equipo debe hacer un report semanal detallado de TODO lo que ha hecho esa semana, incluido el tiempo dedicado al report.
• Firma por triplicado todos los documentos importantes y les envía copias en papel a los interesados con la marca de agua del nombre del receptor.
• Siempre que responde a un correo lo hace con “Responder a todos”.
• Considera que hizo una buena gestión del proyecto si todo se documentó exhaustivamente y se imprimieron varias copias en papel.

¿Eres un Walking Dead Project Manager?

Tenia ganas de cambiar un poco de perspectiva. La mayoría de los post de este blog están escritos desde el punto de vista del que gestiona el proyecto.

En cambio, siempre hemos defendido que el proyecto no es del Project Manager, es de toda la organización y por tanto, los proyectos llegan a buen puerto cuando TODOS los roles involucrados, sponsor, responsables funcionales y equipos de proyecto, realizan correctamente su función.

La oportunidad me ha surgido al leer el blog de Alison Green, Ask a Manager donde habla de los hábitos que puede tener un empleado para llevarse mejor con su jefe.

Inmediatamente he asociado estos hábitos con la relación entre un miembro del equipo de proyecto y el Project Manager.

En este caso los 12 hábitos para conseguir una mejor relación con tu Project Manager quedarían de la siguiente forma:

1. Asegúrate que sus expectativas coinciden con las tuyas.

2. Presta atención al tipo de preguntas que te hace para entender qué le preocupa.

3. Facilita el trabajo de tu Project Manager.

4. Sugiere soluciones siempre que puedas.

5. Asume tu responsabilidad por los errores.

6. Concéntrate en lo que puedes controlar, no en lo que no puedes.

7. Utiliza los métodos de comunicación que el prefiera.

8. Habla con él cuando estés descontento.

9. No te tomes las cosas personalmente.

10. Escucha sus comentarios con mente abierta, no te pongas a la  defensiva.

11. No olvides que su Project Manager es humano.

12. Trabaja con él con energía y resolución.

No se trata de hacer “la pelota” o “la rosca” al Project Manager sino  conseguir entenderse mejor con él y lograr que el proyecto tenga éxito.

Si creéis que falta alguno no dudéis en comentarlo.

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12 hábitos para que tu equipo te quiera

Foto: d35ign

Al final de un evento de Project Management que asistí la semana pasada, tuve una interesante conversación con varios Project Managers sobre su día a día.

El omnipresente tema del impacto de la situación económica condicionó la temática y estuvimos un buen rato hablando sobre sus preocupaciones como responsables de proyecto.

Las diferentes intervenciones y preocupaciones que apuntaban me recordaron un post que leí hace poco acerca de esta misma temática en el blog  Kelly’s contemplation.

Aunque la muestra utilizada en el post es reducida y de ámbito estadounidense, muchos de los puntos coinciden con la conversación que tuve, así que lo considero un buen punto de inicio para disponer de una lista de los elementos que preocupan en nuestra profesión.

He hecho una libre adaptación y la lista de las preocupaciones de los Project Managers podría quedar así:

1. Mucha dedicación a las tareas administrativas.
2. Compartir recursos con otros proyectos.
3. Relación con los proveedores.
4. Dependencias de otros departamentos o unidades.
5. No ser considerado por el equipo como parte del  “nivel de dirección”.
6. La dificultad de lidiar con clientes que no entienden la idiosincrasia de su proyecto.
7. Poca preparación para la gestión de equipos virtuales o internacionales.
8. Poca influencia en la gestión del presupuesto.
9. Falta de cultura en el uso de herramientas informáticas para gestionar el proyecto.
10. La figura del project manager se este encasillando en un estereotipo.

En mi opinión, si miramos las nueve primeras con perspectiva veremos que las mejoras en los últimos años han sido importantes. En cambio la 10, que la figura del project manager quede encasillada, la considero ciertamente preocupante; creo que el rol de Project Manager todavía tiene que evolucionar mucho.

¿Qué pensáis?