¿Os habéis sentido en algún momento como si por un segundo perdierais el control en vuestro proyecto?

Seguramente muchas de las personas que seguís este blog, en vuestros puestos de trabajo como PM habéis tenido esa sensación.

Resulta que este verano leí un post en el blog de www.projectmanager.com que hablaba precisamente de esto y me gustaría compartir con vosotros/as las conclusiones a las que llega su autor.

Según comenta son varias las razones por las que un/a PM puede llegar a perder el control:

• Empezar con la ejecución de un proyecto el cual aún no está bien analizado, estudiado o diseñado. Aún no estaba listo para desempeñarse como tal.
• Personas de “personalidad fuerte” que utilizan este trabajo como “trampolín” para su carrera profesional, en lugar de ofrecer su potencial para sacar adelante el proyecto.
• Querer mantener el alcance de todas las peticiones del cliente. No decir “NO” a algunas de las peticiones si no se puede tener el control de los cambios que generan las mismas.
• PM que quieren abarcar demasiado y no pueden trabajar cómodamente y con absoluto control del proyecto.

Sin embargo (no todo van a ser malas noticias) en el mismo post nos dan consejos de como volver a recuperar el control de nuestro proyecto:

1. CONFIRMAR: No dar por hecho que cada función se desarrolla correctamente o que cada persona del equipo desempeñará adecuadamente su puesto de trabajo, … sin confirmarlo.
2. EVALUAR: No se trata únicamente de confiar en la palabra de quienes confirman que todo está saliendo a la perfección, sino poder evaluar puntualmente ese trabajo para cerciorarnos que es una realidad común para todos/as. Como dice el post “no es cuestión de dudar de nuestro equipo, sino corroborar que la definición de lo que es correcto es la misma que la nuestra”.
3. MODIFICAR: Todo aquello que creamos conveniente para recuperar las riendas de nuestro proyecto y enfocarlo hacia aquellos objetivos fijados previamente.
4. INFORMAR: a las personas del equipo de aquellas modificaciones o cambios que se van a implementar para reconducir la dirección del proyecto.

¿Os habéis encontrado alguna vez con alguna de estas casuísticas y os han hecho perder el control de vuestro proyecto?

¿Os parece que estos consejos son suficientes para reconducir un proyecto? ¿Añadiríais alguno más?

Post escrito por Lluís Balló, profesor de BES La Salle

A los arquitectos les pasa como al personaje de Molière de “Le bourgeois gentilhomme”, que se sorprende porque es capaz de hablar en prosa sin saberlo: muchas de las actividades que realizan para desarrollar su actividad son trabajos que coinciden con los de Project Management:

• Programas de necesidades que son análisis de requerimientos, Estados de mediciones basados en los paquetes de trabajo de la WBS, Planes de Control de Calidad sobre materiales y partidas de obra ejecutada, presupuestos detallados y desglosados, certificaciones mensuales que reflejan el progreso de la obra…

Otras veces, ya sea de manera accidental o porque no hay nadie más disponible, le toca realizar tareas de gestión que ni quieren ni les gusta, por el poco valor que aportan a lo que consideran el “Core Business” de su trabajo, que es el diseño arquitectónico y la Dirección de la Obra:

• Obtención de licencias administrativas, selección de proveedores, comparación de ofertas, etc.

El caso es que el arquitecto con un perfil clásico ha tenido ocasión de desarrollar muchas de las habilidades que se necesitan en un Project Manager y, por ello, debería estar posicionado en una situación muy favorable frente a la demanda en este campo. Pero la falta de predisposición de unos (arquitectos) y la poca confianza de otros (promotores), hace que lamentablemente haya pocos puntos de encuentro.

Para entender esta situación tenemos que mirar al entorno, donde nos encontramos con un panorama poco alentador:

• Una educación en su mayoría anclada en programas obsoletos y con una orientación nula hacia la realidad cambiante del mercado.
• Unos Colegios Profesionales incapaces de vender una imagen acorde con las habilidades reales de la profesión.
• Un mercado que mira al arquitecto con desconfianza, con la percepción de que vela más por sus propios intereses que por las expectativas del cliente y del resto de implicados.
• Otros colectivos, más visionarios quizá, que han sabido adaptarse mejor a las circunstancias cambiantes del entorno y seguir el rastro del queso en movimiento…

Ahora y ante la falta de oportunidades, la más fea (el más feo) del baile ya no lo parece tanto.  Pero si la estrategia de abrirse a nuevos campos se entiende como una mera cuestión de supervivencia, sin entender lo que el arquitecto puede aportar al Project Management, no será más que otra oportunidad pérdida de reinventar la profesión.

