Decir NO

En los tiempos que corren, cada vez conceptos como “aumento de la productividad”, “estrechamiento de márgenes”, “compromiso” van ganando peso en la concepción de nuestro modo de vida, y parecen dibujar un escenario donde cualquier cosa debe ser viable y posible con tal de lograr una meta. Hay un pero, la realidad, en forma de tiempo y recursos, siempre se impone.

Puede haber momentos en los que realmente tengamos que decir “NO“, pero pensemos que la negativa plantea un muro de resistencia, y posiblemente de desencuentro presente y futuro. Para evitar esto, tened en cuenta lo siguiente:

1.      Antes de empezar un proyecto, aseguremos que no deberemos enfrentarnos a una negativa

a)      Asegurarse de que existe un business case que realmente aborda los beneficios empresariales

b)      Comprobar que las personas interesadas se encuentran implicadas en el proyecto (directa o indirectamente)

c)       Contar con un Registro de riesgos exhaustivo

d)      Desarrollar un proceso de gestión y control de cambios, asegurando que la aprobación de los mismos pasa siempre por la autorización del sponsor

e)      Monitorización – Hacer un seguimiento exhaustivo de los procesos y de la evolución de los componentes de la triple restricción (alcance, coste y tiempo).

2.       Durante la ejecución de un proyecto, ante un evento de “viabilidad crítica”:

(“Sugerencias” sin ofender)

Antes de dar una negativa, conviene valorar con detenimiento si podemos utilizar “Sí, pero” y “Selecciona entre…”. Son medios muy efectivos ante situaciones donde se presentan expectativas poco realistas. Si utilizamos  ambos conceptos, demostramos empatía y entendimiento con la petición, además de mostrar uno de los mayores trazos de profesionalidad que pueden darse en un/a Project Manager: poniendo opciones sobre la mesa.

3.       Si a pesar de todo, debemos pronunciar la palabra maldita:

a)      Crear una lista del trabajo activo, con prioridades: Es difícil para un interesado eludir un proyecto prioritario y estratégico por algo que no pasa del “esto nos proporcionara valor” La visibilidad de lo que el equipo del proyecto está haciendo es la clave para el “NO” que no es un “NO”.

b)      Decir que SI, pero asegúrese de que todo el mundo sabe lo que cuesta el “SI”. Hay un costo de los recursos (así como otros gastos) por todo lo que se hace en un proyecto. A veces, incluso es el costo de dejar de trabajar en un proyecto de gran valor añadido para trabajar en otro de menor valor.

Procurad no decir jamás “NO”, pero no tengáis miedo de hacerlo si es necesario.