Siempre que hablamos de proyectos hacemos referencia al conjunto de disciplinas, conocimientos y habilidades interpersonales necesarias para llevarlos a cabo con éxito. Hay otro aspecto que normalmente se asocia a la antítesis de un proyecto, esto es, los procesos continuos. A pesar de ello, las 5S suponen una actitud que creo debe ser también tenida en cuenta cuando desarrollamos proyectos.
Es habitual desarrollar los proyectos basándose en lecciones aprendidas o utilizando procesos estandarizados dentro de las organizaciones. Hay que añadir el hecho de que nosotros mismos, con el paso del tiempo, desarrollamos una serie de hábitos y costumbres. Sin embargo, los escenarios son cambiantes, y es conveniente replantearse los usos y costumbres de nuestro quehacer diario.
Para quien no esté familiarizado con él, el método de las 5S es una técnica de gestión japonesa basada en estos 5 principios:
SEIRI: Organización. Separar innecesarios.
- ¿Está aprovechado el espacio en la organización al máximo, de manera eficiente y racional?
- ¿Todo el mundo dispone de la documentación y herramientas necesarias?
- ¿Todos los procedimientos disponibles son utilizados?
Planteémonos en qué condiciones desarrollamos nuestro trabajo. Determinemos qué aspectos no aportan valor.
SEITON: Orden. Situar necesarios.
- ¿Encuentras cualquier documento en menos de 30 segundos sin necesidad de preguntar a otros?
- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
- Clasifiquemos los diversos elementos de forma ordenada según su uso, disponiéndolos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
SEISO: Limpieza. Suprimir suciedad.
Eliminemos de nuestro entorno todo aquello que no nos es necesario. No acumulemos documentos e información innecesaria. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso que no podamos desarrollar nuestro trabajo.
SEIKETSU: Estandarizar. Señalizar anomalías.
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
- Favorecer una gestión visual ortodoxa
- Estandarizar los métodos operatorios
- Formar al personal en los estándares
SHITSUKE: Disciplina. Seguir mejorando.
Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Si se aplican sin el rigor necesario, éstas pierden toda su eficacia.
Si conseguimos desarrollar estos hábitos, obtendremos incrementos tanto en productividad y calidad de nuestro trabajo, como en satisfacción de los miembros de nuestro equipo.
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Buen aporte, este es uno para mí de los más importantes
“SEISO: Limpieza. Suprimir suciedad.
Eliminemos de nuestro entorno todo aquello que no nos es necesario. No acumulemos documentos e información innecesaria. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso que no podamos desarrollar nuestro trabajo.” Aplica en la maleta se conoce el pasajero, en la empresa y en proyectos es igual.