Ya hemos finalizado el proyecto, completado el alcance y conseguido la aceptación por parte del cliente de todos los entregables. ¿Qué hacemos ahora?
La respuesta es obvia y muchas metodologías de proyecto la incluyen: una revisión post-implementación.
Necesitamos saber si ha sido un éxito o ha sido un fracaso, qué ha ido bien, qué ha ido mal y qué podemos mejorar para la próxima vez, y todo con la perspectiva y tranquilidad que nos da el haber acabado el proyecto.
Parece evidente, pero no siempre se hace, a veces porque el project manager tiene que cambiar rápidamente de proyecto y a veces porque los stakeholdes no ven la necesidad o el valor.
Respecto a este tema he leido un artículo en el número de noviembre del PM network, la revista del PMI. Con el título “El final solo es el principio”, el autor nos desgrana las áreas importantes en las que una revisión post-implementación nos puede ayudar y el valor que tiene cada una de ellas.
Os las detallo a continuación con mis propias adaptaciones:
1. Entregables finales vs las lineas de base iniciales
Al comparar el resultado obtenido con el alcance inicial podemos sacar valiosas conclusiones sobre la forma en la que definimos la solución y en la forma en la que se han ido aplicando los cambios.
2. Rendimiento del project manager
Las competencias del project manager son de gran importancia para el éxito del proyecto y, al igual que otros aspectos del proyecto, el rendimiento del project manager y sus competencias se han de evaluar para identificar donde se pueden mejorar.
3. Rendimiento del equipo
Al igual que el punto anterior aplicaba al project manager, en éste la evaluación es al equipo con propósitos educativos y de mejora. No es cuestión de apuntar a nadie con el dedo sino buscar mejorar en la organización del equipo y en la distribución de recursos.
4. Presupuesto y cronograma
Cuándo se entregará y cuánto costará son siempre preguntas en boca de la alta dirección que necesitan un capítulo especial en la revisión final. No nos podemos quedar sólo en pensar que ha costado más o menos de lo previsto o que se ha entregado más temprano o más tarde. Como si se tratara del estudio de viabilidad inicial, debemos evaluar de forma organizada y objetiva la justificación del proyecto, de sus costes y del valor obtenido.
5. Metodología de gestión del proyecto
Los métodos utilizados en la gestión del proyecto también han de ser evaluados para saber qué aspectos están funcionando de forma adecuada y por qué motivos.
6. Idea inicial y alineamiento estratégico
Al inicio del proyecto se realizan múltiples evaluaciones de la idea y del concepto tanto técnicas como estratégicas, pero nunca una vez acabado el proyecto. En la revisión post-implementación se debería evaluar el concepto inicial y su encaje en la estrategia y en la diferenciación que se ha conseguido.
7. Impacto ecológico
No siempre tenemos la consideración adecuada hacia el medio ambiente en las diferentes fases del proyecto. El proceso de revisión es una gran oportunidad para observar con perspectiva el impacto del proyecto en el medio ambiente.
8. Las conclusiones de la revisión post implementación
Todos los aspectos del proyecto han de ser analizados y actualizados sin excepción alguna. Las lecciones han de estar orientadas a ser aprendidas.
¿Habéis acabado el proyecto? Pues ya sabéis, tanto si lo dice como si no lo dice vuestra metodología, tanto si vuestros stakeholders quieren o no, tenéis que realizar una revisión post-implementación.
Totalmente de acuerdo con la revisión,es un ejercicio importantísimo que hay que realizar… buen articulo.
Buen artículo y guía para aplicar al cierre de nuestros proyectos. En algunos casos cuando se termina un proyecto y se tiene que iniciar otro inmediatamente; el tiempo y dedicación para el análisis se vuelve crítico, se hace necesario revisar el proyecto realizado y preguntarse ¿qué es aquello donde no debo volver a equivocarme?, ¿cómo lo haría mejor?, ¿cuáles son las cualidades que deseo en mi equipo?, ¿qué debo mejorar como persona y líder? y sobre todo ¿cuál va a ser el siguiente nivel de madurez en gerencia de proyecto que voy a aplicar?, pensar en aquello que marcará la diferencia entre el nuevo proyecto y el proyecto cerrado.
Creo que se hace una revicion implicita a todo los procesos donde el PM estaria involucrado, una de las bases fundamentales de la gestion de proyectos es la recopilacion y la experiencia que se puede brindar a los nuevos proyectos entonces si el final es el principio de los nuevos proyectos
Buen resumen de todas las áreas a revisar tras finalizar un proyecto, debo reconocer que en mi experiencia de los últimos años, aunque no de manera formal sí que he realizado estas reflexiones y considero que realizarlas por escrito ayuda a un mejor análisis e interiorización de las lecciones aprendidas.
La revisión es un volver a empezar….y revisar!
Totalmente de acuerdo con este detallado artículo. Enhorabuena!
Marcial Herrero de Zabaleta