Gestionar calendarios en Microsoft Project

Post realizado por Julio Iglesias, profesor de Herramientas informáticas en el MPM de la Salle

Una de las dudas habituales al trabajar con Microsoft Project es cómo gestionar los calendarios. Es muy habitual crear/modificar un calendario que queremos (re)aprovechar en futuros proyectos. También la posibilidad de borrar aquellos que ya no necesitemos. Esto lo podemos hacer a partir de la gestión de la plantilla de Project.

Veamos a partir de un pequeño ejemplo y con Project 2010, cómo podemos gestionar los calendarios.

En primer lugar, crearemos un calendario desde la opción “Cambiar tiempo de trabajo” en el menú “Proyecto” de la cinta:

Nos aparecerá entonces el formulario desde donde se crean/modifican los calendarios. Desde allí, podemos crear un nuevo calendario pulsando sobre el botón “Crear Calendario”.

Para el ejemplo, crearemos un calendario llamado “Calendario de Ejemplo” basado en el calendario Estándar. Este nuevo calendario lo podemos asignar como Calendario del proyecto, para un recurso de tipo trabajo o bien como calendario específico de una tarea.

Ahora podríamos realizar cualquier modificación/excepción sobre este calendario.

El problema suele aparecer cuando queremos aprovechar y disponer de este calendario en cada nuevo proyecto que realicemos desde nuestro ordenador.

Para poder tenerlo disponible, debemos ir a la opción “Organizador” que se encuentra en el menú “Archivo” en la cinta en la parte superior.

Allí nos aparecerá la siguiente pantalla, desde donde podemos gestionar no sólo los calendarios, sino multitud de opciones que hayamos creado en nuestro proyecto y que bien queramos eliminar o tener disponibles cada vez que hagamos un nuevo proyecto.

En la parte de la derecha, nos aparecen los elementos que hay en la plantilla “Global.MPT” – no sólo calendarios, sino también tablas, filtros, informes, vistas…-, y en la parte de la izquierda, los elementos que tenemos en el proyecto actual. Si queremos incluir el nuevo calendario en la plantilla y así tenerlo siempre disponible en nuestros proyectos, bastará con pulsar sobre el botón “Copiar”. Si no queremos utilizarlo más, basta con pulsar sobre el botón  “Eliminar”.

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