PM fuera de control

¿Os habéis sentido en algún momento como si por un segundo perdierais el control en vuestro proyecto?

Seguramente muchas de las personas que seguís este blog, en vuestros puestos de trabajo como PM habéis tenido esa sensación.

Resulta que este verano leí un post en el blog de www.projectmanager.com que hablaba precisamente de esto y me gustaría compartir con vosotros/as las conclusiones a las que llega su autor.

Según comenta son varias las razones por las que un/a PM puede llegar a perder el control:

  • Empezar con la ejecución de un proyecto el cual aún no está bien analizado, estudiado o diseñado. Aún no estaba listo para desempeñarse como tal.
  • Personas de “personalidad fuerte” que utilizan este trabajo como “trampolín” para su carrera profesional, en lugar de ofrecer su potencial para sacar adelante el proyecto.
  • Querer mantener el alcance de todas las peticiones del cliente. No decir “NO” a algunas de las peticiones si no se puede tener el control de los cambios que generan las mismas.
  • PM que quieren abarcar demasiado y no pueden trabajar cómodamente y con absoluto control del proyecto.

Sin embargo (no todo van a ser malas noticias) en el mismo post nos dan consejos de como volver a recuperar el control de nuestro proyecto:

  1. CONFIRMAR: No dar por hecho que cada función se desarrolla correctamente o que cada persona del equipo desempeñará adecuadamente su puesto de trabajo, … sin confirmarlo.
  2. EVALUAR: No se trata únicamente de confiar en la palabra de quienes confirman que todo está saliendo a la perfección, sino poder evaluar puntualmente ese trabajo para cerciorarnos que es una realidad común para todos/as. Como dice el post “no es cuestión de dudar de nuestro equipo, sino corroborar que la definición de lo que es correcto es la misma que la nuestra”.
  3. MODIFICAR: Todo aquello que creamos conveniente para recuperar las riendas de nuestro proyecto y enfocarlo hacia aquellos objetivos fijados previamente.
  4. INFORMAR: a las personas del equipo de aquellas modificaciones o cambios que se van a implementar para reconducir la dirección del proyecto.

¿Os habéis encontrado alguna vez con alguna de estas casuísticas y os han hecho perder el control de vuestro proyecto?

¿Os parece que estos consejos son suficientes para reconducir un proyecto? ¿Añadiríais alguno más?

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About the author  ⁄ evamarini

7 Comments

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    David Carbajal
    3 noviembre, 2013

    Personalmente las situaciones de descontrol las he vivido cuando el alcance de los proyectos no están bien definidos, esto origina que los involucrados de los proyectos tengan diferentes maneras de concebirlo, se encarece el proyecto y se dilata el tiempo, si a esto le suman la poca experiencia del equipo, sin duda será una labor ardua que el director de proyecto tendrá que lidiar.

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    Juan M. Pavón
    3 junio, 2013

    No me he encontrado nunca en este caso puesto que siempre intento trabajar en equipo dejando de lado mis metas/objetivos profesionales.

    Por otra parte, hay que saber decir un “NO” al cliente, esto nos puede evitar muchos problemas en un futuro, si siempre le damos un “SI” se lo va a tomar como una obnligación y ahí es cuando empiezan
    nuestros problemas.

    Finalmente, en cuanto a los consejos para reconducir el proyecto, creo que son bastante utiles, aunque como todo en esta vida puede ser relavivo en cuanto a la situación de pérdida de control que nos encontremos.

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    Fiorella
    3 junio, 2013

    En algún caso nos podemos encontrar con proyectos que han sido planificados de manera inadecuada o incompleta. Por ejemplo, podemos recibir este tipo de proyectos en los que no podemos sino seguir la ejecución. Lo que si podemos realizar es hacer un seguimiento cercano para validar/evaluar si los costos sobrepasaran el presupuesto total al final del proyecto. Esto se logra realizando proyecciones sobre la ejecución del proyecto. Esto nos puede servir para informar como se indica en el artículo a los managers que toman decisiones para aceptar nuevos cambios con los costes aprobados. Dentro de estos cambios, se pueden considerar realizar nuevos contratos o considerar otros recursos dentro de proyecto.
    Otros consejos para mantener el control del proyecto es siempre comunicar con las personas del proyecto con el fin de conseguir su retroalimentación positiva y negativa sobre el proyecto. Esto en el artículo lo mencionan como una confirmación de cada función.
    Considero que es importante siempre hacerse preguntas de análisis del proyecto y esto a todos los participantes en el proyecto. Por ejemplo: ¿porque el proyecto no va según lo planificado? ¿Qué busca cada participante del proyecto, en que se beneficia cada persona involucrada? ¿El proyecto tiene la suficiente visibilidad hacia los directores de management para que sea priorizado? ¿el proyecto está apoyado por alguna estrategia empresarial?
    Todas estas preguntas ayudarían a analizar las causas sobre el incumplimiento del proyecto. Y discuten sobre la estrategia del proyecto, la gestión de participantes del proyecto y la gestión de la comunicación hacia la dirección.

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    Carlos H
    3 junio, 2013

    Es esta situación además de las recomendaciones anteriores creo que el PM debe aceptar esta condición de pérdida de control, lo segundo será identificar la causa que lo genero para entender que pudo haber estado mal y así tomar las medidas para recuperar el proyecto. Hacer reuniones individuales con los interesados ayudara a conocer los diferentes puntos de vista de las alternativas y medidas que se podrán tomar para la recuperación, por ultimo desarrollar y ejecutar un plan de recuperación.

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    César Del Carpio
    3 junio, 2013

    He podido observar, en los proyectos de construcción en los que he participado, que uno de los aspectos que puede hacer perder el control del proyecto, es la falta de planificación al detalle de los alcances del proyecto. En proyectos de gran magnitud, esto genera retrasos y obliga a reprogramar las metas, además de generar sobre costos.

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    Sergi Martinez
    29 mayo, 2013

    Los consejos me parecen bien, aunque yo añadiría lo siguiente:

    “No tener miedo a re-hacer algún componente de PM que pueda estar equivocado” Por ejemplo, si al planificar el proyecto no acertamos creando alguno de los elementos correctamente(WBS, cronograma, alcance, etc) y esto hace peligrar el éxito del proyecto, podemos re-hacerlo y aplicar los conocimientos adquiridos durante el transcurso del proyecto, mejor eso que seguir una planificación incorrecta des del principio.
    También es importante no bloquearse y solucionar los problemas uno tras otro.

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  • Responder
    Isabel
    29 mayo, 2013

    No tengo experiencia en dirección de proyectos, pero teniendo en cuenta lo visto hasta la fecha y mi experiencia en dirigir equipos, puedo decir que el control se puede perder muy facilmente si no sigues unas pautas sobre todo de control e información. Abarcar demasiado sin tener los recursos y conocimientos suficientes pueden también originar esta pérdida de control. Mi recomendación es parar, reflexionar y actuar sobre los puntos débiles y revisar esa actuación. Y en estos casos puede que se tenga que delegar menos hasta que el proyecto coge otra vez el rumbo que debe seguir.

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