About the author  ⁄ lasalle2017

1. Falta de comunicación

Uno de los errores más graves que puede cometer un Project Manager es no gestionar bien la comunicación. Cualquier persona que trabaje en este ámbito debe tener unas habilidades comunicativas excelentes que le sirvan para relacionarse con el resto del equipo de manera óptima. Se recomienda que cada proyecto empiece con una reunión en la que todo el equipo pueda discutir los objetivos. Esto es una oportunidad para conocer al Project Manager y para repasar las expectativas de todos los compañeros.

En este sentido,el Project Manager debería dividir el proyecto en tareas más pequeñas, asignándolas individualmente y asegurando que cada miembro entiende su rol y sus prioridades.

La comunicación tendría que ser continua y directa durante todo el proyecto para que, tanto el equipo como el cliente, puedan tener un feedback constante. Escoger unos canales de comunicación concretos y unos tiempos adecuados son clave para evitar uno de los errores más comunes: la falta de comunicación.

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2. Usar un software inadecuado

¿Todavía usas hojas de cálculo para administrar proyectos? El Software de administración de proyectos debería ser adecuado a los proyectos de cada PM y tendría que ayudarle a organizar y asignar trabajo, así como a mostrar el progreso de este. Para ello, debe asegurarse de que las herramientas utilizadas están adaptadas a las respectivas necesidades y de que todo el equipo esté cómodo con esta herramienta.

Hay miles de opciones en lo que se refiere a herramientas y Softwares para utilizar en Project Management y, aunque parezca que elegir una opción u otra es una decisión sin importancia, en muchas ocasiones puede marcar la diferencia. A diferencia de lo que podríamos pensar, la mejor opción no es siempre la más novedosa o la que disponga de una tecnología más avanzada, ya que puede que el proyecto no requiera tales herramientas o que el equipo no esté preparado para usarlas. En resumidas cuentas, el Software que ofrezca más posibilidades no tiene por qué ser el mejor.

Así pues, antes de elegir un Software, el Project Manager tiene que estudiar y evaluar qué necesidades tiene y en qué medida el equipo está adaptado al uso las diferentes herramientas.

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3. No hacer Benchmarking ni medición de lasfinanzas

Una cosa tan sencilla como hacer mediciones puede marcar la diferencia entre conseguir que un proyecto sea exitoso o que no lo sea. Por ello, es importante establecer un estándar para medir el progreso en todo el proyecto desde el principio. Idealmente, se deben programar revisiones semanales para asegurar que se encuentra en el camino correcto y tener un marco que poder seguir para permita hacer ajustes si algo se retrasa.

Las soluciones de gestión de proyectos pueden volverse complejas y proporcionar más KPI de los que se necesitan. Si el software de gestión de proyectos cuenta con paneles e informes personalizables y fáciles de utilizar, suponen una gran ventaja. De esta forma, el Project Manager puede decidir qué finanzas del proyecto y otros KPI se van a enfocar, y más tarde obtener la información necesaria de manera directa. No debemos olvidar, aun así,el aspecto humano del seguimiento de proyectos. Lo mejor en este caso es utilizar un software de gestión de proyectos con seguimiento de tiempo para poder hacerse una idea de la cantidad de trabajo que se está realizando y para evaluar la eficiencia de los diferentes miembros del equipo.

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4. No controlar el Scopecreep

El Scope creep, también conocido como “síndrome de lavadero” o “corrupción del alcance”,se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un proyecto que suceden cuando ese no está definido, documentado o controlado correctamente. El miedodetodoProjectManageresnocumplirlosobjetivosyexcederseenpresupuesto y tiempo.

Este problema suele ser un resultado de un mal control de cambios o de una carencia en la identificación inicial de qué se requiere para lograr los objetivos del proyecto. Aun así,también puede haber casos externos en los que el motivo sea, por ejemplo, clientes que fomenten la ambigüedad a fin de evitar compromisos.

Cuando un proyecto está en curso, el Project Manager puede encontrarse ante la necesidad de cambiar algunas cosas o que el cliente solicite algunas modificaciones. Lo mejor es comunicarse con el cliente por adelantado sobre las solicitudes de cambio y saber cómo se manejarán. Establecer un marco definido que poder seguir para tomar decisiones con respecto a los cambios y cómo priorizarlos es clave para presupuestar el tiempo y anticiparse a los cambios para manejarlos con éxito.

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 ¿Qué es un riesgo?

Antes de pasar a identificar un riesgo es básico sabpeligro-300x264er qué es. Un riesgo es una situación conocida, que puede ocurrir o no, y que si ocurre puede afectar a la capacidad de para cumplir los objetivos de un proyecto. El hecho de que esta situación sea conocida es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa.

La identificación de riesgos se lleva a cabo en la fase de planificación empresarial. Después de establecer las personas que participaran en el proyecto, las tareas a realizar y el cronograma, ya se puede empezar a pensar en los riesgos que pueden existir,  ya que este tipo de situaciones suelen ir relacionadas con las tareas y pueden surgir de aspectos relativos al equipo o tiempo.

