El post de hoy es de la profesora Elisabet Duocastella.

En las clases del Máster de Dirección de Proyectos estamos empezando con la planificación del proyecto final y en seguida han surgido dudas sobre el elemento clave de la gestión del alcance, la WBS (work breakdown structure).

Las preguntas mas frecuentes son: ¿hasta qué nivel de detalles tenemos que llegar?, ¿es correcto si la defino por fases?, ¿cómo incluyo todo el alcance del proyecto si no puedo incluir tareas?,…

Y pensé que sería interesante compartir con ellos un informe que leí el otro día  “Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make” por Josh Nankivel.

Aunque Josh Nankivel no comenta como hay que realizar la WBS, a medida que va enumerando los errores típicos la definición de éstos ayuda a comprender el propósito de la WBS. Y todas las dudas se responden por sí mismas.

Os hago un pequeño resumen del contenido del informe:

• ERROR #1: Utilizar la WBS como un listado de tareas.

El propósito de la WBS es tener una visión clara del alcance global del proyecto que nos permita detectar las áreas relacionadas a cualquier cambio a lo largo del mismo.

Si nuestra WBS es un simple listado de tareas, perderemos esta visión global del alcance y encontraremos que nos hemos dejado tareas en la planificación sólo cuando las echemos de menos. Y la gestión del control de cambios será nuestra mayor pesadilla.

• ERROR #2: Crearla según la estructura organizativa

Si organizamos nuestra WBS según la estructura de la empresa, estamos focalizando el análisis en los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. Lo que puede crear “scope creep”, añadiendo tareas que no son necesarias para alcanzar los requerimientos de los entregables.

La estrategia correcta es realizar la WBS des del punto de vista de las “salidas”, no de las “entradas”.

• ERROR #3: Organizarla según las fases del proyecto

No es correcto organizar la WBS por fases, ya que estas no son entregables o servicios, sino simplemente periodos de tiempos. Realizarla según fases lleva a imprevistos y vacíos en el alcance.

• ERROR #4: Falta de trazabilidad de la WBS

La WBS es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia de las relaciones entre todos los entregables del proyecto. No definir correctamente estas relaciones nos lleva a tener una falta de trazabilidad entre ellos.

• ERROR #5: No utilizarla como recurso del control de los cambios

La WBS debe ser el eje central del control de cambios. Para cualquier propuesta de cambio la WBS debe ser la herramienta que nos permita ver el impacto que tiene en el proyecto.

• ERROR #6: Sin incluir las actividades de soporte

La WBS debe incluir todo el alcance del proyecto y no solamente las entregables tangibles. Por lo tanto no debemos olvidar tareas de soporte como podrían ser: gestión del proyecto, gestión administrativa,…

• ERROR #7: Darla por terminada

La WBS la creamos para que se mantenga viva durante todo lo largo del proyecto, para que mantenga su utilidad debemos ir reflejando todos los cambios que surjan durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Espero que os sirva no sólo para poder realizar vuestras WBS sino para utilizarlas correctamente a lo largo del proyecto.

Si os interesa el informe lo encontraréis en la pestaña de “Recursos Gratuitos” de este mismo Blog.

Acabo de leer el último post de Scott Berkun, How to torture your project manager, y he sonreído.

Aunque lo podía ser, no ha sido una sonrisa alegre, sino más bien una sonrisa amarga. Me he sentido en la piel del que sufre los puntos que describe Scott y que hacen muy difícil la vida de un project manager.

Recién creada la sección del blog “Consejos para Project Managers”,  no he podido evitar escribir un post con  los consejos de Scott traducidos.

Imaginaros un sponsor o un cliente que sigue estos consejos:

1. Nunca des valoraciones o probabilidades. Utiliza siempre conceptos ambiguos para comprometerte como “Probablemente”, “Podríamos hacer esto” o “es posible”.
2. Pide resultados ahora en lugar de esperar a las fechas de finalización acordadas.
3. Toma una decisión y, la siguiente vez que se mencione, haz ver que no tienes ni idea de lo que están hablando.
4. Tómate una semana de vacaciones por sorpresa.
5. No demuestres desacuerdo directamente. Espera hasta que estés en presencia de un superior y entonces muestra tu desacuerdo enérgicamente.
6. Cúlpale de todo pero no le des ningún tipo de autoridad.
7. Acepta rápidamente convocatorias de reunión pero nunca asistas.
8. Evita una corta conversación telefónica en favor de una larga cadena de correos electrónicos enviados a mucha gente.
9. Una vez por semana intenta hacer lo siguiente: dobla el alcance, acorta el cronograma a la mitad o descubre un nuevo stakeholder.
10. Modifica la hoja de cálculo del cronograma por la noche y reemplaza todas las estimaciones con números aleatorios.

Creo que excepto un par me ha tocado vivirlos todos. Las que más me enojan son la 3 y la 5.

¿y a vosotros?

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La semana pasada puse en práctica una idea que me rondaba por la cabeza desde hace algún tiempo.

Quería crear una lista de consejos para project managers con la misma intención que en su momento creé el apartado de “frases sobre project management” o “recursos gratuitos”, mejorar el contenido de este blog con apartados específicos.

Así que me he puesto manos a la obra y, a diferencia de las dos veces anteriores, he utilizado los 140 caracteres de twitter y el hashtag #consejosPM para  ir creando los consejos a razón de 2 o 3 consejos por día.

Os dejo a continuación todos los consejos creados hasta el momento.