A continuación, te enumeramos distintas herramientas GRATUITAS que podrás utilizar para la gestión de tus proyectos. Te sugerimos que observes sus propiedades, características, ventajas e inconvenientes y elijas aquella que se adecue mejor a tus necesidades.

Continuaremos recopilando herramientas de software en nuestra Wiki de Project Management

1 . OpenProj

(Windows,Mac,Linux)
OpenProj es un proyecto libre y de código abierto de gestión de programas de software Serena Software Incorporated. El desarrollador afirma que OpenProj es un reemplazo de Microsoft Project y otras soluciones de proyectos comerciales. Ha sido descargado más de 1.250.000 veces en pocos meses desde su lanzamiento y se está utilizando en más de 142 países.  Aunque no es igual a MS Project, este programa ofrece varias funciones útiles para la planificación de proyectos, programación y gestión.  Revisión OpenProj .

2 . Open Workbench

(Windows)
Open Workbench ha sido diseñado para la programación y gestión de proyectos. Open Workbench está patrocinado por la División Clarity de CA. Se trata de una aplicación de código abierto que se ejecuta en la plataforma Windows, incluyendo Windows 2000 y XP. El software se puede descargar y utilizar de forma gratuita. Revisión Open Workbench .

3 . GanttProject

(Windows, Mac, Linux)

GanttProject tiene una interfaz fácil de usar, simplemente puedes iniciar la planificación de proyectos de inmediato después de la instalación. Este programa es una herramienta de gestión publicada bajo la licencia GPL. Por tanto, puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita. Está disponible para múltiples plataformas, incluyendo Windows, Linux y Mac.  Revisión GanttProject .

4 . FusionDesk Starter Edition

(Windows)
FusionDesk Starter Edition proporciona la planificación del proyecto básico y algunas características de gestión. No podrá ser la solución adecuada si estás buscando un programa de gestión de proyectos completo, ya que carece de algunas características de gestión como los diagramas de Gantt y de gestión de recursos. FusionDesk Starter Edition revisión .

5 . TaskJuggler

(Linux)
TaskJuggler está desarrollado principalmente para los sistemas Linux y Unix-like. El programa proporciona la planificación del proyecto y la solución de seguimiento de manera superior a las herramientas de uso común, como la edición de gráficos de Gantt. Se trata de un programa de gestión de proyectos de software para administradores de proyectos serios. Se trata de una aplicación de código libre y abierto. Puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita. Revisión TaskJuggler .

Herramientas online de Gestión de Proyectos

Hay muchas herramientas online de gestión de proyectos disponibles (puedes observar en el enlace las votaciones que han otorgado algunas personas a cada una de ellas). La mayoría de ellas son servicios comerciales, en realidad, pero algunas empresas también ofrecen plan gratuito o cuenta con funciones limitadas para los/as usuarios/as que tienen necesidades básicas. Podrás desarrollar la planificación del proyecto, las tareas de gestión, programación, asignación de recursos, el seguimiento de tiempo y la generación de informes sólo con tu navegador favorito (Internet Explorer, Firefox, Opera y Google Chrome, etc). Con la gestión de proyectos online, no hay ningún software para descargar e instalar. Todo lo que necesitas hacer es registrarte, iniciar sesión y utilizarlo. Se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Aquí hay lista de ellos.

1 . Intervals

Intervals ofrece el Plan gratuito para las personas y trabajadores independientes que buscan la gestión de proyectos libre. El plan libre te permite gestionar un número ilimitado de tareas y hacer el seguimiento de forma gratuita sin límite de tiempo. Revisión Intervals.

2 . Basecamp

Basecamp es una de las más populares aplicaciones basadas en la gestión de proyectos a través de una web. Se ofrece la gestión de recursos, gestión de documentos y solución de colaboración. Además de ofrecer suscripción de pago, Basecamp también ofrece un plan gratuito que tiene un proyecto, sin límite de usuarios, pero no permite compartir archivos. Revisión Basecamp .

3 . Goplan

Goplan proporciona características útiles, tales como la gestión de tareas, hitos, seguimiento de problemas, el tiempo de seguimiento, el calendario y las versiones de archivos. El programa se carga como servicio de suscripción, hay varios planes disponibles para que elijas como inicio, profesional y sin límites. También hay plan gratuito que proporciona las características básicas, tales como gestionar 3 proyectos, 2 usuarios, 2 colaboradores y 100 MB de almacenamiento. Revisión Goplan .

4 . Proyectos Net Easy.

