Identificación de los grupos de interés de un proyecto

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La correcta identificación de los interesados es determinante para la consecución de los objetivos del proyecto. Una de las novedades más importantes que se han incluido en la versión 5 del PMBoK®, ha sido la inclusión de los stakeholders o interesados como otra área de conocimiento. Este reconocimiento nos da idea de cómo de importante es la buena gestión de todos los implicados, directa e indirectamente, en cualquier proyecto.

Una correcta identificación y clasificación, nos va a permitir poder gestionar los intereses y expectativas de los diferentes interesados en el inicio y durante el proyecto, evitando futuros malentendidos o contratiempos que puedan comprometer el desarrollo y la consecución de los objetivos fijados. Nos va permitir desarrollar los diferentes planes; por ejemplo de comunicación, en los que de forma sistemática y específica para cada grupo de interesados se va a llevar a cabo dicha comunicación. Pues todos no tienen que mostrar interés por el mismo tipo de información o actividad con respecto al proyecto, o no tienen por qué estar al mismo nivel de  conocimiento técnico para poder entender las diferentes implicaciones del proyecto. En definitiva, nos permite tratar de forma más personalizada y especifica las diferentes necesidades de cada grupo de interesados, para que todos puedan mostrar el grado de aceptación o implicación oportuno.

Así  pues, esta identificación y clasificación es una tarea lo suficientemente importante como para tenerla en cuenta durante la definición o iniciación del proyecto, identificando a los interesados de alto nivel. Y durante la planificación, elaborando el plan de gestión de los interesados, donde incluso podemos ampliar esta identificación y clasificación.

Sin embargo, en esta 5ª versión del PMBoK®, aún no se han definido de forma clara cuáles deberían ser los criterios y las herramientas para establecer de forma apropiada esta identificación. Una idea podría ser la utilización de las herramientas de identificación de riesgos, como las Prompt List o la revisión de la documentación. Pero seguramente hay otros criterios o herramientas que se podrían utilizar para realizar esta identificación. ¿Cuáles utilizáis vosotros o creéis que se podrían utilizar?

Post realizado por los alumnos del MPM: Mónica Delgado, Susanna Estany, David López, Irene Riñones, Francesc Teixidó y  Manel Teixidó.

 

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2 Comments

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    Monica Delgado Jimenez
    31 octubre, 2013

    Hola Beatriz! muchas gracias por tus interesantes aportaciones.
    aunque el PMBok marca unas directrices, como bien indicas, el abanico de posibilidades e interpretaciones puede ser amplio, y aplicar herramientas de otras metodologías del PM puede ser muy útil. Compartirlo con compañeros de la profesión resulta enriquecedor para todos.
    saludos

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  • Responder
    Beatriz Noya
    30 octubre, 2013

    Personalmente, opino que las matrices de poder vs influencia o impacto vs influencia que se mencionan en el PMBok, son tanto herramientas como modelos adecuados para el análisis (incluye identificación) de los interesados. Digo esto so pena de ser etiquetada como clásica… así que, para compensar, propongo (re-)adaptar alguna de las técnicas usadas en Agile, por ejemplo el “dot voting”. Como recordareis, en Agile, se usa para priorizar historias de usuario; aquí podría usarse para identificar (“0 puntos” = no es interesado en absoluto) y asimismo ordenar en una lista a los influyentes. Incluso podríamos jugar con los colores de dichos “puntos”, para dar idea del poder del interesado en cuestión.

    Aprecio y comparto el énfasis puesto por mis compañeros en “comunicar”, en los planes correspondientes, y en cómo hacerlos a medida del interesado (o a su categoría de pertenencia). Sin embargo, llamaría la atención sobre la necesidad previa de “entender” sus motivaciones, para luego elaborar dichos planes.
    No se trata de ser adivino y saber de los “deseos no verbalizados”; esto no sería realista ni humano pero si debemos, como PMs, hacer el esfuerzo.
    Si lo lográsemos, sería posible “tocar su fibra sensible” y así “tratar de forma más personalizada y específica las diferentes necesidades de cada grupo de interesados” (cita textual). Sin duda la garantía de éxito para (un plan de) comunicación excelente.

    Por último, y a propósito de la comunicación, quisiera hablaros del concepto de “core team” y su papel en el manejo eficaz de interesados. Se aplica en el contexto de proyectos internos de una compañía, es decir, cuando los interesados son distintas áreas funcionales/ departamentos, o distintas divisiones de negocio, etc. Sus miembros se reúnen regularmente y con una agenda definida. Su propósito es contribuir en los requisitos (del proyecto) y servir como canal de comunicación entre el equipo del proyecto y el área funcional/ departamento (u otros) a los que representen.

    Se da en entornos organizativos en los que hay un clima de colaboración, no de competición, y aumenta la probabilidad de éxito del proyecto al eliminar barreras y/u obstáculos que no son de naturaleza técnica…podeis consultar la fuente original en la biblioteca virtual del PMI [Effective Stakeholder Management Using Core Teams - by Nate Solberg, PMP]

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