1. Reestructura. Nunca…¡jamás!… aceptes un proyecto/encargo tal cual.

2. Traduce tus experiencias diarias en “cosas geniales que hacer”.

3. No hay proyectos pequeños. Detrás de todo pequeño problema suele encontrarse un GRAN proyecto.

4. Aprende a disfrutar con lo “increíble”. Utiliza a menudo la palabra “increíble”.

5. Tómate un respiro en las fases iniciales del proyecto y pregúntate: ¿serán los resultados motivo de orgullo?

6. Una acción es mejor que 1000 intenciones.

7. Si el proyecto no te gusta, no te conformes. Sigue repensando, redefiniendo, reestructurando hasta que te convenza.

8. Utiliza el sentido del humor en tu proyecto. Se trata de llevarse bien con la gente y conseguir que las cosas se hagan.

9. Por muy ocupado que estés, dedica tiempo a pensar en los riesgos de tu proyecto. .

10. Sea cual sea tu proyecto, ser ágil siempre es una buena opción.

11. Visualiza el final de tu proyecto desde el primer momento. Comunicarás mejor y movilizaras al equipo más rápido.

12. Ser proactivo cuando participas en un proyecto no es opcional. Debe ser parte de tu forma de pensar.

13. Aunque el proyecto pueda ser ágil y avanzar en sprints, debes plantearte su gestión como una maratón.

14. Organiza reuniones de gestión del proyecto que duren menos de 15 m., es esencial que sean breves y resolutivas.

15. Acelera los ciclos de realimentación. Consigue rápidamente información sobre lo que pasa en el mundo real.

16. No dudes en reajustar constantemente tu proyecto a las condiciones cambiantes.

17. Nunca pierdas de vista la última meta y concéntrate en objetivos a corto plazo.

18. Si pierdes el entusiasmo cuando gestionas tu proyecto te convertirás en un project manager derrotado.

19. No impongas tu visión del proyecto. Haz que el equipo participe y te sorprenderás de su compromiso y colaboración.

20. Cuando toca hacer el trabajo, no busques técnicas, solo hazlo.

21. Durante la ejecución del proyecto debes controlar el trabajo y no a los trabajadores.

22. No añadas cosas nuevas a tu alcance solo para satisfacer a tu cliente o para salir airoso de una reunión complicada.

23. Avanza rápidamente en tu proyecto: trocea, construye, prueba, rectifica y vuelve a trocear.

24. Debes hacer q la metodología y los procedimientos d tu proyecto trabajen para ti y no tú para ellos.

25. Si tu proyecto no ha salido bien, no te lo tomes como un fracaso sino como un intento fallido.

26. Busca una zona común para tu proyecto, personalízala y conviértela en punto de reunión para tu equipo.

27. Empieza tu proyecto atacando las áreas de mayor incertidumbre.

28. Si eres responsable del proyecto sin autoridad sobre recursos, busca apoyo en quien tenga responsabilidad y autoridad.

29. Por mucho que te pese, lo que no está escrito en papel o enviado por correo es como si no hubiera sido dicho.

30. La planificación no es una fase de tu proyecto sino un proceso continuo que va desde el inicio hasta el final.

31. Focaliza tu esfuerzo y el de tu equipo. Aplica la regla 20/80 siempre que puedas.

32. No seas un “falso Project manager”. Asume tu responsabilidad y haz que las cosas funcionen, sea como sea.

33. Gestiona tu proyecto de tal forma que todo el que participe se sienta propietario de su paquete de trabajo.

34. Plantea tu proyecto de tal forma que tanto a ti como a todos tus compañeros les encante participar.

35. Nunca intentes suplir un problema organizativo con un esfuerzo individual.

A medida que vaya añadiendo más los iré incorporando en el apartado “Consejos PM” del blog.

Ya me diréis que os parecen.

Hoy he leído el último post de Glen Alleman sobre los Cinco principios inmutables del Project Management. Glen es el autor de un blog sobre Project Management que tiene un interesante título Herding Cats, que significa algo así como arreando una manada gatos, algo que, si probáis, veréis que es totalmente imposible.

El post me ha gustado por su simplicidad. Los principios los he considerado muy útiles ya que te pueden ayudar al inicio de un proyecto para sentar las bases para su definición y para dirigirlo hacia un final satisfactorio.

Os transcribo sus principios con comentarios:

1. ¿Dónde queremos ir?

Debemos tener claro qué significa “llegar”, qué productos/servicios se esperan y qué se considerará como “hecho”.

2. ¿Cómo llegaremos?

Debemos disponer de algún tipo de plan o enfoque, ya bien sea un cronograma o una simple secuencia de hitos o fases o entregables o backlog.

3. ¿Tenemos suficiente tiempo, recursos y dinero para llegar allí?

A pesar de que estemos en las fases iniciales y tengamos poca información tenemos que fijar las necesidades que tendremos aunque sea con márgenes.

4. ¿Qué impedimentos nos podemos encontrar en el camino?

Identificar los impedimentos y prever acciones para afrontarlos.

5. ¿Cómo sabemos que estamos avanzando?

Disponer de medidas objetivas para contrastar el avance del trabajo con respecto al plan.

Después de escribir esto, me preguntaba qué deberíamos de hacer si la respuesta a la pregunta 3 es que no tenemos recursos ni dinero pero tenéis que seguir adelante con el proyecto.

¿Os ha pasado? ¿Qué habéis hecho?