Proyectos de Easy NET ofrece características que incluyen plantillas de proyecto, auto asignación de los permisos, los hitos a nivel de proyecto, el indicador de puntualidad, las operaciones, el cálculo automático de los avances sobre la base de las actividades, un número ilimitado de campos personalizados, estados personalizados, categorías y prioridades y Diagrama de Gantt interactivo. Está disponible en varios idiomas, incluyendo Inglés, francés, alemán y ruso. Existe la cuenta gratuita que permite un solo usuario con 100 MB de espacio de almacenamiento y número ilimitado de proyectos y actividades. Easy Projects Review. NET .

5 . AceProject

AceProject ofrece gestión de recursos, gestión de tareas, estadísticas e informes de proyectos, diagramas de Gantt, el calendario, el seguimiento de tiempo, las soluciones de gestión de documentos. Puedes obtener plan básico de forma gratuita con funciones limitadas: 5 usuarios, 5 proyectos, 50 tareas y 50 MB de espacio de almacenamiento. Revisión AceProject .

6 . Zoho Projects

Zoho Projects proporciona el almacenamiento de la información básica del proyecto, así como las tareas y la gestión de la documentación. Esta versión gratuita permite un proyecto, sin límite de usuarios, 100 MB de almacenamiento, 1 Wiki y 1 gráfico. Zoho Projects Review .

7 . DeskAway

DeskAway proporciona una cuenta gratuita en la que puedes manejar 3 proyectos, con 5 usuarios y puedes almacenar archivos de hasta 25MB. Puedes utilizar la cuenta de forma gratuita hasta que necesites planificar más proyectos o un espacio de almacenamiento superior. Puedes actualizar tu plan, en cualquier momento, cuando necesites más recursos.

8 . Workspace

Workspace.com es una plataforma de proyectos para equipos de tecnología. Proporciona un conjunto de ocho proyectos orientados a las aplicaciones (planes, requisitos, pruebas, defectos, problemas, cambios, documentos y hojas de asistencia) construidas sobre los cimientos de los servicios básicos que conectan los equipos y sus datos. La edición gratuita ofrece un usuario y el acceso ilimitado a una aplicación a tu elección.

Aplicaciones web para la Gestión de Proyectos

1 . Redmine

Redmine es una de las web más populares basadas ​​en la aplicación de gestión de proyectos. Incluye gráficos de Gantt y calendario para ayudar a la representación visual de los proyectos y sus plazos. Es compatible con múltiples proyectos. Redmine es una aplicación de código abierto y liberado bajo los términos de la GNU General Public License v2 (GPL) que se puede descargar y utilizar de forma gratuita. Es compatible con múltiples bases de datos incluyendo: MySQL, PostgreSQL o SQLite. Lea: Revisión Redmine .

2 . dotProject

dotProject se ha lanzado como una aplicación de software de código abierto que está disponible para descargar y utilizar de forma gratuita para cualquier uso. dotProject está programada en PHP y utiliza MySQL para una base de datos back-end (aunque otras bases de datos como Postgres también podría ser utilizado). La plataforma de desarrollador de servidor recomendado incluye Apache, PHP y MySQL. El programador también os anima a utilizar un sistema operativo como Linux, FreeBSD, OpenBSD. Sin embargo, otros sistemas operativos como Windows, Mac también son compatibles.  Revisión dotProject .

3 . ProjectPier

ProjectPier es una fuente abierta y libre de auto-organizada de aplicaciones PHP para la gestión de tareas, proyectos y equipos a través de una interfaz web intuitiva. El programa está escrito sobre la base de las tecnologías de código abierto PHP y MySQL. ProjectPier es un software de código abierto bajo la licencia pública. Usted no tiene que pagar un canon de licencia, se puede utilizar para cualquier proyecto y puedes modificar el código tu mismo si quieres.  Revisión ProjectPier .

4 . Collabtive

Collabtive es un administrador de web de código abierto basado en proyectos y programas de software de colaboración desarrollado por un grupo de los voluntarios. Es un software de código abierto y ofrece una alternativa a herramientas propietarias como Basecamp. Puedes descargarlo y utilizarlo de forma gratuita. El programa está escrito en PHP y JavaScript. Collabtive está dirigido a las pequeñas empresas y medianas empresas y autónomos.  Revisión Collabtive .

5 . Trac

Trac es una herramienta de gestión de proyectos de peso ligero que se implementa como una aplicación basada en web, escrita en el lenguaje de programación Python. Ideal para la gestión de los desarrollos de software, es lo suficientemente flexible como para utilizarla para muchos tipos de proyectos. El programa ofrece características de administración de proyectos y de seguimiento de fallos, y más características se pueden agregar mediante el uso de plug-ins disponibles, como el del anti-spam para diagramas de Gantt, gestión de archivos y seguimiento de tiempo. Revisión Trac .