Por ejemplo: Si empezamos la construcción de paredes en Octubre y no la finalizamos antes de que llegue el invierno tendremos que poner un sistema de calefacción para trabajar que aumentará el coste final considerablemente.

 

Técnicas para identificar riesgos

Para poder apreciar este tipo de situaciones antes que ocurran se ha de hacer un trabajo de investigación, control y revisión a partir de diferentes técnicas:

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1. Revisar documentes existentes:

Estos documentos son propios de la empresa y pueden ser tanto sobre información interna como externa.

-          Project Charter: El Project Charter es una herramienta crucial en la que se detallan los aspectos de un proyecto y se delimitan el alcance de este. Por lo que una definición poco precisa del alcance en estos documentos puede suponer un riesgo de no cumplir con las expectativas de los stakeholders.

-          Los planes de proyecto: El hecho de estar usando planes basados en experiencias anteriores o planes totalmente nuevos puede variar el riesgo de productos.

-          Cronograma PERT: En el cronograma PERT se muestran las diferentes tareas que se van a llevar a cabo en el proyecto y la relación que hay entre ellas. El hecho que podamos apreciar los efectos que hay entre las diferentes tareas puede ayudar a identificar situaciones de riesgo.

-          Lista de riesgos: Esta técnica se basa en redactar una lista de posibles situaciones de riesgo que se pueden dar, basada en parte, en la experiencia de proyectos anteriores. De esta manera nos aseguramos de haber considerado, sino todas, muchas posibles fuentes de riesgo.

-       Lista de suposiciones: Los proyectos se realizan a partir de un plan de negocio basado en una serie de suposiciones. Si estas suposiciones no se cumplen pueden llegar implicar un riesgo real para el proyecto.

 

2. Conseguir Información de terceras personas:

Estas técnicas consisten en conseguir información a través de grupos de personas que tienen cierto conocimiento o experiencia sobre el proyecto aunque no trabajen en él.

-          Brainstorming: Miembros del proyecto o expertos externos al proyecto generen una lista de posibles riesgos bajo la supervisión de un moderador.

-          Método Delph: Se trata de un método para conseguir el consenso de diferentes expertos sobrdescargae situaciones de riesgo, en el que el moderador recoge la información de los diferentes expertos, y después de ordenarla la distribuye al grupo de expertos.

-          DAFO: Un buen análisis de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de nuestro proyecto nos permitirá identificar riesgos potenciales que pueden afectar a nuestro proyecto.

-          Entrevistas: El director de proyecto se entrevista con los usuarios o con personas con experiencia y conocimientos relevantes para el proyecto, para conseguir información sobre posibles situaciones de riesgos.

-          Juicio de expertos: Esta técnica consiste en encontrar a directores de proyectos que han dirigido un proyecto similar al nuestro. Hablar con ellos y aprovechar su experiencia será de gran ayuda  para identificar riesgos potenciales.

 

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7 errores

1). No tener claro el objetivo del proyecto. 

¿Cuántas veces nos vemos los Project Managers dirigiendo proyectos sin tener realmente claro los objetivos del proyecto? Tener unos objetivos claros significa tener una hoja de ruta que guiará nuestro proyecto de una manera más precisa.De esta manera podemos conocer la mejor manera de gestionarlo y de comprometer a los interesados para determinar los criterios de éxito.

2). No involucrar a los responsables de los equipos en la fase de planificación.

Si no se  tiene en cuenta la participación de quienes van a intervenir más directamente en el proyecto se puede ver afectada la precisión del planning y podrán aparecer dificultades a la hora de conseguir que las personas comprendan lo que se espera de ellas y cuáles son las metas fijadas.

3). Errores de comunicación en los proyectos.

La Dirección de proyecto debe encargarse de mantener unos buenos niveles de comunicación si quiere evitar el fracaso en el proyecto. Algunos medios utilizados para explotar las diferentes líneas de comunicación son: Reuniones, reporting y softwares de gestión de proyecto que permitan compartir la información.

4). No se realiza un seguimiento y control del proyecto. 

Cuando el project manager desconoce el estado real del proyecto y no es consciente de la evolución del proyecto, difícilmente podrá realizar acciones correctivas para llevarlo de nuevo a las líneas base previstas.

5). No tener un sistema o plan de gestión de cambios. 

El éxito o fracaso del proyecto muchas veces depende de los cambios que surgen en la ejecución del proyecto y de como los gestionamos. Tener claro la gestión de cambios en los proyectos ayudará sobremanera a alcanzar los objetivos.

 6). Saltarse el análisis de riesgos:

Un riesgo no concebido es un riesgo doble. Esto no quiere decir que desarrolles artes de adivino, pero sí que al menos efectúes un análisis exhaustivo de las amenazas que pueden materializarse en etapas posteriores. Recuerda que la gestión de riesgos también se traduce en menores costes.

7). Las lecciones aprendidas no existen.

Muchas veces nos olvidamos de aprender de los errores, por los que volvemos a cometerlos una y otra vez. No podíamos finalizar esta colección de errores sin mencionar las lecciones aprendidas.

 

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