Comunicar bien para reducir riesgos

¿Recordáis el juego del teléfono averiado? Seguro que alguna vez habéis jugado de niños. Consiste en susurrar una frase lo más deprisa posible al oído de un compañero. Éste susurrará lo que haya entendido al de al lado, y así sucesivamente. El mensaje va deformándose de un interlocutor a otro. Cuando el último jugador repita en voz alta la frase que ha comprendido, lo más probable es que se haya convertido en un galimatías absurdo. Por eso, cuantos más participen en la cadena, más divertido es el juego.

Pero el juego del teléfono averiado deja de ser divertido cuando crecemos y nos convertimos en project managers. Para un director de proyecto no tiene ninguna gracia que los mensajes se deformen a lo largo de la cadena de comunicación. Y sin embargo sucede.

La revista Project Magazine publicaba en su último número un interesante artículo sobre este tema: Reducing Project Risks Through Effective Communication. Nos han enseñado siempre que la comunicación es un bien, un valor positivo. Y sin embargo, mal utilizada, la comunicación es un riesgo. Según los autores de este artículo, el 20% de los proyectos fracasan por errores de comunicación que podrían haberse evitado.

Tendemos a creer que la comunicación es un fenómeno espontáneo. Y en parte lo es: intercambiamos cientos de llamadas, e-mails, etc… a lo largo de un proyecto. Pero para que resulte eficaz debemos planificarla, exactamente igual que cualquier otra etapa de nuestros proyectos.

El artículo también señala que los directores de proyecto suelen caer en una distorsión cognitiva bastante peligrosa: como el project manager vive completamente centrado en su proyecto, tiende a creer que los demás también lo están. Es fácil dar por sentado que tus colaboradores conocen los mismos detalles que tú y actuar como si pudieran leerte la mente. Nada más falso. Por muy clara que el project manager vea la imagen completa en su cabeza, tendrá que esforzarse constantemente por compartirla, porque el grado de implicación de los demás nunca será equivalente.

En ocasiones la información está y es accesible, pero no se utiliza. Podemos “morir de exceso de comunicación” si contamos con una documentación tan exhaustiva que únicamente los colaboradores más próximos estén dispuestos a leerla. La documentación debe existir, por supuesto, pero a algunos interlocutores será mucho más eficaz enviarles un briefing que resuma lo más importante en una o dos páginas.

Si el tema os interesa, podéis leer aquí el artículo completo, que incluye algunas ideas para organizar al equipo de comunicación y optimizarla en las distintas fases del proyecto.

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About the author  ⁄ Ana Echeverría

Periodista y Social Media Strategist. Interesada en nuevas formas de comunicación, interrelación y aprendizaje. La tecnología es una herramienta más, ¡lo que importa es entenderse!

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