A3 Thinking – Una simple herramienta Lean para tu proyecto

Hace poco que he terminado el postgrado de Metodologías Ágiles y ahora que vuelvo a disponer de tiempo libre me he animado a presentaros algunos de los elementos de unión entre el Lean Manufacturing (sistema de producción de Toyota) y el Project Management.

En el post de hoy os quiero presentar una herramienta que vimos con Xavi Quesada y que utilizamos para mejorar la cafetería de La Salle, el A3 Thinking. No os podéis imaginar el revuelo que organizamos ese sábado por la mañana, nos implicamos tanto en el ejercicio que parecíamos más colegiales de excursión que no estudiantes de un postgrado realizando una práctica.

El A3 Thinking es una herramienta de resolución de problemas que se utiliza en las Metodologías Agiles y que se puede aplicar en cualquier contexto. La herramienta proviene de Toyota donde se llama “A3 Problem-Solving Report” y es una las piezas claves en el enfoque de la gestión de la mejora continua. Es una potente herramienta que provee de una estructura concreta para implementar la gestión del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

El cambio de nombre a A3 Thinking se debe a que la importancia de la herramienta radica más en la mentalidad que se requiere para implementarla que no en el informe en sí. Una de sus grandes ventajas es que es válida para la resolución de problemas en cualquier tipo de entorno, aunque su uso no es el más indicado para problemas de fácil solución.

De hecho el A3 Thinking no es más que una simple hoja de tamaño A3  en la cual se refleja el ciclo completo de PDCA. En la parte izquierda de la hoja se coloca el PLAN y en la parte derecha el DO-CHECK-ACT. En el PLAN se estructura la situación actual con un análisis de las causas de los problemas actuales y se recomiendan dos herramientas: el “Value Stream Mapping”  para reflejar la situación actual y el “Diagrama Causa-Efecto” para analizar las causas raíz de los problemas. En el DO-CHECK-ACT se reflejan las contramedidas adoptadas en base al análisis previo, su seguimiento, así como las medidas que vamos a tomar para incorporar las mejoras en el sistema. Para reflejar la nueva situación se puede volver a utilizar el “Value Stream Mapping”.

Los pasos a seguir para aplicar la herramienta son los siguientes:

1. Identificar el problema o necesidad
2. Entender la situación actual
3. Análisis de la causa raíz
4. Contramedidas
5. Desarrollar la mejora objetiva
6. Contemplar la implementación de la mejora de forma global

Aunque la herramienta en sí es muy simple su correcto uso depende de que tengamos realmente una mentalidad de mejora continua, así como un buen conocimiento de las herramientas adicionales de análisis comentadas.  Y como en la mayoría de las herramientas desarrolladas por Toyota esta también se utiliza para el desarrollo personal. En la multinacional japonesa en la que había trabajado era la herramienta de base para las presentaciones de los Círculos de Calidad.

Durward K Sobek II y Art Smalley en su libro “Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System” definieron que hay siete elementos detrás de la mentalidad de la herramienta:

1. Proceso de pensamiento lógico basado en la disciplina PDCA y orientado a la causa raíz.
2. Objetividad
3. Conseguir resultados utilizando procesos excelentes
4. Síntesis, destilación y visualización
5. Alineación con todos los interesados
6. Coherencia dentro y consistencia a través de la organización
7. Una visión global de la contramedida

Todos ellos en base al ciclo PDCA, la mejora continua, enfocado en la resolución de problemas. Si queréis ampliar los conocimientos sobre esta herramienta os recomiendo la lectura del libro mencionado anteriormente. También podéis encontrar una presentación de Claudio  Perrone muy didáctica , así como multitud de referencias en el blog A3 Thinking .

Ya os aviso que no ha habido cambios en la cafetería de La Salle, pero que nada será igual en vuestro entorno si empezáis a utilizar el A3 Thinking.