Si el Project Management fuese una ciencia exacta, existiría una fórmula matemática que relacionase los distintos componentes de un proyecto y permitiese anticipar el resultado final.
En una primera aproximación identificaríamos las variables, que coincidirían con las distintas Áreas de Conocimiento, y aunque el orden de los factores no altera el sumando, podrían ordenarse según la siguiente secuencia de tres matrices:
- Habría un primer grupo formado por el Alcance, el Equipo y las Compras. Aunque un proyecto se empiece informalmente y sin ninguna voluntad de gestión, es imposible avanzar sin tener una mínima idea de “lo que se va a hacer”, “quién lo va a hacer” y “lo que se debe comprar”
- En una escala superior estaría la preocupación por saber “cuánto tiempo tardaremos”, “cuánto costará” y “los requisitos que le pedimos al producto”. Nos referimos al trinomio compuesto por el Tiempo, el Coste y la Calidad, que acaban convirtiéndose en los principales (que no los únicos) objetivos del proyecto
- Finalmente estarían dos áreas frecuentemente ignoradas, pero que pueden resultar clave para completar el proyecto con éxito: Comunicaciones y Riesgos. Y aunque al principio sorprenda, no es gratuito decir que el Project Manager debería dedicarle hasta el 80% de su tiempo a estas áreas
En una segunda aproximación identificaríamos las constantes “n” del proyecto, que son independientes de cualquier sector o industria y que coincidirían con los 5 Grupos de Proceso. El sumatorio indica que en cada uno de ellos se desarrollan de forma iterativa los procesos correspondientes a las distintas Áreas de Conocimiento: en los extremos n=1 y n=5 estarían el Inicio y el Cierre, mientras que los valores intermedios serían para Planificación, Ejecución y Control.
Pero la fórmula no estaría completa si no se incluyera, de alguna manera, el margen de incertidumbre que es intrínseco a todo proyecto, porque ni todo es predecible, ni cuantificable. Pero si lo fuese y pudiera reproducirse mediante un modelo matemático, la Ecuación Imposible del Project Management que más se le acercaría sería, probablemente, parecida a esta:
Si el project management pudiese asimilarse al cálculo de la estructura de una edificación, por poner un ejemplo, pues estaríamos de acuerdo. Pero he aquí que las tareas que conforman los paquetes de trabajo, planificadas y progamadas, deben ser llevadas a cabo por personas. Y las habilidades necesarias para gestionar personas y equipos escapan de esas formulaciones.