Imagen cortesía de Stuart Miles en FreeDigitalPhotos.net
En este post vamos a tratar el plan de adquisiciones y de gestión de interesados, dos elementos básicos para la consecución de una buena gestión del proyecto.
El plan de adquisiciones va a tener un impacto directo en el control económico y de entregables del proyecto. A partir de una serie de entradas identificaremos que necesidades del proyecto son susceptibles de externalización, es decir, pueden satisfacerse mejor adquiriéndolas fuera de la organización. Entre estos factores a tener en cuenta podemos destacar:
- Acuerdos con otras organizaciones para realizar el proyecto conjuntamente.
- El registro de riesgos del Project Plan y riesgos específicos detectados en las subcontrataciones.
- Los recursos (humanos y materiales) a utilizar en cada actividad y sus costes asociados.
- La planificación temporal del proyecto.
- Política de empresa en las subcontrataciones.
Para el análisis de todos estos elementos disponemos de diversas técnicas y herramientas, entre las que cabe destacar el “make or buy analysis”. Analizando diversos factores, como el volumen, coste interno (por unidad más costes fijos asociados) y coste externo por unidad, podemos ver más claramente que elementos externalizar o no. Es importante incluir otros factores como riesgos asociados a cada actividad, conocimiento dentro de la empresa o si se trata de un proyecto estratégico de la empresa. Finalmente, incluiremos la opinión de expertos en la materia, principalmente consensuando y contrastando nuestras decisiones con el departamento de compras de la empresa.
Como resultado de este proceso dispondremos de un plan de adquisiciones para el proyecto, que incluirá los criterios utilizados para decidir si una actividad se subcontrata o no, las definiciones de alcance de cada uno de los contratos, tipos de contrato, acuerdos de confidencialidad, criterios de selección de proveedores, métodos de seguimiento o gestión del cambio en las subcontrataciones.
Por otra parte, vamos a analizar el plan de gestión de interesados, cuyo principal objetivo es determinar las estrategias apropiadas para mantener el compromiso de los interesados durante la duración del proyecto. Como comentan nuestros compañeros en el post “Identificación de los grupos de interés de un proyecto” la inclusión de los “stakeholders” o interesados como otra área de conocimiento es una de las novedades más importantes de la versión 5 del PMBoK, lo cual nos da una idea de la importancia de este proceso.
En primer lugar realizaremos un análisis del compromiso actual de cada uno de los interesados y cuál es el nivel deseado para la correcta ejecución del proyecto. A partir de esta información trazaremos estrategias para conseguir “mover” a los interesados del nivel actual al nivel deseado, incluyendo sus expectativas, influencia, rol y responsabilidades (en definitiva, posible impacto) en el proyecto.
La correcta definición y ejecución del plan de gestión de interesados tendrá un impacto muy importante en el proyecto, ya que habitualmente tienen una repercusión importante en la aparición de determinados riesgos.
Como ejemplo de esta importancia, cabe destacar que en determinadas metodologías de gestión de proyectos ágiles, como Scrum, disponemos de un rol específico (el Product Owner) cuya función principal es representar a los interesados. Aunque esta figura se asocia típicamente a la definición y priorización de requerimientos, siendo el responsable de que el equipo aporte valor al negocio, la gestión de interesados es un punto básico para que el Product Owner pueda llevar a cabo su trabajo.
Post realizado por: David Mora, Sergio Torok, Roberto Sánchez, Íñigo Paniagua y Jordi Nuño.
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