Gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día existen una gran diversidad de herramientas que permiten hacer más eficientes la gestión de los proyectos. Con ellas es posible asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de una empresa y hacer un seguimiento efectivo a los trabajos sin perder ningún detalle. También ayudan a constituir espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos.

Como cada vez la complejidad de los proyectos y la presión por conseguir resultados en plazos apretados es mayor, es necesario que el director de proyectos, el Project Management, disponga de software de gestión de proyectos adecuados. Las herramientas que os mostracmos a continuación os pueden ayudar a planificar y controlar los recursos, costes y plazos para cumplir con los objetivos de un proyecto o de una empresa.

1)      Zoho Projects

Herramienta ideal para planear proyectos, asignar tareas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen y hacer seguimiento del progreso de los proyectos a través de reportes detallados. Su versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Entre otras opciones, incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos y foros entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

2)      BamBam! 

La principal ventaja de BamBam! Es que no limita el número de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de espacio que los usuarios pueden usar con su versión gratuita. Por contra, restringe esta versión a 10 usuarios. Su principal ventaja es que permite hacer seguimiento a los tiempos y también a errores e inconsistencias. Ofrece la posibilidad de crear permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso en sus proyectos.

3)      Mind View

Permite gestionar de forma bastante completa el alcance de tu proyecto. Incluye diferentes apartados como la recogida de requisitos, la creación de la WBS y la creación del diccionario de la WBS. A parte es compatible con Office, lo que permite exportar los documentos creados a los formatos de trabajo más habituales.

4)      Bitrix24

Un sistema de manejo de proyectos totalmente gratis hasta para 12 usuarios. Estos pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de él en el propio servidor de la empresa. Ofrece la posibilidad de crear diferentes opciones para la realización de tareas, hacer seguimiento a los tiempos asignados a tareas y proyectos así como planificar la carga de trabajo de los empleados. A través de sus opciones de chat, mensajería instantánea y videoconferencias, esta herramienta facilita la comunicación con cada uno de los usuarios.

5)      Trello

Se trata de una herramienta que usa un sistema de manejo de proyectos el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de en qué fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB.

6)      Kanban Tool

Esta herramienta permite que tus clientes y los miembros de   tu equipo colaboren con facilidad y en tiempo real      compartiendo tareas, información y comentarios, en  cualquier momento y desde cualquier lugar. Su ventaja es  que identifica y elimina los problemas inmediatamente con    los análisis y medidas Kanban. Planea, monitoriza y mejora  el rendimiento del proyecto con diagramas de flujo  acumulativo e informes de duración del tiempo.

7)      Teamwork Projects

Ideal para trabajar en equipo ya que permite mantener todos  tus proyectos, tareas y archivos en un solo lugar y fácilmente colaborar en grupo. También da la posibilidad de visualizar los proyectos enteramente a través de calendarios, diagramas de Gantt y reportes que pueden ser configurados de distintas formas. Permite manejar archivos con Google Drive, Dropbox y otras herramientas similares.

8)      GanttProject

Lo que más destaca de esta herramienta es la versatilidad para programación y manejo de tiempos. La plataforma permite a los usuarios crear de forma rápida una programación estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignación de tareas y eventos importantes. También permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo de modo que las compañías puedan establecer metas para mejoramiento.

9)      2-Plan Project Management Software 

Esta herramienta dispone de dos programas similares gratuitos. En primer lugar se encuentra el 2-Plan Desktop, un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador. Y en segundo lugar está el 2-Plan Team, una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.

En la versión de escritorio, los encargados de administrar los proyectos pueden generar gráficas animadas que permiten tener una completa visión de estos, crear eventos importantes y también sistemas de control.