About the author  ⁄ luisballo

A lo largo de la historia, los grandes proyectos han estado ligados a tres grandes grupos: 

  • grandes construcciones (pirámides de Egipto, Coliseo romano)
  • infraestructuras de transportes (tren transiberiano, canal de Panamá)
  • expediciones legendarias (descubrimiento de América, conquista del Polo Sur). 

Aunque tomando algunas licencias, también podríamos incluir aquellos proyectos legendarios que se remontan al principio de los tiempos y que, por convicción o por cultura, ya forman parte de nuestro imaginario. Como la creación del cielo y de la tierra o la torre de Babel.

Y así, a caballo entre la realidad y la ficción, me gustaría confrontar dos proyectos que, a pesar de ser distantes en el tiempo, tienen sorprendentes puntos en común: el Arca de Noé (unos creen que existió y la siguen buscando) y el Proyecto Apolo (otros creen que es propaganda y niegan que se alcanzara la luna). Los dos puestos en duda, relacionados con la idea de un nuevo mundo e implicados en la construcción de una nave jamás vista hasta entonces. Pero hay más… 

¿Quieres que te lo cuenten o prefieres ir directamente a las fuentes?  Hoy en día, con la tecnología disponible, lo único que nos separa del conocimiento es un clic. Te propongo la visita a los siguientes enlaces y que juzgues por ti mismo:

  • Arca de Noé: Genesis, capítulos 6 y 7, con especial atención a los versículos 6.14-6.16
  • target=”_blank”>Proyecto Apolo: discurso del presidente Kennedy en Rice University, 1961. Los casi 18 minutos que dura bien valen la pena, pero me interesa especialmente el minuto 15.

Para los más impacientes, quizá podríamos adelantar algo. Aunque, ¿estás preparado para descubrir que los requerimientos de producto, innecesariamente detallados en ambos casos, parecen estar dictados por la misma mano? ¿Bella coincidencia, escalofriante déjà vu o just my imagination?

La verdad es que, más allá del misterio que puedan ocultar y volviendo a la realidad práctica de la gestión, son dos claros ejemplos de cómo debe iniciarse un proyecto:

  • con una comunicación oficial por parte del Sponsor, ya sea al Project Manager en una reunión privada o a los Stakeholders en una audiencia pública. 
  • con una definición de alto nivel (meta y objetivos, justificación, principales entregables, recursos a utilizar, restricciones de tiempo, etc.) que sería más que suficiente para elaborar el Project Charter, ese documento tan añorado sin el que ningún proyecto debería empezar. 

Da que pensar. Al final todavía será cierto que ya está todo inventado y que la historia se repite.

 
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Si el Project Management fuese una ciencia exacta, existiría una fórmula matemática que relacionase los distintos componentes de un proyecto y permitiese anticipar el resultado final.

En una primera aproximación identificaríamos las variables, que coincidirían con las distintas Áreas de Conocimiento, y aunque el orden de los factores no altera el sumando, podrían ordenarse según la siguiente secuencia de tres matrices:

Diapositiva1

  • Habría un primer grupo formado por el Alcance, el Equipo y las Compras. Aunque un proyecto se empiece informalmente y sin ninguna voluntad de gestión, es imposible avanzar sin tener una mínima idea de “lo que se va a hacer”, “quién lo va a hacer” y “lo que se debe comprar”
  • En una escala superior estaría la preocupación por saber “cuánto tiempo tardaremos”, “cuánto costará” y “los requisitos que le pedimos al producto”. Nos referimos al trinomio compuesto por el Tiempo, el Coste y la Calidad, que acaban convirtiéndose en los principales (que no los únicos) objetivos del proyecto
  • Finalmente estarían dos áreas frecuentemente ignoradas, pero que pueden resultar clave para completar el proyecto con éxito: Comunicaciones y Riesgos. Y aunque al principio sorprenda, no es gratuito decir que el Project Manager debería dedicarle hasta el 80% de su tiempo a estas áreas

En una segunda aproximación identificaríamos las constantes “n” del proyecto, que son independientes de cualquier sector o industria y que coincidirían con los 5 Grupos de Proceso. El sumatorio indica que en cada uno de ellos se desarrollan de forma iterativa los procesos correspondientes a las distintas Áreas de Conocimiento: en los extremos n=1 y n=5 estarían el Inicio y el Cierre, mientras que los valores intermedios serían para Planificación, Ejecución y Control.

Diapositiva2

Pero la fórmula no estaría completa si no se incluyera, de alguna manera, el margen de incertidumbre que es intrínseco a todo proyecto, porque ni todo es predecible, ni cuantificable. Pero si lo fuese y pudiera reproducirse mediante un modelo matemático, la Ecuación Imposible del Project Management que más se le acercaría sería, probablemente, parecida a esta:

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Cada vez que se acerca la defensa del Proyecto Final del MPM - Máster de Project Management de La Salle, vuelvo a repasar los factores claves de éxito de una presentación: la voz (tono, velocidad, vocalización), el lenguaje corporal (postura, mirada, gestos, apariencia), el discurso (estructura, contenido), las ayudas visuales (Power Point, videos), etc.

Todos suman y contribuyen a que la exposición sea atractiva. Pero me faltaba uno. Uno que actúa como integrador y que, de explotarlo adecuadamente, prácticamente nos garantiza el éxito: el ECH, acrónimo de Explícalo Como una Historia. Esta idea ya estaba latente cuando la escuché en palabras de Roger Schank. Y rescaté de la memoria a Eva Luna, “que quiere decir vida”, y recordé lo que ya sabía: que a la gente le gusta escuchar historias.

cuento

Tu proyecto trata de porcentajes, cronogramas y presupuestos. Pero también es la historia de un equipo implicado que se esfuerza en alcanzar la meta. Cuenta cómo se fraguó el proyecto, cómo lo vivió el equipo, como lo recibió el cliente, como benefició al usuario. Y la audiencia querrá saber más. Usa el factor humano como hilo conductor. Think human! Apela a las emociones que se esconden detrás de las frías cifras de un Excel. Seduce a la audiencia y aprovecha para vender los logros del proyecto, las habilidades del equipo y, porqué no, las tuyas propias.

¿Te ves capaz de convertir ideas complejas en historias interesantes y evocadoras? Cuéntanos la historia que encierra tu proyecto.

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