Organizar la WBS por Fases

En post del pasado 21 de marzo “Errores al construir la WBS”, se comentaba el informe de Josh Nankivel “Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make”. El tercer error descrito “Organizar la WBS según las fases del proyecto”, ha creado cierta controversia.

Varios lectores han expresado su opinión en el blog pidiendo que se ahonde más en el tema, mis alumnos se han divido entre los que están de acuerdo, los que creen que es un error y los que todavía se han confundido más. Como resumen me he convertido en “la chica WBS”, a quien todo el mundo en clase le pregunta cómo desarrollar la WBS y para qué sirve realmente.

¿Por qué ha creado tanta controversia considerar un error organizar la WBS por fases del proyecto? Pues porque según el PMBOK® la WBS puede crearse usando las fases del ciclo de vida del proyecto como primer nivel de descomposición, por lo tanto lo que Josh Nankivel considera un error es correcto según el estándar del PMI. Y además es una práctica habitual en muchos sectores.

Personalmente también opino que es un error, y os describo mis motivos:

#1: La WBS debe basarse en una estructura por entregables y no temporal.

Las fases son períodos temporales, por lo tanto si iniciamos la WBS por fases será difícil no continuar con esta tendencia temporal en el desglose de los siguientes niveles, olvidando que la estructura de la WBS debe ser por entregables. Organizándola por fases no llevará a un esquema mental de secuencia de actividades y no de entregables.

#2: La WBS debe distinguirse claramente del Cronograma

Aunque el objetivo de la WBS va más allá de que sea el punto de partida del cronograma, muchas veces nos centramos solamente en éste cuando estamos creando la WBS. Lo cual a crear una WBS pensada en el Cronograma y a que no sea posible distinguir claramente entre la WBS y el Cronograma.

#3: La WBS debe cumplir la regla del 100%

La regla del 100% no sólo nos dice que la WBS debe incluir la totalidad del alcance del proyecto, sino que va más allá. Según el “Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition” la regla del 100% debe cumplirse en todos los niveles. En una WBS organizada por fases va a ser difícil cumplir con esta regla, seguro que habrá más de un entregable que pertenece a más de una fase de nuestro proyecto. Si es así nos será imposible cumplir con la regla del 100%.

#4: La WBS es el marco de control del proyecto

El objetivo de la WBS es definir todo el trabajo del proyecto con diversos propósitos: aclarar el alcance del proyecto, es el punto de partida de otros procesos . . . y sobretodo establecer un marco de control del proyecto. Nuestra WBS sólo debería cambiar ante un cambio de alcance y no con el cambio temporal de una funcionalidad de una fase a otra.

Como resumen lo que más me atrajo del informe no fue la clasificación de errores, sino que su descripción es una buena reflexión sobre cuáles son los objetivos y propósitos de la WBS.

Os animo pues a seguir con esta controversia; que expreséis vuestra opinión sobre los  motivos expuestos y si creéis que falta alguno.

Autor de la imagen: Alex Lomix
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About the author  ⁄ eduocastella

6 Comments

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    Elvira
    13 octubre, 2014

    Excelente artículo! No he trabajado con WBS, pero si he observado que en la construcción, se trabaja por fases (las que he visto). Pienso que no necesariamente es un error, dependerá del tipo de proyecto y la complejidad del mismo. Me imagino que para temas de tecnología, se puede considerar un error dividirla en fases. De cualquier manera, creo que la WBS, siempre, debe enfocarse en los entregables, porque para el desglose de los tiempos está el cronograma.

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    Ulises
    13 mayo, 2014

    Considero que en un proyecto menor por el costo y menor a un año, tener un WBS del total del proyecto puede ser lo más acertado. También en los proyectos donde casi todas las actividades son simultáneas en planificación y definición de sus entregables.

    Mi esperiencia es en el sector de ingeniería y construcción industrial, y para los proyectos mayores de más de un año de ejecución, desarrollar el WBS por fases es lo acostumbrado realizar. Las fases están divididas básicamente en ingeniería y construcción, donde la etapa de procura es común a ambas. En la etapa de ingeniería la WBS de construcción no se detalla tanto (si se muestran las Areas más importantes, a 1er o 2do nivel), ya que no se han definido todos los paquetes de trabajo en su totalidad. El WBS de construcción se puede culminar cuando la Ingeniería Básica se termina, y se han definido también los paquetes de contratos y adquisiciones más importantes.

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    Patricio
    12 octubre, 2013

    Desde mi punto de vista una WBS debe estar orientada hacia entregables del proyecto y se entiende que una división basada en fases temporales puede desviarse de este propósito. No obstante, me gustaría indicar que he trabajado en proyectos de diseño de plantas químicas piloto (experimentales)y considero que se hace indispensable establecer fases de diseño y construcción independientes y consecutivas para realizar con éxito el proyecto total de construcción. Por experiencia, los proyectos en los que se consideraron los entregables en función de la construcción de la planta piloto conllevaron un incremento del coste por modificaciones debidas a un diseño inacabado.

    Saludos,

    Patricio

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    fernando
    14 mayo, 2013

    Hola a todos,

    Tras leer los artículos propuestos y las entradas de este debate, comentaros que este párrafo de Elisabet Duocastella ha sido el que me ha dado la pista:

    “En una WBS organizada por fases va a ser difícil cumplir con esta regla, seguro que habrá más de un entregable que pertenece a más de una fase de nuestro proyecto. Si es así nos será imposible cumplir con la regla del 100%”

    Creo que lo que ha generado tanta confusión es concretar exactamente a qué fases se están refiriendo, en nuestro proyecto las 3 fases de Rally, AutoShow y Recepción no tienen ningún problema y todos entendemos que es la forma correcta de plantear el WBS.

    Creo que ellos al decir fases se referían a fases de gestión, fases técnicas, etc y organizar el WBS de esta forma trae muchos problemas tal y como se ha comentado en los artículos.

    Saludos,

    Fernando

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    David Carbajal
    13 mayo, 2013

    Ver la WBS de esta manera es bastante práctica para los sectores de: Tecnologias (TI), espacial, desarrollo de producto, y todas los proyectos en las cuales se puedan desarrollar las componentes en paralelo.

    Para los sectores como construcción, mineria, militar, etc. se hace necesario acabar un entregable para luego iniciar otro, esto muchas veces condicionado por las condiciones del terreno,procesos productivos, esperas técnicas, clima, culturas, etc, por ello en estos sectores es donde se prefiere trabajar en la WBS como entregables que se desarrollaran en fases una de tras de otras.

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    Alberto Flores
    13 mayo, 2013

    Creo en la creación de la WBS por entregables y no por fases de proyecto, ya que ésta herramienta se utiliza para determinar el alcance del proyecto.
    Por fases corremos el riesgo de no definir correctamente el proyecto, ya que dependemos de periodos de tiempo.

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