Review Category : General

LOS 7 ERRORES MÁS COMUNES EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

 

7 errores

1). No tener claro el objetivo del proyecto. 

¿Cuántas veces nos vemos los Project Managers dirigiendo proyectos sin tener realmente claro los objetivos del proyecto? Tener unos objetivos claros significa tener una hoja de ruta que guiará nuestro proyecto de una manera más precisa.De esta manera podemos conocer la mejor manera de gestionarlo y de comprometer a los interesados para determinar los criterios de éxito.

2). No involucrar a los responsables de los equipos en la fase de planificación.

Si no se  tiene en cuenta la participación de quienes van a intervenir más directamente en el proyecto se puede ver afectada la precisión del planning y podrán aparecer dificultades a la hora de conseguir que las personas comprendan lo que se espera de ellas y cuáles son las metas fijadas.

3). Errores de comunicación en los proyectos.

La Dirección de proyecto debe encargarse de mantener unos buenos niveles de comunicación si quiere evitar el fracaso en el proyecto. Algunos medios utilizados para explotar las diferentes líneas de comunicación son: Reuniones, reporting y softwares de gestión de proyecto que permitan compartir la información.

4). No se realiza un seguimiento y control del proyecto. 

Cuando el project manager desconoce el estado real del proyecto y no es consciente de la evolución del proyecto, difícilmente podrá realizar acciones correctivas para llevarlo de nuevo a las líneas base previstas.

5). No tener un sistema o plan de gestión de cambios. 

El éxito o fracaso del proyecto muchas veces depende de los cambios que surgen en la ejecución del proyecto y de como los gestionamos. Tener claro la gestión de cambios en los proyectos ayudará sobremanera a alcanzar los objetivos.

 6). Saltarse el análisis de riesgos:

Un riesgo no concebido es un riesgo doble. Esto no quiere decir que desarrolles artes de adivino, pero sí que al menos efectúes un análisis exhaustivo de las amenazas que pueden materializarse en etapas posteriores. Recuerda que la gestión de riesgos también se traduce en menores costes.

7). Las lecciones aprendidas no existen.

Muchas veces nos olvidamos de aprender de los errores, por los que volvemos a cometerlos una y otra vez. No podíamos finalizar esta colección de errores sin mencionar las lecciones aprendidas.

 

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10 consejos para rendir mejor en el trabajo

10 consejos para rendir mejor

1. SER PROACTIVOS: Ser responsables de nuestras vidas. Según el diccionario de la Real Academia Española: Proactivo es aquella persona que toma el control y decide qué hacer en cada momento, anticipándose a los acontecimientos. No podemos justificarnos basándonos en el las circunstancias, hemos de adelantarnos a los posibles acontecimientos para poder tomar la dirección más adecuada para nosotros mismos.

2. TRABAJAR EN NUESTRO MEJOR MOMENTO DE CONCENTRACIÓN: A veces nos encontramos en momentos de estrés o agobio que nos impide dar el máximo de nosotros. Por ello en estos momentos lo mejor es descansar la mente y realizar otras actividades para expulsar este estrés y posteriormente rendir mejor.

3. ESPECIFICAR OBJETIVOS Y NO TIEMPOS: Actualmente la mayoría de los empleados cuentan las horas que trabajan sin tener en cuenta los objetivos conseguidos. Deberíamos fijarnos en aquellas metas que hemos cumplido y dejar más de lado la presencia física en el ámbito laboral, ya que a veces lo que pasa es que estamos presentes físicamente pero no psicológicamente.

4. APROVECHAR NUESTROS MOMENTOS DE MÁS ENERGÍA: No siempre disponemos de la misma energía. Por ejemplo, hay alumnos que en exámenes prefieren estudiar durante la noche y otros durante el día. En el trabajo es lo mismo, quizá somos más productivos en una hora determinada del día, entonces debemos aprovechar al máximo ese momento para sacar el mayor provecho de nosotros mismos.

5. ORGANIZAR LAS TAREAS: Debemos utilizar algún tipo de calendario o blog de notas para planificar todo aquello que debemos hacer.

6. EVADIRNOS DE AQUELLO QUE NOS ENTRETIENE: Aquellas tareas en las que has de dedicar mucho tiempo, requiere desconectar de todos aquellos elementos que pueden entretenernos. Por ello Internet, las redes sociales, el teléfono móvil y la comida, son aspectos que pueden llegar a entretener muchísimo.

7. TRABAJO EN EQUIPO: Con el fin de aglutinar esfuerzos para conseguir un resultado común. Debemos tener en cuenta y valorar aquellas opiniones que son diferentes a las nuestras y darnos cuenta si podemos encontrar soluciones lo más eficientes posible.

8. TENER PASIÓN POR LO QUE HACESDebemos intentar tener una gran motivación en nuestro trabajo ya que le dedicamos la mayoría de horas de nuestro día a día. Un trabajador motivado está más predispuesto y es más productivo a la hora de realizar sus tareas laborales.