6 . phpCollab

phpCollab es una fuente abierta a Internet y el sistema para su uso en proyectos que requieren la colaboración a través de Internet. Puedes descargar y utilizar este software basado en web de gestión de proyectos de forma gratuita. Las organizaciones, como empresas de consultoría, que se basan en una división entre la empresa y la información del lado del cliente, son los más beneficiados por el uso de phpCollab. Existen varias características nuevas que se suman a la nueva versión del programa, incluyendo las funcionalidades de Trackers, el tiempo de emisión de registro, el tiempo de emisión estimada; Análisis gráfico de Gantt.  phpCollab revisión .

7 . PHProjekt

PHProjekt es una aplicación de código abierto y modular escrito en PHP para la coordinación de actividades grupales y para compartir información y documentos a través de la web. Como se trata de la aplicación de código abierto, se puede descargar y utilizar de forma gratuita. El programa incluye diversos componentes, tales como grupos, calendario, gestión de proyectos, sistema de tarjeta de tiempo, gestión de archivos, gestor de contactos, cliente de correo y muchos otros módulos. Revisión PHProjekt .

*Esta información ha sido extraida de http://www.isoftwarereviews.com

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Observar cómo cambian (y/o perduran) las actitudes, los comportamientos y los hechos a lo largo de la historia es algo que siempre me ha suscitado curiosidad. En sí, conocer como las distintas generaciones se han podido definir según los cambios sociales, demográficos, económicos y, por último, tecnológicos.

Esto me provoca una reflexión: ¿Qué cambios podemos observar en las distintas generaciones de Project Managers? En este post intentaremos describir brevemente las distintas generaciones y buscar equivalencias con las posibles coexistencias de Directores/as de Proyectos.

La generación SILENTE es aquella que nació durante la primera mitad del S.XX (1901-1945). Se caracterizan por haber sufrido problemas económicos en sus familias, lo que les obligó a realizar duros trabajos físicos desde la infancia. Suelen ser personas conservadoras y que confían en la política.

BABY BOOMERS (1946-1960) son las personas que nacieron justo después de la segunda Guerra Mundial. A pesar de haber padecido también social y económicamente, se caracterizan por un espíritu más crítico, con voluntad de cambiar lo establecido. Les describiría como la generación con la creencia de “El trabajo dignifica”. La mayoría sólo ha trabajado en una o dos empresas durante muchísimos años. Poseen una formación más elevada que los/as silentes. Protagonizaron movimientos sociales reivindicativos como el movimiento hippie y el feminismo.

La generación X (1960-1981)  ha podido asistir en primera persona a los mayores avances tecnológicos de la historia. Esto les ha permitido poder innovar en sus trabajos y mantener una actitud más flexible y rompedora jerárquicamente. Valoran el trabajo y suelen ser comprometidos/as con el mismo.

La Y (1982-1995) y la Z (1993-2000)  son las personas nombradas como “nativas digitales”. Ya han nacido en un entorno de interacción constante y son auténticos/as tecnólogos/as. Su vida está rodeada de confort e inmediatez. Pueden hacer varias actividades a la vez, son extremadamente flexibles y rápidos/as. Suelen compartir su vida personal a través de las redes sociales.

La mayoría de Project Managers actuales forman parte de las generaciones de Baby boomers o generación X (en el caso de los/as más jóvenes). Éstos/as se están encargando de innovar en la dirección de proyectos e intentar gestionarlos de una manera más adaptable.

Aún así, ¿cómo serán los/as Project Managers del futuro? Muy posiblemente:

• Valorarán cada proyecto como nuevos retos y metas que asumir
• Marcarán objetivos más a corto plazo (por su necesidad de inmediatez y rapidez)
• Utilizaran un liderazgo más colaborador y participativo en relación al equipo de trabajo (menos jerárquico)
• Posicionarán a las empresas mediante un buen Marketing online como estrategia de comunicación
• Controlarán las nuevas tecnologías y gestionaran sus proyectos mediante el uso de herramientas de software especializado
• Tendrán una alta capacidad de autoaprendizaje
• Valorarán las posibilidades del teletrabajo y la conciliación de la vida laboral, personal y familiar

Hay que resaltar que muchas de estos comportamientos y actitudes ya se observan en las generaciones de PM actuales, sobretodo, los/as de la generación X.

Evidentemente, esto es sólo una posible predicción… ¿Cómo definiríais a los/as PM actuales? Y, ¿cómo creéis que serán en el futuro próximo?