El post de hoy es del profesor Leonardo Abeles, PMP.

Cuando doy la clase de lecciones aprendidas abro la sesión con una frase del que fue secretario de las Naciones Unidas Dag Hammerskold que dijo “No podemos permitirnos olvidar ninguna experiencia, ni siquiera la más dolorosa”.

Qué gran verdad, pero que poco  se sigue este consejo.

Quién de nosotros como directores de proyectos no hemos dicho alguna vez “si hubiese sabido esto al comenzar el proyecto me podría haber ahorrado tanto tiempo/dinero/recursos”. Y lo más triste ,o cómico, depende como lo miremos, es que “esto” es algo que seguramente era bien sabido por alguien muy cercano a ti, que pasó antes por esa misma experiencia dolorosa.

Y entonces la pregunta es : Si tantas veces volvemos a pisar la misma piedra que otros (y hasta nosotros mismos) han pisado antes, porqué no aprendemos mejor de esos errores? Porqué sistemáticamente volvemos a cometer los mismo tropiezos?

Todos sabemos lo importante que son las lecciones aprendidas. Si somos PMP o MPM, hemos pasado por la clase que nos enseña la importancia de registrar lecciones aprendidas positivas o negativas y utilizarlas como punto de partida para proyectos siguientes.

Pero en realidad son muy pocas las empresas que implementan un proceso sistemático de captura y revisión de lecciones aprendidas en los proyectos.

La aplicación de un proceso de lecciones aprendidas en empresas se puede dividir de la siguiente manera:

1.    Compañías que no imponen un proceso de toma de lecciones aprendidas en los proyectos.
2.    Compañías que registran lecciones aprendidas pero no imponen su posterior revisión.
3.    Y muy pocas empresas que capturan y aprenden de esas lecciones para proyectos posteriores.

Hay muchas empresas que capturan mucha información de proyectos pasados, pero toda esa información reposa inalcanzable e imperturbable en una base de datos, o archivo de ficheros , que si fuera un cajón de madera o metal estaría ya lleno de polvo y telarañas.

Si existe tanta información, porqué no se utiliza?

No tengo una respuesta verificada científicamente, pero de mi experiencia puedo decir que las causas son variadas.

1.    Pensar que somos mejores que los demás – “A nosotros no nos pueden pasar esas cosas”. Yo soy un buen PM y no necesito que nadie me enseñe nada…
2.    No hay tiempo para averiguar, tenemos que sacar adelante el proyecto y no podemos perder el tiempo preciado en analizar lecciones aprendidas de otros…
3.    “Hay tanta información que aunque quisiera no podría sacar lo importante de todo eso…”
4.    La percepción que asuntos registrados de otros proyectos no serán validos para el mío y no vale la pena molestarse.

Estas son algunas posiciones que toman los Directores de proyectos como excusa para no analizar previas lecciones aprendidas.

El post de hoy es del profesor Julio Iglesias.

Hace ya algún tiempo hablaba con Luis, un viejo amigo y project manager. Me comentaba que en la empresa en la que trabaja, habían anunciado un expediente de regulación de empleo (ERE), cosa bastante común en grandes empresas y los tiempos en los que estamos. Como respuesta a tal acción, varios empleados y algunos compañeros que estaban de baja se habían reincorporado (sorprendentemente) al trabajo. Algunos de ellos, incluso con “signos inequívocos” de estar aún enfermos, aseguraba Luis.

Hace una semana, los medios de comunicación informaban de que según datos de la seguridad social, el número de bajas se ha estancado y que incluso se sitúan en niveles inferiores a la de años anteriores. Todo, indican los medios, como uno de los efectos colaterales de la crisis que está sufriendo el país (y el mundo).
…

Mi siguiente paso después de mi reflexión en el post anterior ( ¿Puede ser creativa la Dirección de proyectos? ) es mirar la Guía del PMBoK y buscar conceptos, planteamientos y herramientas relacionadas con la creatividad.

Echo un vistazo a la versión tres del PMBoK, Project Management Body of Knowledge, (la versión cuatro en castellano todavía no ha salido) y lo que encuentro no me gusta, palabras como creatividad e innovación apenas aparecen y exceptuando tal vez un par de menciones al brainstorming y una al pensamiento lateral, no se hace referencia a técnicas creativas o divergentes.

Tal vez estoy equivocado y la dirección de proyectos no es una disciplina que albergue la creatividad, tal vez dirigir un proyecto no es una actividad creativa.

Pensar esto no me gusta, qué aburrido seria ser PMP!

Entiendo la dirección de proyectos de otra forma.

¿Qué pensáis?

En un post que escribí hace algunos meses me preguntaba si podía ser creativa la dirección de proyectos. Hoy elaboro un poco más mi opinión y en un segundo post continuaré haciéndome preguntas.

En mi opinión, la dirección de proyectos (project management) y la creatividad no solo no son incompatibles si no que son complementarias, me explico.

La creatividad es un proceso no lineal y divergente que, para que dé resultados tangibles, siempre ha de ir acompañado de un proceso convergente y lineal. Un proceso demasiado divergente no nos llevará a ningún sitio y un proceso demasiado convergente no nos dejará ser creativos.

La dirección de proyectos viene de una tradición de pensamiento racional y convergente muy orientado a la fase realización. En este enfoque tradicional todos los proyectos se dirigen de la misma forma (one size fits all approach) independientemente de sus características y se asume que cuanto más detallado es el plan más posibilidades de éxito se tienen.

Bajo este enfoque, la dirección de proyectos tradicional va claramente en contra de la creatividad.

En cambio, la dirección de proyectos actual se adapta a las características del proyecto (contingency approach) y se basa en la “elaboración gradual” de los proyectos (desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos).

La dirección de proyectos actual nos permite manejar este equilibrio entre proceso divergente y convergente adaptando a las características del proyecto y a sus diferentes fases.

Aunque necesario y posible, este equilibrio no es nada fácil de conseguir, requiere que el project manager tenga habilidades diferentes y convierte a la Dirección de proyectos en una mezcla de arte y de ciencia (ya comentado en post anteriores).

Todo un reto para el project manager.