9. DIETA SALUDABLE Y EJERCICIO: Somos lo que comemos. Comer bien es fundamental para rendir mejor en el trabajo. La energía y bienestar que te pueden dar algunos alimentos es básico para que en el trabajo podamos sentirnos mejor. A veces acumulamos un gran nivel de estrés que provoca que cada trabajo que hacemos se nos haga una montaña. Por ello es básico realizar ejercicio para descargar el estrés y las endorfinas.

10. HAZ DESCANSOS: Todos y cada uno de nosotros necesitamos realizar un “break” cada 2/2:30h. Nuestro cerebro no está preparado para trabajar tantas horas seguidas con la misma energía, por ello es muy importante darnos un respiro para que cuando volvamos a ponernos manos a la obra seamos más productivos.

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La gestión del tiempo en entornos inestables

time-managementLos seres humanos organizamos nuestras vidas en base a distintos patrones y entre ellos uno de los más utilizados es el relativo al tiempo. Así, muchos gestionamos nuestro día a día condicionados por la rigidez de las cuadrículas de nuestras agendas sin pararnos a pensar en lo irrecuperable e irreemplazable de cada momento vivido. Pero ¿Debemos gestionar el tiempo siempre bajo los mismos parámetros o debemos adecuar dicha gestión a la realidad que nos rodea?

La respuesta la podemos hallar en la actualidad política del país. Durante estos últimos meses el panorama político autonómico y estatal, con sus idas y venidas de reuniones para intentar formar gobierno, nos ha revelado de forma significativa la importancia de una buena administración de los tiempos en entornos cambiantes e inestables. Hay momentos en los que los gestores de proyectos, bien sean proyectos políticos, bien sean de cualquier otra índole, deben dar un paso adelante y tratar de dar respuesta de forma rápida y diligente a los requerimientos de los distintos agentes interesados en dichos proyectos, conocidos en el argot de los Project Managers como Stakeholders.

Hoy en día se deben gestionar las expectativas de los distintos actores con premura porque, en un mundo tan globalizado, interconectado y cambiante como el actual, uno de los análisis más estilados es el de los tempos utilizados. En dicho entorno, estos actores estudian y analizan quién hace qué pero, sobre todo, cuándo hace qué para inferir sus propias teorías y establecer sus propias conclusiones. El gestor debe tener esto en mente y activar con presteza toda su maquinaria intelectual para gestionar comunicaciones y expectativas eficazmente, tanto en el fondo como en la forma. Se requiere de más diálogo e interacción a la vez que se dispone de menos tiempo para hacerlo, por lo que es un buen ejercicio centrarse en lo valioso y abandonar lo superfluo, acelerar la toma de decisiones, adelantar el impacto de las mismas e informar de manera eficiente a los interesados.

Sea como fuere no hay recetas mágicas más allá de aprender a amar nuestro tiempo y a gestionarlo eficientemente como el preciado bien que es. Como dijo Jean Paul Sartre “No perdamos nada de nuestro tiempo; quizá los hubo más bellos, pero este es el nuestro”.

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Leadership and knowing who you are

Leadership_Project_ManagementThere are tens, hundreds or perhaps thousands of valid leadership definitions from renowned authors, all over the place! You find them in books, blogs, videos, articles, courses, seminars… you name it! So which one to follow? Which one to consider over the others? The one you like most? The one that is most “comfortable” for you?

When I teach Leadership or facilitate processes of Leadership Development, even if I do quote some Leadership definitions and Leadership practices, what is most important to me is that clients and students experience the deep reflection of who they are. What kind of a leader can you turn into if you don’t know much about yourself? Will you be ready to influence others and be followed if you barely know the surface of your own identity?

Getting to know oneself is a life journey, but it is never late to start. And true leaders (pick your favorite!) are clearly people that spend time in their personal/professional development. Such development processes always call for facing identity questions, personal mission/vision questions, and vocation/profession questions.

Have you ever thought about what kind of leader you are/you want to be? And about who you are right now, today? Are you your behaviors? Are you your context? Are you your skills? Are you your beliefs or your values? Are you your memory or your life habits? Are you something else? WHO ARE YOU?

Some questions bring answers, and some others bring new questions which lead us in a path of growth and development. So the above are indeed simple questions with no simple answers. But I assure you that simply reflecting about them makes you a stronger and wiser person; someone ready to lead because of the clarity gained within. It doesn’t matter if you are a project manager, a team leader, a Buddhist, a parent, or a student. Take a moment (or many moments!) to think about it. Because, how can you lead others, and how can you lead yourself, if you don’t know who you are, or at least reflect about it?

Rafael García Monroy

Leadership Professor

Change agent, coach

rafael.garcia@meta-cohaerentia.com

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