Cuando nos asignan un nuevo proyecto es un momento excitante, donde se mezclan la euforia y el temor. He observado, tanto personalmente como a través de referencias de mis colegas, que independientemente de su naturaleza, nos viene a la mente una visión de cómo se va a desarrollar y cuál será su impacto en el entorno donde nos movemos. Esa primera visión dura unos pocos instantes, pero creo, y muchos no estarán de acuerdo, que es el primer ejercicio de planificación que hacemos, a pesar de que casi no conocemos nada del proyecto. Mucho más tarde vendrán el Project charter y el enunciado del alcance. No es algo consciente, es puramente una sensación.
Casi inmediatamente, y entre un montón de dudas y miedos, imaginamos el proyecto finalizado, invariablemente con éxito, y siendo felicitados por nuestros colegas y superiores. Si sobrevienen estas sensaciones, ya se puede decir que el proyecto tendrá éxito, aunque eso no se lo podáis contar a nadie todavía. En el fondo, todos tenemos la necesidad de trascender y ser reconocidos por nuestro trabajo, y deseamos que aquello que hemos contribuido a crear nos perdure.
Si bien el resultado exitoso del proyecto es lo que hemos de perseguir, no debemos olvidar que los fracasos, aunque no sean plato de gusto, no dejan de ser igual de importantes y valiosos para las organizaciones. Proporcionarán las claves para no repetir las equivocaciones, y por tanto, alcanzar el éxito.
Se refería Paula Williams en RAVENSWEEK, a la quema de la biblioteca de Alejandría como una de las mayores tragedias en cuanto a pérdida de información conocidas, y sobre todo, apuntaba a que la mayor pérdida quizá está en no saber cuál fue el conocimiento que se perdió.
Lo mismo podríamos decir de las empresas. Cualquiera que sea su actividad, se pierden ingentes cantidades de conocimiento cuando accidentalmente se borran datos, un miembro se va o simplemente no hay conciencia de recopilar toda la historia que el día a día de la empresa genera.
Por nuestra parte, y apelando a la vanidad más que al deber como Project Managers, la documentación de un proyecto que no ha tenido éxito puede ser el factor de éxito de otro posterior y la oportunidad para ser reconocida nuestra profesionalidad.
Somos humanos y es difícil que pongamos el mismo celo en registrar nuestros fracasos que en nuestros éxitos pero, a pesar de ello, si la información que dejamos tiene la suficiente calidad como para poder servir a los que nos sucedan, seguiremos siendo referentes.
No hacerlo así son oportunidades de futuro perdidas. Es responsabilidad de las organizaciones crear el clima propicio para ello y proporcionar los medios adecuados para llevarlo a cabo.
Las lecciones Aprendidas es la base de la experiencia para los futuros proyectos, reflejadas en las Mejores Practicas.