Post realizado por Julio Iglesias, Profesor del MPM de la Salle

Uno de los puntos a tratar en cualquier planificación que realicemos para un proyecto es la gestión de los hitos. ¿Cómo podemos hacerlo desde Project? ¿Qué opciones tenemos?

Frecuentemente, asociamos un hito a ese “punto negro” que nos aparece en el Diagrama de Gantt, típicamente al final de una fase o actividad. Desde un punto de vista purista, la duración es cero y no se le deberían asignar recursos, ya que no nos generará horas de trabajo.

Algo que suscita cierta sorpresa a la hora de trabajar con Project es la posibilidad de establecer hitos con duración distinta a cero. Esto lo podemos hacer creando una tarea y haciendo doble clic en la misma. En el formulario que nos aparece y desde la pestaña “Avanzado”, abajo a la izquierda tenemos la opción de marcar dicha tarea como un hito. Aunque su duración no sea cero.

De esta forma, en el diagrama de Gantt, aparece, también como un punto. Destaca el hecho de que aunque la duración sea 0, se muestra la fecha en el eje temporal y la fecha en la que acabaría la tarea.

Un ejemplo de cuándo podríamos utilizar esta opción sería una reunión de seguimiento, en la que hemos de incluir recursos externos que nos tarifican por horas. De esta forma, cada hora dedicada por los recursos, implica un coste asociado a la tarea / proyecto.

Como comentábamos, conceptualmente un hito tiene duración 0, pero siempre es interesante conocer que desde Project – otras herramientas no disponen de esta opción – podemos utilizarla.

Michael Porter es un experto en la dirección de empresas, sobretodo desde el enfoque de la estrategia empresarial y la competitividad. Una de sus aportaciones más conocidas y reconocidas en este campo es el llamado “Análisis de las 5 fuerzas”.

 Este análisis tiene en cuenta distintos elementos para realizar una evaluación de cuál es la posición de una empresa en relación a sus competidores. Las 5 fuerzas que se analizan son las siguientes:

 -          Poder de negociación de los proveedores:

Este elemento se refiere al poder de negociación de algunos proveedores a causa de su especificidad (algunos monopolios), por el impacto o la concentración de los insumos que proveen. Algunas variables que influyen en este elemento son: Concentración, diferenciación, costo, impacto, etc de los insumos proveídos.

 -          Poder de negociación de los compradores o clientes:

Si los compradores o clientes disponen de nuevos productos a precios más competitivos el poder de negociación será más elevado. Hay varias variables que influyen en este elemento como son: Precio, compras totales, diferencias entre productos, identidad de marca, calidad del producto, etc

 -          Amenaza de nuevos entrantes:

Hace referencia al volumen de nuevas empresas que ofrecen productos/servicios similares a los ofrecidos por una empresa. Hay que tener en cuenta: Existencia de barreras de entrada, economía de escala, diferencias de producto en propiedad, valor de la marca, los costes de cambio, los requerimientos de capital, etc.

 -          Amenaza de productos sustitutos:

Se refiere a la amenaza que existe para una empresa cuando aparecen en el mercado productos sustitutos en referencia al propio. Habrá que evaluar: Propensión del comprador a sustituir, los precios de los otros productos, el coste y la  facilidad de cambio del comprador, etc

 -          Rivalidad entre los competidores:

Mide la intensidad de la rivalidad entre la empresa y sus competidores reales y potenciales. Se evalúa gracias al resultado de la información del resto de elementos. Se valorarán entonces: el poder de los competidores, el poder de los proveedores, la amenaza de nuevos proveedores, la amenaza de productos sustitutivos, el crecimiento industrial, la sobrecapacidad Industrial, las barreras de salida y la diversidad de competidores.

Algunas de las estrategias comúnmente tomadas por algunas empresas son:

-          Dividir y segmentar clientes para reducir su poder

-          Establecer políticas de win-win que aten a los proveedores

-          Innovar y añadir valor al producto para evitar competencia

-          Diferenciar el producto para evitar los sustitutivos

-          Evitar guerras de precios

Y vosotros/as, ¿habéis utilizado alguna vez este análisis para la estrategia empresarial de vuestra empresa o para evaluar un proyecto?

Antes de iniciar un proyecto se suelen hacer estudios iniciales o previos donde se evalúa de distintas maneras la viabilidad del mismo. En muchas ocasiones, el/la PM no tiene ocasión de participar de esta valoración, ya que se incorpora a gestionar el proyecto con posterioridad a que se haya decidido si éste sigue adelante o no.

Durante la planificación estratégica de una empresa y, porque no, también de los proyectos se utilizan varias herramientas para poder analizar con más detalles los beneficios y riesgos del proyecto, entre otras variables. Uno de los más utilizados es el análisis DAFO. Esta herramienta posiciona las distintas variables del proyecto en 4 categorías: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. En inglés recibe el nombre de SWOT: Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats.

El análisis DAFO consta de 4 pasos:

• Análisis Externo (también conocido como “Modelo de las cinco fuerzas de Porter” del que hablaremos en un futuro post)
• Análisis Interno
• Confección de la matriz DAFO
• Determinación de la estrategia/decisión a emplear

Algunas de las variables a medir pueden ser: situación y viabilidad económico-financiera, participación e impacto en el mercado, calidad, capacidad innovadora, riesgos, competidores, etc

La confección de la matriz permite visualizar de una manera rápida y objetiva donde situar cada una de estas variables y facilita la toma de decisiones. A continuación os mostramos un ejemplo de matriz DAFO.

 Y vosotros/as, ¿habéis utilizado esta técnica alguna vez para “ayudaros” en la toma de decisiones?