Hace días un alumno del máster universitario de dirección de proyecto me hizo una consulta profesional. Le habían asignado como Project Manager en un proyecto completamente distinto a todos los que había hecho hasta el momento, gestionar el traslado del centro tecnológico donde trabaja a un nuevo edificio, y la verdad es que no sabía cómo gestionarlo pues no se parecía en nada a lo que había hecho anteriormente.
Lo estuvimos hablando un buen rato y llegamos a la conclusión que lo más práctico para un proyecto de esas características, con un coste no superior a 200.000€, unos cuatro meses de implementación y con el alcance muy bien definido, sería llevar el control y seguimiento del proyecto principalmente en base a la EDT (estructura de desglose del trabajo). Consideramos que no era necesario bajar a un nivel de tareas y realizar un cronograma detallado.
Definimos como factores de éxito del proyecto:
- Involucrar a todo el equipo en la definición de la EDT.
- Definición de los paquetes de trabajo de forma que la responsabilidad estuviera claramente asignada en una sola persona.
- Control y seguimiento del alcance, coste y tiempo en base a la EDT. Definir cada paquete de trabajo de forma exhaustiva: coste, duración, fecha límite de entrega, entregables, criterios de aceptación, porcentaje de realización . . .
- Realizar un cronograma de tareas sólo en los paquetes de mayor complejidad, como por ejemplo el traslado de maquinaria.
Solamente le vimos un gran inconveniente, cómo podríamos presentar la planificación del proyecto sin no teníamos un diagrama de Gantt. Para muchos profesionales del sector el cronograma del proyecto sigue siendo un equivalente a la planificación del proyecto. Como dirían los compañeros de las metodologías Ágiles, el tener un diagrama Gantt que sitúe temporalmente el proyecto es casi como una obsesión para los de las metodologías tradicionales. Esta restricción nos obligaba a encontrar una herramienta que nos permitiera no sólo llevar el control del proyecto con la EDT, sino que además nos permitiera trasladarla fácilmente a un diagrama Gantt.
Y justamente ayer me la encontré, MindView. Inicialmente era simplemente una herramienta de generación de mapas mentales que con el tiempo se le han ido añadiendo otras funcionalidades, siendo la de “WBS Software” la que nos interesa. Con la funcionalidad “WBS Software” no sólo se puede crear una EDT asignando recursos, tiempos, costes, dependencias . . . sino que además se puede representar en un formato Gantt, importar a Excel, a Word . . . me pareció simplemente genial. Y además todo en un entorno de trabajo colaborativo en el cual se pueden compartir archivos, enviar correos al asignar tareas, gestionar los recursos . . . Fue como si alguien me hubiera leído el pensamiento y hubiera creado justo la herramienta en la que llevo días pensando.
Para este proyecto no vamos a superar la restricción del diagrama Gantt, pero esperamos poder adaptar la planificación a la simpleza del proyecto con el soporte de esta herramienta y que la base sea la EDT y no el cronograma.
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