La gestión del riesgo es una herramienta muy eficaz para gestionar los proyectos/programas con éxito. La gestión activa del riesgo reduce los eventos específicos de riesgos mediante la identificación de los mismos y actuar frente a tales situaciones antes que ocurran. Una ventaja importante de actuar en forma proactiva la gestión del riesgo es una disminución en el número de cambios que necesitan ser introducidos. A continuación intentaremos eliminar algunos mitos en torno a la gestión de los riesgos de forma tal que los PM empiecen a verla como una herramienta eficaz para ayudar a manejar y controlar sus proyectos.
Muchas veces vemos el análisis de riesgos como algo engorroso, como una actividad que es simple documentación y que en el fondo no nos ayudará en la ejecución del proyecto. Muchas veces partimos de la ignorancia por no profundizar en la ventaja de aplicarlo y el cómo aplicarlo. Los 10 mitos típicos que se presentan en la gestión de riesgos son los siguientes:
1.” No conozco la gestión del riesgo”
A pesar de que aplicamos la gestión del riesgo en nuestra vida diaria, normalmente no lo vemos como ”Gestión del riesgo’. Como por ejemplo vacunarnos para protegernos de una enfermedad. Eso es gestión de riesgos, simplemente es identificar posibles situaciones y hacer algo para disminuir las posibilidades de que ocurran.
2. La Gestión del riesgo no es parte del trabajo del Project manager.
El trabajo del Project manager es conseguir el beneficio del proyecto en calidad, tiempo y coste. Cualquier cosa que impida este objetivo es necesario identificarlo, abordarlo y resolverlo. La gestión de riesgo permite hacer eso de una manera estructurada.
3. Los riesgos tienen que ser inmensos para poder ser identificados.
Por lo general los componentes de un equipo de proyecto suelen creer que los riesgos que se han identificado son pequeños y que por lo tanto no son críticos por lo que no merecen atención. Esto es una percepción errónea, puesto que los riesgos pueden ser de cualquier tamaño, identificar muchos riesgos pequeños es señal de un equipo maduro. Es cierto que los riesgos más grandes pueden requerir más atención, pero eso no puede ni debe reducir los riesgos menores.
4. No puedo identificar los riesgos porque es un proyecto nuevo.
Muchas veces tenemos stress cuando comenzamos un proyecto nuevo con la idea de no habernos enfrentado nunca anteriormente a un proyecto igual. Esta percepción no permite que los miembros del equipo aprovechen lo que saben. Muchas veces en las empresas se han tenido proyectos muy parecidos anteriormente pero no se lleva un log de los riesgos y las lecciones aprendidas. En estos casos puede ayudar una base de datos con información de los proyectos anteriores internos.
5. Los riesgos son gestionados solo al inicio del proyecto.
La gestión del riesgo es un proceso continuo, no una actividad de una sola vez. Si el equipo de proyecto hace bien su trabajo, los riesgos incrementales que se van identificando a través de la vida del proyecto pueden ser menores. Por lo tanto, no significa que los riesgos dejan de ocurrir luego de las revisiones iniciales. A medida que el proyecto progresa, el proyecto necesita mirar continuamente los nuevos riesgos y el cómo mitigarlos efectivamente.
6. Los riesgos solo son gestionados cuando ocurren
La idea de la gestión de riesgos es manejar los problemas antes de que sucedan. Una vez que un riesgo ocurre ya deja de ser un riesgo para convertirse en un problema. La clave es evitar que pase, y esto solo es posible mitigándolo. Si no hay forma de evitar el riesgo, hay que manejarlo con un plan de contingencia.
7. La gestión del riesgo no genera valor.
Este problema tiene su origen en la percepción de que los beneficios por evitar los riesgos rara vez son cuantificados, sin embargo, el evitar los problemas significa ahorro de costes. De ser posible es ideal asignar un costo a estos riesgos en caso de que ocurran, quizás apoyándonos en casos de proyectos anteriores. Incluso sin cuantificar el costo, evitar el problema y la eliminación de este vale su peso en oro. Incluso si no se puede evitar completamente el riesgo, planificar de antemano cómo responder cuando ocurra asegurara una ejecución más exitosa y menos estresante del proyecto.
8. Si no puedo hacerle frente a un riesgo, entonces es mejor no identificarlo.
La realidad es que, una vez identificados los riesgos, los equipos tendrán que luchar a través de identificación de la opción de mitigación y contingencia que mejor se ocupa de ese riesgo. Todo dependerá del conocimiento del equipo, la experiencia, aquí es donde el equipo debe esforzarse. Puede que no sea fácil conseguir las opciones pero identificar el riesgo es la base.
9. Todos los riesgos deben ser mitigados.
Esto no es cierto, hay riesgos contra los que no se puede hacer nada para evitarlos, lo que se puede definir es un plan de qué hacer si ocurre. Como un terremoto, no se puede evitar pero se puede hacer un plan de qué hacer en caso de que ocurra.
10. Los proyectos pequeños no necesitan gestionar el riesgo.
Todos los proyectos necesitan gestionar sus riegos, por muy pequeño que sea, ya que estos afectan la consecución de los objetivos y dificultan cubrir el alcance en el tiempo y coste previsto.
Autores: Rodrigo Lugo, Mariela Trujillo, Yamilet Vieria, Maria González, Luis Moreno.
Fuente: Think like a Project Manager.
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