La razón de ser del project management es conseguir que se realice el trabajo tal como está previsto, para lo que el PMBOK nos propone planes de proyecto, listas y análisis de riesgos, revisión de lecciones aprendidas… un sinfín de herramientas a nuestra disposición para que los proyectos fluyan plácidamente según lo previsto. Con una adecuada planificación y descripción del alcance parecería que tendría que quedar todo bien atado, y, sin embargo, cuando menos y donde menos lo esperamos, surge inevitablemente el enfrentamiento.
Comúnmente se le llama conflicto de intereses, aunque creo que muchas veces el origen de los mismos surge de las esperanzas y miedos de los interesados en el proyecto. Somos personas, cada una con una percepción distinta de la realidad que nos rodea. Se dice que un project manager gasta el 90% de su tiempo comunicando, quizá sería adecuado decir que gasta un 90% de su tiempo previniendo conflictos.
Es por ello que tanto o más importante que saber resolver disputas es saber prevenirlas. Una buena manera consistiría en tratar la gestión de conflictos de forma parecida a como lo hacemos con otras áreas de conocimiento, más allá de ser un mero proceso del plan de comunicación.
David Kohrell en ProjectConnections nos propone un enfoque en la prevención de conflictos basado en la gestión de riesgos. Podemos estar en desacuerdo acerca de cómo enfocar las relaciones personales con técnicas de gestión duras, pero lo cierto es que se trata de una manera de ser proactivos en cuestiones tan subjetivas. A saber:
Preparación: Las lecciones aprendidas de anteriores proyectos serán una buena fuente de conocimiento para saber qué nos espera en nuestro actual proyecto.
Enunciar los posibles conflictos como riesgos del proyecto: Si el entorno lo permite, conviene incluir los elementos de conflicto como elementos del registro de riesgos. Si la cultura de la organización no lo permite, convendría anotar las posibles áreas de conflicto y hacer un seguimiento.
Evaluar el entorno: Un análisis de stakeholders usualmente es un proceso informal de obtención de información. Puede desarrollarse durante las reuniones de seguimiento del proyecto.
Evaluar al equipo: Un project manager debe conocer las características personales de cada miembro del equipo, así como sus fortalezas, competencias, debilidades, preferencias y obligaciones.
Seguimiento: Riesgos, entorno y equipo: Actualizar las listas de elementos de conflicto regularmente. Si aparece alguno, se tendría que determinar su nivel para aplicar los planes de contingencia establecidos y las acciones correctoras pertinentes.
El simple ejercicio de la política y el diálogo no siempre resuelve el conflicto. Para solventar las discrepancias, nada como la gracia y el control en la ejecución de un proyecto completado con todo el alcance acordado, en el tiempo requerido y dentro del presupuesto asignado.
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