Ayer leí con detalle los primeros capítulos de la nueva Guía del PMBoK( Project Management Body of Knowledge), la cuarta edición. En esta lectura me he dado cuenta que, aunque tal como comente en un post anterior no hay grandes cambios a alto nivel, ha mejorado mucho en los detalles. Muchos conceptos que hasta ahora podían ser confusos están ahora más claros.
Uno de los conceptos, del que tengo que reconocer que soy un poco maniático y que queda mucho más claro en esta versión, es la diferencia entre los procesos de dirección de proyectos y las fases del proyecto.
La nueva Guia del PMBoK en su capítulo 2 dice: “Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de dirección de proyectos“.
Hasta ahora, cuando leía un libro de Dirección de Proyectos que enumeraba fases como “planificación del proyecto” o “control de proyecto” fruncía el ceño pero no tenía justificación para rebatirlo. Ahora ya la tengo. La “planificación del proyecto” no es una fase, es un proceso de dirección de proyectos.
Una fase del proyecto es una división del trabajo orientada a que el proyecto su pueda dirigir, planificar y controlar mejor. Un proceso de dirección de proyectos es una actividad que sirve para dirigir el proyecto y que ayuda a cumplir con los requisitos del proyecto. Una fase suele aparecer una sola vez en un proyecto mientras que los procesos suelen ser repetitivos.
Las actividades de dirección se agrupan alrededor de los grupos de procesos:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Seguimiento y control
- Cierre
El trabajo del proyecto se agrupa alrededor del ciclo de vida:
- Inicio
- Organización y preparación
- Ejecución del trabajo
- Cierre
No se planifica y controla solo en determinadas etapas del proyecto, las actividades de planificación y control se realizan a lo largo de todo el proyecto, desde justo depués de iniciarse el proyecto hasta justo antes de su finalización.
¡Cada vez me gusta más la cuarta edición de la Guía del PMBoK!
Lectura muy recomendable a todos los project managers.
Pues yo no estoy de acuerdo:
Excepto el control y seguimiento, que ocurre desde el principio al fin del proyecto, el resto son fases que están constituidas por grupos de procesos que se desarollan en ellas.
Es más, se planifica en la fase de Planificación y sólo se vuelve a replanificar, si nos desviamos, por tanto tampoco es cierto que se esté planificando durante todo el proyecto, sólo si es necesario. Y si es necesario, no sé dónde dice que una fase no pueda repetirse en un proyecto…
Gracias Claudia. Me alegro que te haya gustado. Hace ya algún tiempo de este post. Mucha gente mezcla los conceptos. Como comento en otro post: “el diseño de la solución es diferente de la planificación de la solución”
Excelente post!!!!
Unos compañeros y yo hemos formado un grupo de estudio como preparación para el examen de PMP, y justamente en la ultima sesion, tuvimos un debate sobre la diferencia entre procesos y fases del proyecto.
Tengo que decir que realmente me costo hacerles entender que eran cosas muy distintas.
ahora les mostraré este post par que vean que estaba en lo cierto.
Hola Albert, me gusta el tema. En tu blog propones dos ideas:
1.- “La planeacion no es un fase del proyecto”. No estoy de acuerdo, yo creo que si es una fase.
2.-”No se planea y controla en determinadas etapas sino a lo largo de todo el proyecto”. Totalmente de acuerdo.
Parecen que mis dos puntos de vista son contradictorios verdad? Voy a usar como ejemplo un proyecto en el que trabaje recientemente: construir una mina e instalar la maquinaria necesaria para extraer carbon.
Este es mi argumento para explicar el punto 1:
Una fase es un conjunto de actividades que normalmente culminan en una serie de entregables. El conjunto de fases forma el ciclo de vida del proyecto. (PMI 2008).
Antes de empezar a ejecutar las actividades necesarias para cumplir los objetivos del proyecto (construir la mina), necesito tener lista toda la infraestructura del proyecto. La infraestructura del proyecto son todos aquellos procesos, herramientas y personas necesarios para administrar el proyecto. Todo esto debe estar listo antes de comenzar a excavar el primer metro cubico de tierra. La infraestructura del proyecto debe ayudar a responder:
-Que actividades debo realizar? (scope management)
-Cual es la secuencia y duracion? (time management)
-Quienes tienen algun interes en el proyecto (stakeholder management)
-Cuales son las contingencias, sus efectos, y como seran manejadas? (risk m.)
-Como se medira el progreso del proyecto?
-Quien sera responsable de cada porcion del proyecto?
-Cuanto va a costar?
-Como se medira el exito del proyecto?
-etc, etc, etc, etc….
En un proyecto de mil millones de dolares, es muy importante conocer todo lo anterior antes de “poner la primera piedra”. A esto lo llamamos “project readiness” (o planeacion del proyecto, o como se le quiera llamar). La planeacion del proyecto es tan critica que un dia de retraso en el proyecto podria representar entre 20 y 50 millones de dolares en ventas perdidas por el cliente.
Regresando al concepto de fase de proyecto, el (los) entregable(s) de la fase de planeacion es(son) aquellos procesos, herramientas, y estimaciones necesarias para comenzar la ejecucion del proyecto.
Conclusion: independendientemente del tamano, naturaleza y complejidad, la planeacion debe ser una fase del ciclo de vida del proyecto con entregables y objetivos especificos.
Una vez explicado el punto 1, voy al no.2:
Es importante recordar que los entregables de la fase de planeacion representan la mejor estimacion posible de lo que el equipo de proyecto cree que sucedera en el futuro (en el caso de la mina, es una estimacion de lo que se cree que sucedera a lo largo a 4 anos). Yo todavia no conozco un plan de proyecto que se haya cumplido 100% tal y como se planeo en el inicio.
Es por eso Albert que estoy de acuerdo con tu idea de que la planeacion y el control se realizan no solamente al inicio del proyecto sino diariamente hasta que la mina esta lista para extraer la primera tonelada de carbon.
El control y la planeacion son dos actividades intimamente ligadas: el control compara el desempeno actual contra el desempeno esperado (producto de la fase de planeacion) e identifica variaciones. La planeacion (a lo largo del proyecto) busca corregir las variaciones identificadas por el control. De esta forma, aquellos supuestos utilizados en la fase de planeacion son confirmados o cambiados.
Conclusion al punto 2: la planeacion y control deben llevarse a cabo durante la vida del proyecto.
Saludos desde Australia
Chris Vizzuett
Nota: este email excluye acentos intencionalmente.
La metodología del Project Management es aplicable a cualquier proyecto, sin importar su área de aplicación. Por eso, los grupos de procesos que contempla, entre ellos Planificación y Control, son necesariamente independientes del ciclo de vida de los proyectos, que sí son específicos en cada caso.
Aunque sabemos que los grupos de procesos son interactivos y se solapan durante las distintas fases del proyecto, a veces resulta bastante inevitable visualizarlos en secuencia, porque el ideal de todo proyecto quizá sea aquél donde las actividades se desarrollan linealmente, sin interferencias, modificaciones o loopings.
Por eso y también para hacerlo más inteligible a terceros, utilizamos expresiones del tipo “durante la fase de planificación”, aunque sabemos que no son correctas.
Yo también habría jurado que la planificación era una fase… pero es cierto, planificamos constantemente.
Buenos días Albert,
muy interesante el post de hoy, pues tenía esta misma confusión. A partir de hoy no voy a volver a mezclar estos dos conceptos, gracias versión cuarta.
Saludos,
Miguel.