En todo proyecto, se considera que una de las primeras actividades de planificación es el desarrollo de la WBS, lo que nos permitirá organizar y exponer nuestra visión del proyecto. Una vez tenemos clara la estructura de entregables y las actividades que los conforman, ya podemos proceder a desarrollar el cronograma.
El hecho de que tengamos que emplear nuestro tiempo haciendo ambos, junto con las capacidades actuales de la mayoría herramientas de software, hace que muchas veces tengamos la tentación de empezar nuestro proyecto directamente por el cronograma. Craso error, puesto que estaremos desarrollando el alcance con técnicas y herramientas de gestión del tiempo, con los inconvenientes y limitaciones que ello supone. En algunos foros se propone incluso hacer la WBS después de desarrollar el cronograma!!!
Entre dichas capacidades de las herramientas, figura el poder trasladar la WBS directamente al cronograma, lo que nos evitara esfuerzo y errores. Hay que tener muy en cuenta que determinadas herramientas de desarrollo de la WBS se sincronizan con las de desarrollo del cronograma, como por ejemplo WBS Chart Pro® con MsProject®.
Esto que a priori puede suponer una ventaja, es un serio inconveniente, puesto que todos los cambios que hagamos en el cronograma, se reflejaran en la WBS y viceversa, con lo que ésta perderá su enfoque a entregables, siendo una representación más de la temporalidad del proyecto. Dejara de tener sentido como exposición del alcance.
Mi consejo es que se utilicen las capacidades de vinculación para un primer volcado de la WBS, pero que una vez hecho, se rompa dicho vínculo para permitir que alcance y tiempo no se vean interferidos, manteniéndose la máxima de que la WBS debe estar orientada a entregables, nunca reflejar la temporalidad en detalle del proyecto.
No debería suponer un inconveniente mantener dos documentos, puesto que si bien deben estar alineados, ambos reflejan aspectos bien distintos del proyecto. Como prueba de ello, esta que cualquier cambio que hagamos en ambos, deberá reflejarse en el presupuesto, y no por ello gestionaremos este último con las herramientas para elaborar WBS o cronogramas, apaños aparte….
Para terminar, insistir en que nunca debe obviarse la WBS pensando en que con un cronograma tendremos la misma información. Si partimos de esta visión, estaremos renunciando a estructurar el alcance de nuestro proyecto, centrando nuestros esfuerzos en el aspecto temporal de la triple restricción, que aunque importante, no deja de ser uno más.
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