¿Cómo administrar las listas de tareas pendientes?

Todos sabemos que la fase de planificación es un proceso absolutamente crítico dentro de cada ciclo de vida de un proyecto, independientemente de su tamaño y complejidad.

Con el fin ayudarnos en dicho proceso, existen una gran cantidad de herramientas y técnicas diferentes, con cientos de aplicaciones de software en el mercado a disposición de los Project managers. Estas herramientas van desde una simple hoja de Excel a los más sofisticados, tales como MS Project.

Sin embargo, hay una herramienta que hemos usado muchas veces a lo largo de nuestra vida, puede que incluso de manera inconsciente, y que posiblemente sea una de las más efectivas en la gestión de proyectos: La Lista de tareas.

La mayoría de los Project managers tienen mucho que hacer y de que acordarse, así que terminan por redactar “listas de cosas por hacer” (To Do List) en cualquier sitio y de cualquier manera, con lo que surge la pregunta inevitable ¿Cómo manejar las listas de “cosas que hacer” para asegurarse de que realmente se hacen? He aquí cómo…

1.-Sólo una lista: Si tienes listas en el escritorio, el coche, o un nube de post-it, combinarlos todos en una sola. A continuación, agrupa los elementos de la lista y tratar de ponerlos en un orden lógico.

2.-Objetivos y fechas: Piensa en lo que tienes que lograr y cuándo. Escribe tus metas y plazos. Identifica las 5 cosas principales que tienes que hacer y para cuándo.

3.-Establecer prioridades claras: Escribe la lista en el PC y establecer prioridades en base a:

• Los objetivos y las fechas enviados
• La cantidad de trabajo que tendrá cada uno de los elementos
• La complejidad en la realización de la tarea
• La importancia de la tarea para el proyecto
• Los plazos para la finalización
  

4.-Definir la ruta crítica La cuestión a preguntarse es “si esta tarea se completa tarde, ¿va a hacer que el proyecto global se retrase?” Si la respuesta es “sí”, entonces esa tarea esta en el camino crítico. Necesitamos completar estas tareas críticas con una prioridad más alta que otras.

5.-Administra las listas: Establece fechas para la terminación de las tareas críticas. y haz todo lo posible para asegurarse de que estas fechas se cumplen. Mientras el proyecto evoluciona, marca las tareas que se completan. Cuando lleguen nuevas tareas, decide si son críticas o no, y establece objetivos de fechas también para ellas.

Siempre mantener la lista actualizada, ya que ayudará a completar las tareas adecuadas en el momento adecuado.